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Como os gerentes de TI podem tornar seu trabalho mais produtivo e ainda contribuir para que essa produtividade se estenda a todos no escritório?

Produtividade é um tema em alta nas empresas. Sem ela, não há competitividade possível. Nesse cenário, é fácil perceber o papel central ocupado pela área de TI, como fornecedora de ferramentas e soluções para um ambiente de trabalho moderno.

Uma dessas ferramentas é a suíte de aplicativos para escritório. Pela sua intensa utilização no dia a dia, ela pode ser determinante para a produtividade de seus usuários.

Neste artigo, teremos uma visão geral de três dos principais pacotes de escritórios baseados em nuvem do mercado, o G Suite da Google, o Office 365 da Microsoft e o Workplace da Zoho.

O que é uma suíte de aplicativos para escritório?

Para começar, uma suíte de aplicativos para escritório corresponde a um pacote de ferramentas voltadas para tarefas do dia a dia de um escritório.

Dentro desse pacote, as ferramentas mais populares são os serviços de e-mail hosting, editores de texto, de planilhas e de apresentações. Dependendo do fornecedor, outras ferramentas podem estar agregadas ao pacote, como:

• Agenda;
• Lista de contatos;
• Editores gráficos;
• Softwares de comunicação;

Qual pacote os gerentes de TI devem escolher?

Se no passado o Microsoft Office era a escolha óbvia, hoje os gerentes de TI encontram uma grande variedade de opções, embora a Microsoft continue a ser uma referência nesse meio.

Outra mudança importante ocorrida foi que, com o advento da computação em nuvem, essas ferramentas ganharam novos recursos e atingiram outro patamar quanto à produtividade, com melhores soluções para mobilidade e trabalho colaborativo.

Além disso, a dor de cabeça que os gerentes de TI tinham com a compra de licenças de software e com a pirataria foi substituída pela praticidade da assinatura de planos de acesso a serviços na nuvem.

A seguir, conheceremos as características de três dos mais populares suítes de escritório do mercado.

Comparativo: G Suite, Office 365 e Zoho Workplace

Para estabelecermos um comparativo entre esses três pacotes, utilizaremos como critérios os recursos oferecidos, a capacidade de armazenamento, as facilidades de integração, mobilidade e configuração. Não vamos entrar em detalhes de preços praticados, muitas vezes os valores são alterados com frequencia e existem muitas diferença de moedas e região.

Recursos

De uma forma geral, os recursos dos três pacotes se equivalem, com algumas exceções. Todos eles apresentam:

• E-mail comercial (Gmail, Outlook e Zoho Mail);
• Processador de textos (Google Docs, MS Word, Zoho Writer);
• Editor de planilhas (Google Sheets, MS Excel, Zoho Sheet);
• Editor de apresentações (Google Slides, MS Powerpoint, Zoho Show);
• Ferramentas administrativas;
• Calendário;
• Versões para navegador web;
• Versões para dispositivos móveis.

Além do uso com um navegador web e com dispositivos móveis, o Office 365 acrescenta a possibilidade de uso para desktop.

Capacidade de armazenamento

Para o armazenamento de e-mails, G Suite e Zoho oferecem 30 GB de espaço, enquanto o Office 365 oferece 50 GB. Já no caso de armazenamento de arquivos em nuvem, temos as seguintes possibilidades:

• O G Suite oferece 30 GB para quem contrata o plano básico e espaço ilimitado para quem contrata os demais planos;
• O Office 365 oferece 1 TB, independentemente do plano contratado;
• O Zoho oferece 5 GB (free plan), 30 GB ou 100 GB, de acordo com o plano;

Facilidades

Como as três opções são serviços de aplicativos de nuvem, a facilidade de integração com ferramentas de terceiros é um ponto para levar em consideração. Microsoft e Zoho têm, cada um, sua própria família de produtos, com quem naturalmente se integram. Mas todos, incluindo o G Suite, se integram com relativa facilidade a softwares de fornecedores diversos.

Em muitas casos uma empresa não trabalha apenas com suites de escritório online, ela pode precisar de outras ferramentas como um software de contabilidade, help desk, CRM de vendas. É nesse ponto que entra as integrações, para incorporar outros softwares no dia a dia do negócio.

O G Suite tem uma quantidade enorme de integrações em seu canal de Marketplace e ao que parece é o campeão nesse quesito.

• Xero: como software de contabilidade.
• MailChimp: para campanhas de e-mail marketing;
• Bybrand: gerenciador de assinatura de e-mail para G Suite;
• Wrike, para gestão de projetos;

O Zoho, com sua enorme quantidade de apps próprias e de terceiros não fica para trás, essa parece ser a chave para o sucesso do Zoho Workplace. É possível instalar extensões que adiciona novos recursos aos produtos Zoho;

• Slack: para comunicação interna.
• FreshBooks: para acompanhamento de informações contábeis;
• Zoho CRM, o seu próprio software CRM multicanal;

Analisando o Office 365, as opções de integração da Microsoft está bem atradas, ainda parece que eles estão com a visão de software de desktop e chaves de licenças em mente. As declarações públicas de mudança estão longe do que se vê. As integrações é apenas com aplicativos mais recentes do Office, estamos falando de Skype, OneDrive e Microsoft Teams.

• DocuSign: assinaturas eletrônicas para documentos;
• PayPal: envio de dinheiro diretamente pelo Outlook.com;
• Skype for Business;

Mobilidade: os três pacotes oferecem aplicativos separados para acesso a partir de dispositivos móveis, tanto para Android quanto para iOS.

Configuração: com base em comentários de usuários, apenas o Office 365 parece apresentar alguma dificuldade nesse aspecto.

Gerenciamento de assinaturas de e-mail

Os CEOs e Gestores de TI querem ganhar tempo e usar ferramentas para evitar tarefas repetitivas no trabalho, como é o caso de atualizar as assinaturas de e-mail de todos os colaboradores. Nós fizemos a analise de três opções de suite de escritório, na questão de integração com o gerenciador de assinatura de e-mail do Bybrand.

O G Suite possui a integração nativa com o Bybrand, com suporte a multi-domínios e atualização de assinatura de e-mail em endereços alias. O Zoho, com o seu serviço de CRM possui a disponibilidade de atualização de assinaturas de e-mail, mas o Bybrand ainda não suporta o serviço. Analisando o Office 365, não oferece no momento, disponibilidade de atualizar assinaturas de email.

Participação no mercado

Em modo geral, a participação de mercado das três opções estão em crescimento, a causa desse crescimento é que estamos diante do aumento no interesse de departamentos corporativos de TI pelo o assunto de infraestrutura para a internet. A migração para a nuvem é uma tendência.

G Suite

Se apresenta como um pacote com tudo que você precisa para trabalhar melhor e de modo integrado no seu computador, smartphone ou tablet, com Gmail, Documentos, Drive e Agenda.

O Google diz que agora tem 5 milhões de clientes corporativos pagantes, um aumento em relação aos 4 milhões de um ano atrás, segundo David Thacker, vice-presidente de gerenciamento de produtos do G Suite.

A núncio foi feito em seu relatório de Fevereiro de 2019 – 5 Million and counting: how G Suite is transforming work.

Office 365

Se apresenta como um suíte de aplicativos para escritório online, com reputação de longa, que oferece acesso a vários serviços e softwares construídos em torno da plataforma Microsoft Office, como Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint e o novo Microsoft Teams.

A Microsoft diz ter mais de 135 milhões de pessoas usam o Office 365 comercialmente todo mês, em seu relatório anual aos investidores, 2018.

A Microsoft domina o mercado por uma ração: seu produto de longa data, está há décadas, é confiável e os gerentes de TI têm pouco incentivo para apostar em algo novo. Segundo fontes da Reuters, 2018.

A expiração do software mais antigo também está ajudando a impulsionar as vendas do pacote Microsoft 365.

Zoho Workplace

Quando você escolhe Zoho, você obtém mais do que apenas um único produto ou um conjunto totalmente integrado. Tem todas as ferramentas de que você precisará para criar, colaborar e se comunicar com suas equipes, em um único pacote integrado de aplicativos.

Em 2019, segundo o próprio Zoho, 45 milhões de usuário estão usando seus softwares empresarial em todo o mundo.

Qual é o melhor para os gerentes de TI?

Para a escolha da melhor opção de suíte de aplicativos para escritório, é preciso levar em consideração questões como:

• A quantidade de usuários que terão acesso a esses recursos;
• O volume esperado de documentos a serem armazenados;
• Eventuais necessidades de recursos específicos de terceiros;
• A necessidade de treinar e dar suporte aos usuários;
• O desempenho das ferramentas;
• A relação custo / benefício.

A favor do Office 365 pesa a maior familiaridade que muitos usuários têm com seus produtos. Por sua vez, o Zoho tem preços competitivos, que podem representar uma boa relação custo/benefício, ele tem uma infinidade de ferramentas fora do pacote workplace, pense algo como o software de help desk ou app de finanças. Já o G Suite conta com desempenho mais destacado, com uma melhor adaptação ao ambiente da nuvem e grande compatibilidade com ferramentas de terceiros.

Assim, não há uma resposta absoluta sobre qual é o melhor dos três.

Você precisa perguntar o que é melhor para a sua empresa com base no sistema de TI atual, o número de funcionários você tem, o quanto você deseja investir, seu orçamento e para o que você estará usando suas ferramentas e soluções.

Se você está começando agora ou seu negócio é uma média empresa. Diante dos recursos analizados, o G Suite do Google pode ser a melhor escolha para ajudar gestores de TI, seguido pelo Zoho Workplace e seu preço acessível. Por último o Office da Microsoft.

Cabe a você gerente de TI avaliar todas essas questões e fazer sua opção.