Como motivar os funcionários a usar a assinatura de e-mail da empresa

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Você pode estar usando uma assinatura de e-mail profissional similar a essa abaixo. Mas todos na sua organização também estão fazendo isso?

Provavelmente não.

Pode ser complicado motivar os funcionários a usarem suas assinaturas de e-mail, embora as assinaturas de e-mail corretas possam oferecer vários benefícios a eles e à empresa.

Para te ajudar, vão algumas dicas para motivar os funcionários a usar a assinatura da empresa em seus e-mails. Também incluímos algumas práticas recomendadas para exemplos de assinatura de e-mail.

A importância de usar uma assinatura de e-mail de funcionário

Configurar uma assinatura de e-mail profissional para os funcionários oferece muitos benefícios para uma empresa. Aqui estão alguns dos principais motivos pelos quais é uma boa ideia.

Profissionalismo

Uma assinatura de e-mail bem elaborada reforça o profissionalismo.

As assinaturas de e-mail da empresa fornecem detalhes de contato essenciais, como nome do funcionário, cargo, empresa, número de telefone e endereço de e-mail. Esta informação garante que os destinatários tenham os pontos de contacto necessários para futuras comunicações ou esclarecimentos.

Credibilidade e confiança

Uma assinatura de e-mail profissional adiciona credibilidade ao remetente. Ajuda a estabelecer confiança entre o remetente e o destinatário, ao mostrar que o e-mail vem de uma fonte oficial.

Personalização e engajamento

Incluir elementos pessoais como uma pequena citação, ícones de rede social ou uma pequena imagem pode adicionar um toque de personalidade. Isso ajudará no engajamento e na criação de conexões mais fortes com quem abrir a mensagem da empresa.

Razões comuns pelas quais os funcionários não usam a assinatura de e-mail

Embora o uso de uma assinatura de e-mail para toda a empresa tenha suas vantagens, muitos funcionários optam por não usá-la. Veja os motivos mais comuns.

Desconhecimento ou falta de treinamento

Alguns funcionários podem não estar totalmente cientes da importância de usar uma assinatura de e-mail empresarial. Se eles não tiverem recebido treinamento ou orientação adequada sobre por que as assinaturas comerciais são importantes, poderão ignorar seu uso.

Desafios técnicos

Os funcionários podem não saber como configurar ou atualizar a assinatura de e-mail em seu cliente de e-mail. Você precisa fornecer os recursos e instruções necessários para facilitar a vida deles.

Alternativamente, pode ser útil usar um gerador de assinatura de e-mail. Isso torna mais fácil para as organizações atualizarem e gerenciarem assinaturas de e-mail de funcionários, em vez de deixar isso para seus funcionários. (Veja como resolver isso mais abaixo)

Uso de e-mail móvel

As assinaturas de e-mail podem não ser bem exibidas em um telefone celular ou podem ocupar muito espaço na área limitada da tela. Os funcionários podem evitar usá-los por causa disso.

É por isso que as melhores ferramentas profissionais de assinatura de e-mail incluem opções otimizadas para dispositivos móveis.

Falta de opções de personalização

Alguns funcionários podem se sentir limitados pela assinatura padronizada da empresa, querendo mais opções de personalização que melhor atendam às suas preferências individuais ou funções de trabalho.

É por isso que é uma boa ideia permitir que eles usem suas próprias fotos de perfil e incluam suas próprias informações, em vez de apenas ter o logotipo da empresa e informações gerais de contato comercial.

Veja um bonito exemplo de assinatura com foto de rosto.

Isso permite que eles criem sua própria assinatura de e-mail pessoal, o que pode ser benéfico para comunicações internas e externas da empresa.

Os benefícios de usar uma assinatura de e-mail empresarial

Usar uma assinatura de e-mail em toda a empresa é uma boa ideia por vários motivos. Aqui estão alguns dos principais com exemplos de assinatura de e-mail.

Assinatura de e-mail da marca

Incluir o logotipo da sua empresa, as cores da marca e o slogan na assinatura do e-mail reforça o reconhecimento da marca. Ajuda a reforçar a sua marca e garante que cada e-mail enviado sirva como uma oportunidade sutil de marketing, aumentando o conhecimento e a visibilidade da marca.

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Marketing de assinatura de e-mail

Você pode usar assinaturas de e-mail para fins de marketing, como incluir links para promoções, eventos futuros ou lançamentos de produtos. Isso pode direcionar tráfego para páginas de destino específicas, aumentando o engajamento e as taxas de conversão.

Capacitação de vendas

Para equipes de vendas, as assinaturas de e-mail podem servir como uma ferramenta adicional de vendas. A assinatura de e-mail comercial certa pode incluir uma breve proposta de valor, um link para estudos de caso, depoimentos, ou um destaque das promoções atuais. Isso pode influenciar os clientes potenciais, ajudando no processo de vendas.

Suporte ao cliente

Assinaturas de e-mail podem ser valiosas para equipes de suporte ao cliente. Eles podem incluir informações de contato direto ou links para recursos de autoajuda, perguntas frequentes ou artigos da base de conhecimento. Incluir isso oferece suporte mais rápido e eficiente aos clientes.

Promoção cruzada e colaboração entre departamentos

Assinaturas de e-mail podem ser usadas para promoção cruzada de outros departamentos ou iniciativas da sua empresa. Por exemplo, as campanhas de marketing podem ser destacadas nas assinaturas da equipe de vendas, promovendo a colaboração e o suporte entre diferentes departamentos.

Como criar uma assinatura de e-mail empresarial atraente

Seja para uma assinatura de e-mail individual ou para um modelo de assinatura aplicado em toda a empresa, existem alguns elementos-chave que você precisa incluir. Veja algumas dicas essenciais para um design eficaz de assinatura de e-mail.

Mantenha-o simples e conciso

Observe qualquer exemplo de assinatura de e-mail e você notará que as melhores são simples. Evite desordem e excesso de informações. Inclua apenas detalhes importantes, como nome do funcionário, cargo, nome da empresa, número de telefone e um link para o site da empresa.

Facilite a leitura

Use um tipo e tamanho de fonte claros. Use fontes padrão que sejam facilmente legíveis em vários dispositivos e clientes de e-mail.

Adicione elementos interativos (com cuidado)

Considere adicionar elementos clicáveis, como botões com hiperlinks ou banners com promoções, ou links de mídia social. Isso é possível com uma assinatura de e-mail em HTML.

Considere a capacidade de resposta móvel

Teste a assinatura em diferentes plataformas de e-mail para garantir que ela seja exibida corretamente e mantenha sua legibilidade em dispositivos móveis.

Incluir um CTA

Incentive os destinatários a agir incluindo um botão de ação (CTA), como agendar uma reunião, visitar um site ou baixar um recurso.

Padronize em toda a empresa

Estabeleça diretrizes para assinaturas de e-mail para garantir consistência entre todos os funcionários. Forneça modelos ou ferramentas para agilizar o processo de criação.

No vídeo abaixo, você pode assistir como criar uma assinatura padrão para todos os funcionários a partir de um arquivo CSV usando Departamentos da Bybrand.

Como motivar seus funcionários a usar a assinatura de e-mail da empresa

Conforme estabelecemos, é importante fazer com que os funcionários usem a assinatura de e-mail da sua empresa. Aqui estão algumas dicas e táticas para ajudá-lo a conseguir isso.

Treino e educação

Ofereça sessões de treinamento ou recursos que expliquem por que a assinatura de e-mail da sua empresa é importante. Destaque como isso contribui para o profissionalismo, a marca e uma comunicação mais eficaz.

Enfatize as vantagens do uso da assinatura, como:

• melhorando a imagem da empresa
• fomentando a confiança dos clientes
• facilitando uma comunicação mais fácil

Lidere pelo exemplo

Incentive a alta administração ou funcionários influentes a usar e promover a assinatura de e-mail padronizada. Quando os líderes começam, estabelecem um padrão a ser seguido por outros.

Tornar mais fácil

Ofereça ferramentas ou modelos fáceis de usar para simplificar o processo de criação e implementação da assinatura de e-mail. Garanta que os funcionários tenham acesso fácil a esses recursos.

Envolva os funcionários no processo

Envolva os funcionários no processo de tomada de decisão referente ao design ou conteúdo da assinatura do e-mail. Isto pode aumentar o seu sentimento de propriedade e interesse em usar a assinatura.

Como a Bybrand ajuda você a incentivar os colaboradores

Usar um gerador de assinatura de e-mail como a Bybrand torna mais fácil para os funcionários de sua organização usarem assinaturas de e-mail. Veja os recursos principais para ajudar nessa tarefa.

• Modelos de assinatura profissionais: a Bybrand oferece modelos de assinatura personalizáveis e projetados profissionalmente para uma aparência sofisticada.
• Integrações com CRM e plataformas de suporte: a integração perfeita com Zoho CRM, Google Workspace e Freshdesk permite fácil aplicação de assinaturas nessas plataformas.
• Assinaturas de e-mail de marca: Bybrand permite que você crie facilmente assinaturas de marca.
• Facilidade de implementação: qualquer pessoa pode criar e personalizar sua assinatura de e-mail com o editor simples de arrastar e soltar.
• Consistência e conformidade: a ferramenta oferece modelos de assinatura padronizados que atendem às diretrizes e requisitos legais da sua marca.
• Maior envolvimento dos funcionários: a abordagem de assinatura de e-mail da marca Bybrand incentiva o envolvimento dos funcionários e um senso de propriedade.
• Implementação rápida: além das integrações que permitem o envio da assinatura para a conta do funcionário, a Bybrand também tem métodos manuais, como Envio de Massa e Compartilhar assinatura.
• Automação: O recurso de departamentos gera assinaturas automáticas baseado na lista de funcionários que enviar para a Bybrand, que pode ser por meio de arquivo CSV ou uma integração como, por exemplo, Google Sheets.

Pensamentos finais

Quando todos usam as assinaturas de e-mail da empresa, você pode experimentar um aumento significativo na eficácia da marca e do marketing.

Portanto, enfatize os benefícios das assinaturas, use um bom gerador de assinatura de e-mail. Também, certifique-se de que a assinatura seja fácil de implementar. Isso ajudará a convencer todos os funcionários a adotar assinaturas de e-mail da empresa.

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