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Puedes utilizar una firma de correo electrónico profesional similar a la que aparece a continuación. Pero, ¿lo hacen también todos los miembros de tu organización?
Probablemente no.
Puede ser difícil motivar a los empleados para que utilicen sus firmas de correo electrónico, aunque las firmas adecuadas pueden ofrecerles a ellos y a la empresa varias ventajas.
Para ayudarte, aquí tienes algunos consejos para motivar a los empleados a utilizar la firma de la empresa en sus correos electrónicos. También incluimos algunos ejemplos de buenas prácticas para la firma de correo electrónico.
La importancia de utilizar una firma de correo electrónico de empleado
Poner a los empleados una firma de correo electrónico profesional ofrece muchas ventajas a la empresa. He aquí algunas de las principales razones por las que es una buena idea.
Profesionalidad
Una firma de correo electrónico bien elaborada refuerza la profesionalidad.
Las firmas de correo electrónico de las empresas proporcionan datos de contacto esenciales, como el nombre del empleado, el cargo, la empresa, el número de contacto y la dirección de correo electrónico. Esta información garantiza que los destinatarios dispongan de los puntos de contacto necesarios para una mayor comunicación o aclaración.
Credibilidad y confianza
Una firma de correo electrónico profesional añade credibilidad al remitente. Ayuda a establecer la confianza entre el remitente y el destinatario, ya que indica que el correo electrónico procede de una fuente oficial.
Personalización y compromiso
Incluir elementos personales como una cita breve, iconos de redes sociales o una pequeña imagen puede añadir un toque de personalidad a tus correos electrónicos. Esto puede ayudar al compromiso y a crear conexiones más fuertes con las personas con las que te comunicas.
Razones habituales por las que los empleados no utilizan la firma de correo electrónico de la empresa
Aunque utilizar una firma de correo electrónico para toda la empresa tiene sus ventajas, muchos empleados optan por no utilizarlas. He aquí algunas razones comunes.
Desconocimiento o falta de formación
Puede que algunos empleados no sean plenamente conscientes de la importancia de utilizar una firma de correo electrónico de empresa. Si no han recibido una formación u orientación adecuadas sobre por qué son importantes las firmas comerciales, podrían pasar por alto su uso.
Desafíos técnicos
Es posible que los empleados no sepan cómo configurar o actualizar la firma de correo electrónico en su cliente de correo. Debes asegurarte de proporcionarles los recursos y las instrucciones necesarias para que les resulte fácil.
También puede ser útil utilizar un generador de firmas de correo electrónico. Esto facilita a las organizaciones la actualización y gestión de las firmas de correo electrónico de los empleados, en lugar de dejar que se encarguen de ello sus empleados.
Uso del correo electrónico móvil
Es posible que las firmas de correo electrónico no se muestren bien en un teléfono móvil o que ocupen demasiado espacio en el área limitada de la pantalla. Los empleados podrían evitar utilizarlas por este motivo.
Por eso, las mejores herramientas profesionales de firma de correo electrónico incluyen opciones optimizadas para móviles.
Falta de opciones de personalización
Algunos empleados pueden sentirse limitados por la firma estandarizada de la empresa, y desear más opciones de personalización que se adapten mejor a sus preferencias individuales o a sus funciones laborales.
Por eso es una buena idea dejarles utilizar sus propias fotos de perfil e incluir su propia información en sus firmas, en lugar de limitarse a tener el logotipo de la empresa y la información general de contacto de la empresa.
Mira un bello ejemplo de firma con foto de cabeza.
Esto les permite crear su propia firma de correo electrónico personal, lo que puede ser beneficioso para las comunicaciones internas y externas de la empresa.
Ventajas de utilizar una firma de correo electrónico de empresa
Utilizar una firma de correo electrónico en toda la empresa es una buena idea por muchas razones. He aquí algunas de las principales.
Marca de firma de correo electrónico
Incluir el logotipo de tu empresa, los colores de la marca y el eslogan en tu firma de correo electrónico refuerza el reconocimiento de la marca. Ayuda a reforzar tu marca y garantiza que cada correo electrónico enviado sirva como una sutil oportunidad de marketing, aumentando el conocimiento y la visibilidad de la marca.
Marketing de firma de correo electrónico
Puedes utilizar las firmas de correo electrónico con fines de marketing, como incluir enlaces a promociones, próximos eventos o lanzamientos de productos. Esto puede dirigir el tráfico a páginas de destino específicas, aumentando el compromiso y las tasas de conversión.
Capacitación de ventas
Para los equipos de ventas, las firmas de correo electrónico pueden ser una herramienta de ventas adicional. La firma de correo electrónico empresarial adecuada puede incluir una breve propuesta de valor, un enlace a casos prácticos o testimonios, o un resumen de las promociones actuales. Esto puede influir sutilmente en los clientes potenciales, ayudando al proceso de venta.
Atención al cliente
Las firmas de correo electrónico pueden ser valiosas para los equipos de atención al cliente. Pueden incluir información de contacto directa o enlaces a recursos de autoayuda, preguntas frecuentes o artículos de la base de conocimientos. Incluir esto ofrece una asistencia más rápida y eficaz a los clientes.
Promoción cruzada y colaboración interdepartamental
Las firmas de correo electrónico pueden utilizarse para promocionar otros departamentos o iniciativas de tu empresa. Por ejemplo, las campañas de marketing pueden destacarse en las firmas de los equipos de ventas, fomentando la colaboración y el apoyo entre los distintos departamentos.
Cómo crear una firma de correo electrónico de empresa atractiva
Tanto si se trata de una firma de correo electrónico individual como de una plantilla de firma aplicada en toda la empresa, hay algunos elementos clave que debes incluir. He aquí algunos consejos esenciales para un diseño eficaz de la firma de correo electrónico.
Simplicidad y concisión
Mira cualquier ejemplo de firma de correo electrónico y verás que las mejores son sencillas. Evita el desorden y el exceso de información. Incluye solo detalles clave como el nombre del empleado, el cargo, el nombre de la empresa, el número de teléfono y un enlace al sitio web de la empresa.
Haz que sea fácil de leer
Utiliza un tipo y tamaño de letra claros. Utiliza fuentes estándar que sean fácilmente legibles en varios dispositivos y clientes de correo electrónico.
Añade elementos interactivos (con cuidado)
Considera la posibilidad de añadir elementos en los que se pueda hacer clic, como botones hipervinculados o banners para promociones o enlaces a redes sociales. Esto es posible con una firma de correo electrónico HTML.
Considera la capacidad de respuesta móvil
Prueba la firma en diferentes dispositivos y plataformas de correo electrónico para asegurarte de que se muestra correctamente y mantiene su legibilidad en dispositivos móviles.
Incluir una CTA
Anima a los destinatarios a actuar, incluyendo un CTA sutil, como programar una reunión, visitar un sitio web o descargar un recurso.
Normalizar en toda la empresa
Establece directrices para las firmas de correo electrónico que garanticen la coherencia entre todos los empleados. Proporciona plantillas o herramientas para agilizar el proceso de creación.
En el siguiente vídeo, puedes ver cómo crear una firma estándar para todos los empleados a partir de un archivo CSV utilizando los Departamentos Bybrand.
Cómo motivar a tus empleados para que utilicen la firma de correo electrónico de la empresa
Como ya hemos dicho, conseguir que los empleados utilicen la firma de correo electrónico de tu empresa es importante. Aquí tienes algunos consejos y tácticas que te ayudarán a conseguirlo.
Formación y educación
Ofrece sesiones de formación o recursos que expliquen por qué es relevante la firma de correo electrónico de tu empresa. Destaca cómo contribuye a la profesionalidad, la imagen de marca y una comunicación más eficaz.
Haz hincapié en las ventajas de utilizar la firma, como por ejemplo
- mejorar la imagen de la empresa
- fomentar la confianza con los clientes
- facilitar la comunicación
Predicar con el ejemplo
Anima a la alta dirección o a los empleados influyentes a utilizar y promover la firma de correo electrónico normalizada. Cuando los líderes empiezan, establecen una norma que los demás deben seguir.
Hazlo fácil
Ofrece herramientas o plantillas fáciles de usar para simplificar el proceso de creación e implementación de la firma de correo electrónico. Asegúrate de que los empleados tienen fácil acceso a estos recursos.
Implica a los empleados en el proceso
Implica a los empleados en el proceso de toma de decisiones sobre el diseño o el contenido de la firma de correo electrónico. Esto puede aumentar su sentimiento de propiedad y su interés por utilizar la firma.
Cómo Bybrand te ayuda a animar a los empleados
Utilizar un generador de firmas de correo electrónico como Bybrand facilita a los empleados de toda tu organización el uso de firmas de correo electrónico. He aquí por qué:
- Plantillas de firma profesionales: Bybrand ofrece plantillas de firma personalizables y de diseño profesional para un aspecto pulido.
- Integraciones con CRM y plataformas de asistencia: La perfecta integración con Zoho CRM, Google Workspace y Freshdesk permite aplicar firmas fácilmente en estas plataformas.
- Firmas de correo electrónico de marca: Bybrand te permite crear fácilmente firmas con tu marca.
- Facilidad de implementación: Cualquiera puede crear y personalizar su firma de correo electrónico con el sencillo editor de arrastrar y soltar.
- Coherencia y cumplimiento: La herramienta ofrece plantillas de firma estandarizadas que cumplen las directrices de tu marca y los requisitos legales.
- Mayor compromiso de los empleados: El enfoque de firma de marca de Bybrand fomenta el compromiso de los empleados y el sentido de propiedad.
- Implementación rápida: Además de las integraciones que te permiten desplegar la firma en la cuenta del empleado, Bybrand también dispone de métodos manuales como el Envío masivo y Compartir firma.
- Automatización: La función de departamentos genera firmas automáticas en función de la lista de empleados que envíes a Bybrand, que puede ser a través de un archivo CSV o de una integración como Google Sheets.
Reflexiones finales
Cuando todo el mundo utiliza la firma de correo electrónico de su empresa, puedes experimentar un impulso significativo en la eficacia de la marca y el marketing.
Enfatiza las ventajas de las firmas, usa un buen generador de firmas y asegúrate de su fácil implementación. Esto persuadirá a los empleados a adoptar firmas HTML para una imagen de empresa unificada.
Crea tu primera firma de correo electrónico con Bybrand
Cree, administre e implemente poderosas firmas de correo electrónico para su equipo usando Bybrand.
