This post is also available in: English Português
Desde los comienzos del correo electrónico, ahora hace casi tres décadas, la gente ha utilizado el correo electrónico empresarial para la comunicación entre las organizaciones y una cuenta separada para los correos electrónicos personales utilizados para comunicarse con amigos, familiares, y gestionar la administración de la vida en general.
En este artículo, nos adentraremos en el uso de las firmas de correo electrónico empresariales vs personales.
El uso de una firma de correo electrónico personal vs firma empresarial
La norma no escrita, aunque obvia, es que no se debe utilizar el correo electrónico de la empresa para uso personal, del mismo modo que no se debe utilizar el correo electrónico personal para realizar negocios de la empresa.
Mientras las organizaciones toman medidas drásticas al respecto, los datos muestran que la tendencia a tener dos cuentas de correo electrónico va en aumento. Aunque muchas personas tienen varias cuentas de correo electrónico, en promedio, los usuarios de correo electrónico han pasado de tener 1,75 cuentas de correo electrónico hace cuatro años a 1,86 en 2022.
A inicios de 2019, existían casi 3.800 millones de cuentas de correo electrónico. Radicati espera que esa cifra alcance los 4.200 millones a finales de 2022.
Radicati Group study
En gran medida, esto podría deberse a la explosión del número de personas que crean su propia empresa o se unen a la economía colaborativa. Y como “catlover12345@email.com” no inspira confianza, autónomos, estudiantes, empresas unipersonales y personas influyentes por igual se apuntan a crear direcciones de correo electrónico que suenen profesionales. Estas van acompañadas de firmas de correo electrónico de aspecto profesional.
En el ámbito empresarial, las firmas de correo electrónico las gestionan, en su mayoría, los departamentos de Recursos Humanos o los directores de departamento. Deben asegurarse de que las firmas de los empleados sean profesionales y reflejen la identidad de marca de la empresa.
En un mundo tan cambiante, es vital que los directivos estén al día de las tendencias en firmas de correo electrónico y tengan a mano herramientas profesionales para hacer cambios sobre la marcha.
Firmas de correo electrónico personales: por qué y cómo
Crear una firma de correo electrónico personal es fácil y rápido, y puede servir para varias cosas.
En primer lugar, puede ayudar a tus amigos y familiares a encontrarte en otras plataformas.
En segundo lugar, crea una firma de aspecto profesional si estás buscando trabajo o poniéndote en contacto con el servicio de atención al cliente o con tu banco, por ejemplo.
También puedes utilizarlo para promocionar tu marca personal si eres autónomo o empresario.
Creación de firmas de correo electrónico personales
Descubrirás que la mayoría de las grandes plataformas de correo electrónico tienen su propio generador de firmas integrado. Varían en cuanto a lo que permiten hacer, pero con un poco de perseverancia, deberías ser capaz de crear algo que sea útil y tenga buen aspecto.
Para crear una firma personal, los clientes de correo electrónico web suelen requerir unos pocos clics en Configuración y seguir las instrucciones.
También hay numerosos generadores de firmas de correo electrónico de pago y gratuitos disponibles que se integran con los grandes proveedores de correo electrónico, como los clientes de Gmail, Outlook, Apple Mail, Yahoo, Thunderbird y Office 365.
Aquí tenemos tres opciones gratuitas de generadores de firmas de correo electrónico.
Leer también: Generador o gestor de firmas de correo electrónico: ¿qué elegir?
No todos los generadores y herramientas de firmas de correo electrónico son iguales
Cuando busques un generador de firmas de correo electrónico por suscripción o gratuito para tu correo electrónico personal, tómate tu tiempo para echar un vistazo. Busca generadores de firmas de correo que tengan características que te resulten útiles.
Por ejemplo, busca un generador de firmas que esté optimizado para teléfonos móviles de modo que la gente pueda ver fácilmente tu firma en sus dispositivos móviles. También querrás una variedad de plantillas entre las que elegir, así como funciones adicionales como galerías de iconos.
Ten en cuenta que el grado de creatividad que puedes alcanzar con un generador de firmas de correo electrónico personales varía bastante. La mayoría de los generadores son bastante básicos y obligan a los usuarios a aceptar algo que tal vez no responda o no sea fácilmente personalizable.
Por eso, puede que no sean la mejor opción para las empresas que buscan crear firmas de aspecto profesional que reflejen su marca.
Qué información incluir en tu firma de correo electrónico personal
Realmente depende de ti lo que añadas a tu firma de correo electrónico personal utilizando un creador de firmas de correo electrónico. Pero aquí tienes algunas sugerencias:
- Nombre, apellidos y pronombres
- Una foto tuya
- Tu número de teléfono móvil o directo
- Un enlace de videochat para conectar visualmente con tus amigos
- Un portafolio personal si estás buscando trabajo
- Página web, entrada de blog, canales de redes sociales e iconos con URL si eres autónomo o empresario y quieres dirigir a la gente a tu negocio.
Mantén tu firma limpia y despejada, utilizando solo dos colores complementarios y el mismo tipo de letra. Asegúrate también de que se puede hacer clic en todos los enlaces, páginas de redes sociales y tu número de contacto.
Más: ver el vídeo, añadiendo hipervínculos al teléfono y al correo electrónico.
¿Qué es una firma de correo electrónico profesional?
Una firma de correo electrónico profesional es una sección de un correo electrónico que actúa como firma y contiene información profesional. Como tal, muchos utilizan ahora firmas de correo electrónico como una herramienta de marca eficaz para dirigir el tráfico a las propiedades digitales donde se puede generar clientes potenciales.
En los correos electrónicos que contienen principalmente texto, una firma de correo electrónico profesional, en negrita y con un diseño atractivo destaca inmediatamente y añade valor al contenido.
Al analizar la ciencia del uso de una firma de correo electrónico profesional, Sugar y EyeQuant realizaron un estudio con tecnología de seguimiento ocular para ver qué llamaba la atención del lector y qué no.
En todos los casos, una firma de correo electrónico con marca superó a una simple firma de texto.
¿Por qué necesitas una firma de correo electrónico empresarial?
Hay muchas razones por las que todos los empleados de tu empresa deberían tener una firma de correo electrónico empresarial.
En primer lugar, transmite profesionalidad. Es como una tarjeta de visita, ya que da credibilidad a tus empleados al proporcionar datos de contacto e información sobre la empresa.
En segundo lugar, si todos los empleados utilizan la misma plantilla de firma de correo electrónico, aumentará el reconocimiento de la marca.
Los clientes reconocerán al instante los correos electrónicos enviados por tu empresa y estarán constantemente expuestos a tu marca. Cuando tengan interacciones positivas con tus empleados, lo asociarán con tu empresa. Esto te permite construir mejores relaciones con tus clientes.
Por último, las firmas de correo electrónico profesionales muestran a tus clientes cómo pueden ponerse en contacto contigo. Crea más canales de comunicación, ya que pueden encontrar más fácilmente los perfiles sociales, el sitio web o el número de teléfono de tu empresa.
Qué incluir en una firma de correo electrónico profesional
Las firmas de correo electrónico de los empleados de una organización deben incluir la misma información esencial:
- Nombre y apellidos
- Cargo y departamento
- Datos de contacto
- Iconos del perfil social de la empresa y enlaces a las redes sociales
- Llamada a la Acción
- Exención de responsabilidad del sector o requisitos legales
- Logotipo de la empresa
- Fotografía del empleado (no es obligatoria, pero añade un toque personal)
Firmas de correo electrónico empresariales diferentes para funciones diferentes
Cada trabajador o departamento tiene un conjunto único de obligaciones. Por eso, su firma de correo electrónico puede necesitar más o menos campos.
Por ejemplo, un profesional de ventas puede querer añadir un enlace de chat de vídeo, así como enlaces que vayan a promociones o a la venta de entradas para un evento. También es posible que quieran que su gestor de firmas de correo electrónico pueda integrarse con software de terceros como Google Sheets o su CRM de ventas.
La firma de correo electrónico del director general de una empresa es una gran oportunidad para relacionarse con las partes interesadas, los clientes y los consumidores. Necesitan una firma profesional que se muestre correctamente en todas las cuentas de correo electrónico y que se pueda crear en HTML, lo que permite una hiper personalización.
Nadie envía más correos electrónicos profesionales que los abogados. Necesitan una firma de correo electrónico profesional que indique claramente los servicios que ofrecen. También necesita incluir toda la información relevante que se requeriría de lo que es esencialmente un documento legal.
Ejemplos de firmas de correo electrónico profesionales
Aquí tienes tres buenos ejemplos de firmas de correo electrónico que puedes utilizar en tu empresa para comunicarte con tus clientes en próximos mensajes. También puedes hacer clic en la imagen para redirigir a un sitio con más opciones.
Plantilla uno:
Plantilla dos:
Plantilla tres:
Además, echa un vistazo a las plantillas de firma de correo electrónico de muestra de Bybrand.
Reflexiones finales
En resumidas cuentas, todos separamos las cuentas de correo electrónico profesionales de las personales. Las utilizamos para fines diferentes, por lo que es importante considerar tu firma por separado para cada una de ellas.
La imagen o los colores utilizados en una firma personal pueden no ser los mejores para una firma de empresa. Por ello, es mejor que las empresas gestionen las firmas de sus empleados con un gestor de firmas de correo electrónico profesional. Esto las mantendrá uniformes y mostrará profesionalidad a los clientes.
Crea tu primera firma de correo electrónico con Bybrand
Cree, administre e implemente poderosas firmas de correo electrónico para su equipo usando Bybrand.
