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Möglicherweise verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Signatur, die der folgenden ähnelt. Aber tut das auch jeder in Ihrem Unternehmen?
Wahrscheinlich nicht.
Es kann schwierig sein, Mitarbeiter zu motivieren, ihre E-Mail-Signaturen zu verwenden, obwohl die richtigen E-Mail-Signaturen ihnen und dem Unternehmen verschiedene Vorteile bieten können.
Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter motivieren können, die Signatur des Unternehmens in ihren E-Mails zu verwenden. Wir fügen auch einige Beispiele für E-Mail-Signaturen hinzu, die sich bewährt haben.
Die Bedeutung einer E-Mail-Signatur für Mitarbeiter
Die Einrichtung einer professionellen E-Mail-Signatur für Mitarbeiter bietet viele Vorteile für ein Unternehmen. Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum es eine gute Idee ist.
Professionalität
Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur unterstreicht die Professionalität.
E-Mail-Signaturen von Unternehmen enthalten wichtige Kontaktinformationen wie den Namen des Mitarbeiters, die Berufsbezeichnung, das Unternehmen, die Kontaktnummer und die E-Mail-Adresse. Diese Informationen stellen sicher, dass die Empfänger die notwendigen Kontaktstellen für weitere Kommunikation oder Klärung haben.
Glaubwürdigkeit und Vertrauen
Eine professionelle E-Mail-Signatur verleiht dem Absender Glaubwürdigkeit. Es hilft dabei, Vertrauen zwischen Absender und Empfänger aufzubauen, da es anzeigt, dass die E-Mail von einer offiziellen Quelle stammt.
Personalisierung und Engagement
Persönliche Elemente wie ein kurzes Zitat, Symbole für soziale Medien oder ein kleines Bild können Ihren E-Mails einen Hauch von Persönlichkeit verleihen. Dies kann dazu beitragen, dass Sie sich engagieren und stärkere Verbindungen zu den Menschen aufbauen, mit denen Sie kommunizieren.
Häufige Gründe, warum Mitarbeiter nicht die E-Mail-Signatur des Unternehmens verwenden
Obwohl die Verwendung einer unternehmensweiten E-Mail-Signatur ihre Vorteile hat, entscheiden sich viele Mitarbeiter dafür, sie nicht zu verwenden. Hier sind einige häufige Gründe dafür.
Unkenntnis oder mangelnde Ausbildung
Einige Mitarbeiter sind sich der Bedeutung einer E-Mail-Signatur für das Unternehmen vielleicht nicht ganz bewusst. Wenn sie keine angemessene Schulung oder Anleitung erhalten haben, warum geschäftliche Signaturen wichtig sind, werden sie vielleicht nicht verwenden.
Technische Herausforderungen
Mitarbeiter wissen möglicherweise nicht, wie sie die E-Mail-Signatur in ihrem E-Mail-Programm einrichten oder aktualisieren können. Sie müssen sicherstellen, dass Sie die notwendigen Ressourcen und Anweisungen bereitstellen, um es ihnen leicht zu machen.
Alternativ kann es hilfreich sein, einen Generator für E-Mail-Signaturen zu verwenden. So können Unternehmen die E-Mail-Signaturen ihrer Mitarbeiter problemlos aktualisieren und verwalten, anstatt dies ihren Mitarbeitern zu überlassen.
Mobile E-Mail-Nutzung
E-Mail-Signaturen werden auf einem Mobiltelefon möglicherweise nicht gut angezeigt oder nehmen zu viel Platz auf dem begrenzten Bildschirm ein. Die Mitarbeiter könnten es deshalb vermeiden, sie zu benutzen.
Deswegen bieten die besten professionellen E-Mail-Signaturen auch mobil optimierte Optionen.
Mangel an Anpassungsmöglichkeiten
Manche Mitarbeiter fühlen sich durch die standardisierte Signatur des Unternehmens eingeengt und wünschen sich mehr Personalisierungsoptionen, die besser zu ihren individuellen Vorlieben oder ihrer beruflichen Rolle passen.
Deshalb ist es eine gute Idee, ihnen die Möglichkeit zu geben, ihre eigenen Profilfotos zu verwenden und ihre eigenen Informationen in ihre Signaturen einzufügen, anstatt nur das Firmenlogo und allgemeine geschäftliche Kontaktinformationen zu verwenden.
Sehen Sie sich ein schönes Beispiel für eine Signatur mit einem Kopffoto an.
Auf diese Weise können sie ihre eigene E-Mail-Signatur erstellen, was sowohl für die interne als auch für die externe Unternehmenskommunikation von Vorteil sein kann.
Die Vorteile einer E-Mail-Signatur für Unternehmen
Die Verwendung einer E-Mail-Signatur in einem ganzen Unternehmen ist aus vielen Gründen eine gute Idee. Hier sind einige der wichtigsten davon.
E-Mail-Signatur Branding
Die Aufnahme Ihres Firmenlogos, Ihrer Markenfarben und Ihres Slogans in Ihre E-Mail-Signatur stärkt den Wiedererkennungswert Ihrer Marke. Es trägt dazu bei, Ihre Marke zu stärken und stellt sicher, dass jede versendete E-Mail eine subtile Marketingmöglichkeit darstellt, die die Markenbekanntheit und -sichtbarkeit erhöht.
E-Mail-Signatur Marketing
Sie können E-Mail-Signaturen für Marketingzwecke verwenden, z. B. mit Links zu Werbeaktionen, bevorstehenden Veranstaltungen oder Produkteinführungen. Dies kann den Traffic auf bestimmte Landing-Pages lenken und so das Engagement und die Konversionsraten erhöhen.
Befähigung zum Verkauf
Für Vertriebsteams können E-Mail-Signaturen als zusätzliches Verkaufsinstrument dienen. Die richtige E-Mail-Signatur für Unternehmen kann ein kurzes Nutzenversprechen, einen Link zu Fallstudien oder Testimonials oder einen Hinweis auf aktuelle Werbeaktionen enthalten. Dies kann potenzielle Kunden auf subtile Weise beeinflussen und den Verkaufsprozess unterstützen.
Kundenbetreuung
E-Mail-Signaturen können für Kundenserviceteams sehr nützlich sein. Sie können direkte Kontaktinformationen oder Links zu Selbsthilfe-Ressourcen, FAQs oder Artikeln in der Wissensdatenbank enthalten. Dies ermöglicht einen schnelleren und effizienteren Support für Kunden.
Cross-Promotion und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
E-Mail-Signaturen können verwendet werden, um für andere Abteilungen oder Initiativen in Ihrem Unternehmen zu werben. So können etwa Marketingkampagnen in den Signaturen des Vertriebsteams hervorgehoben werden, was die Zusammenarbeit und Unterstützung zwischen verschiedenen Abteilungen fördert.
Wie Sie eine attraktive E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen erstellen
Ganz gleich, ob es sich um eine individuelle E-Mail-Signatur oder eine unternehmensweit verwendete Signatur-Vorlage handelt, es gibt ein paar Schlüsselelemente, die Sie einbeziehen müssen. Hier finden Sie einige wichtige Tipps für die Gestaltung effektiver E-Mail-Signaturen.
Einfach und prägnant halten
Schauen Sie sich ein beliebiges Beispiel für eine E-Mail-Signatur an, und Sie werden feststellen, dass die besten davon einfach sind. Vermeiden Sie Unordnung und übermäßige Informationen. Geben Sie nur die wichtigsten Details an, z. B. den Namen des Mitarbeiters, die Berufsbezeichnung, den Namen des Unternehmens, die Telefonnummer und einen Link zur Website des Unternehmens.
Machen Sie es leicht lesbar
Verwenden Sie eine klare Schriftart und -größe. Halten Sie sich an Standard-Schriftarten, die auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients lesbar sind.
Fügen Sie interaktive Elemente hinzu (sorgfältig)
Fügen Sie anklickbare Elemente wie Schaltflächen oder Banner für Werbeaktionen oder Links zu sozialen Medien hinzu. Dies ist mit einer HTML-E-Mail-Signatur möglich.
Berücksichtigen Sie die mobile Reaktionsfähigkeit
Testen Sie die Signatur auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Plattformen, um sicherzustellen, dass sie korrekt angezeigt wird und auch auf mobilen Geräten lesbar ist.
CTA einbeziehen
Fordern Sie die Empfänger mit einem subtilen CTA zum Handeln auf, z. B. zum Vereinbaren eines Termins, zum Besuch einer Website oder zum Herunterladen einer Ressource.
Standardisieren Sie das gesamte Unternehmen
Erstellen Sie Richtlinien für E-Mail-Signaturen, um die Konsistenz zwischen allen Mitarbeitern zu gewährleisten. Stellen Sie Vorlagen oder Tools zur Verfügung, um den Erstellungsprozess zu rationalisieren.
In dem folgenden Video sehen Sie, wie Sie mit Bybrand Departments eine Standardsignatur für alle Mitarbeiter aus einer CSV-Datei erstellen.
Wie Sie Ihre Mitarbeiter dazu motivieren, die E-Mail-Signatur des Unternehmens zu verwenden
Wie wir bereits festgestellt haben, ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter die E-Mail-Signatur Ihres Unternehmens verwenden. Hier finden Sie einige Tipps und Taktiken, die Ihnen dabei helfen.
Ausbildung und Schulung
Bieten Sie Schulungen oder Ressourcen an, die erklären, warum die E-Mail-Signatur Ihres Unternehmens wichtig ist. Heben Sie hervor, wie es zu Professionalität, Markenbildung und effektiverer Kommunikation beiträgt.
Betonen Sie die Vorteile der Signatur, wie z.B.:
- das Image des Unternehmens zu verbessern
- Vertrauen zu den Kunden aufbauen
- Erleichterung der Kommunikation
Mit gutem Beispiel vorangehen
Ermutigen Sie die Geschäftsleitung oder einflussreiche Mitarbeiter, die standardisierte E-Mail-Signatur zu verwenden und zu fördern. Wenn eine Führungskraft den Anfang macht, setzt sie einen Standard, dem andere folgen können.
Machen Sie es sich leicht
Bieten Sie benutzerfreundliche Tools oder Vorlagen an, um den Prozess der Erstellung und Implementierung der E-Mail-Signatur zu vereinfachen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter leichten Zugang zu diesen Ressourcen haben.
Mitarbeiter in den Prozess einbeziehen
Beziehen Sie die Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess über die Gestaltung oder den Inhalt der E-Mail-Signatur ein. Dies kann das Gefühl des Besitzes und das Interesse an der Verwendung der Signatur erhöhen.
Wie Bybrand Ihnen hilft, Ihre Mitarbeiter zu fördern
Mit einem E-Mail-Signatur-Generator wie Bybrand können Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen problemlos E-Mail-Signaturen verwenden. Hier ist der Grund dafür:
- Professionelle Signatur-Vorlagen: Bybrand bietet professionell gestaltete, anpassbare Signatur-Vorlagen für einen ausgefeilten Look.
- Integration mit CRM- und Support-Plattformen: Die nahtlose Integration mit Zoho CRM, Google Workspace und Freshdesk ermöglicht die einfache Anwendung von Signaturen innerhalb dieser Plattformen.
- E-Mail-Signaturen mit Markenzeichen: Mit Bybrand können Sie ganz einfach gebrandete Signaturen erstellen.
- Leichte Implementierung: Jeder kann seine E-Mail-Signatur mit dem einfachen Drag-and-Drop-Editor erstellen und anpassen.
- Konsistenz und Konformität: Das Tool bietet standardisierte Vorlagen für Signaturen, die Ihren Markenrichtlinien und rechtlichen Anforderungen entsprechen.
- Verbessertes Engagement der Mitarbeiter: Die E-Mail-Signaturen von Bybrand fördern das Engagement der Mitarbeiter und das Gefühl der Eigenverantwortung.
- Schnelle Implementierung: Neben den Integrationen, mit denen Sie die Signatur im Konto des Mitarbeiters bereitstellen können, bietet Bybrand auch manuelle Methoden wie Bulk Send und Share Signatur.
- Automatisierung: Die Funktion Abteilungen erzeugt automatische Signaturen auf der Grundlage der Liste der Mitarbeiter, die Sie an Bybrand senden. Dies kann über eine CSV-Datei oder eine Integration wie Google Sheets erfolgen.
Abschließende Gedanken
Wenn alle Mitarbeiter ihre E-Mail-Signaturen verwenden, können Sie Ihre Markenbildung und die Wirksamkeit Ihres Marketings erheblich steigern.
Betonen Sie also die Vorteile von Signaturen, verwenden Sie einen guten E-Mail-Signatur-Generator und stellen Sie sicher, dass die Signatur einfach zu implementieren ist. Auf diese Weise können Sie alle Ihre Mitarbeiter davon überzeugen, E-Mail-Signaturen zu verwenden, damit Sie ein einheitliches Firmenimage gewährleisten können.
Erstellen Sie Ihre erste E-Mail-Signatur mit Bybrand
Bybrand bietet die Möglichkeit, wichtige E-Mail-Signaturen für Ihre Mitarbeiter zu erstellen, zu verwalten und zu verteilen.
