Boas práticas para uma assinatura de e-mail comercial em 2022

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Nesta era digital, as assinaturas de e-mail profissional são mais importantes do que nunca e há duas razões principais para isso. Em primeiro lugar, incluem informações relevantes sobre o negócio e seus funcionários. Em segundo lugar, eles são uma oportunidade de mostrar a marca da empresa.

Como tal, elas são uma ferramenta de marketing eficaz e de baixo custo.

Assinaturas de e-mail ruins mostram falta de profissionalismo. Eles também tornam difícil para os destinatários de e-mail entrarem em contato com você em canais alternativos. Ao usar boas assinaturas de e-mail, você pode melhorar a imagem da sua empresa e aumentar o tráfego para o seu site e plataformas de mídia social.

O que torna uma assinatura de e-mail ruim:

  • Uma assinatura de e-mail somente com imagem
  • Informações erradas ou links que não funcionam
  • Informações em quantidade excessiva
  • Assinaturas em texto simples (att, seu nome).

Portanto, é importante que todas as contas de e-mail de seus funcionários tenham assinaturas de aparência profissional em seus e-mails e a Bybrand torna isso mais fácil.

Melhores práticas para criar uma assinatura de e-mail profissional

Agora, você pode se perguntar o que constitui uma boa assinatura de e-mail. Para ajudá-lo, reunimos as melhores práticas para a criação de assinaturas de e-mail empresarial. Essas dicas ajudarão a criar consistência nas assinaturas de e-mail de seus funcionários, ao mesmo tempo que reforçam positivamente a imagem de sua marca.

1. Use fontes de texto padrões

Se o destinatário de um e-mail não tiver a fonte de texto especial que você usa na assinatura de e-mail baixada no computador, ele verá apenas a fonte reserva. Economize algum tempo e use uma fonte de texto padrão. Eles estão em praticamente todos os sistemas.

As fontes de texto padrão incluem Arial, Verdana, and Times New Roman. Essas fontes são fáceis de ler e têm boa aparência.

Em vez de usar várias fontes para destacar detalhes diferentes, varie o tamanho da fonte. Como alternativa, você pode colocar parte do seu texto em negrito para destacar as partes da sua assinatura de e-mail profissional.

Veja como o editor de assinatura de e-mail da Bybrand trabalha com fontes.

2. Evite usar apenas imagens

É benéfico incluir uma imagem na assinatura do e-mail comercial. Ter a foto rosto dos funcionários dá aos e-mails enviados um toque mais pessoal que um texto simples não pode corresponder. Isso ajuda quando está em um setor no qual você e seus funcionários interagem com os clientes regularmente. Mas, se preferir, pode optar por incluir uma imagem do logotipo de sua empresa em vez de fotos de funcionários.

Aqui temos uma assinatura de e-mail com o logotipo da empresa para exemplicar.

Qualquer que seja a opção escolhida, a assinatura do e-mail não deve ter apenas uma imagem. Embora ela possa ter uma boa aparência (design bonito), não é funcional. Você deseja que suas assinaturas de e-mail comercial tornem o mais fácil possível para os destinatários acessarem outras formas de contato com a empresa.

Por exemplo, se incluir um link para o site da sua empresa, você deseja que o destinatário do seu e-mail possa clicar nesse link e ser direcionado para o site. O mesmo vale para números de contato. Isso não é possível se o seu número de contato e o link do URL da empresa estiverem incluídos em uma imagem.

Alguns dispositivos e clientes de e-mail também possuem configurações padrão que bloqueiam imagens. Se usar uma imagem sozinha, eles não seriam capazes de vê-la. Portanto, incluir texto e uma imagem nas assinaturas de e-mail de seus funcionários é uma obrigação.

Neste exemplo, pode ver que o Gmail com bloqueio de imagem ativo não exibe a assinatura do e-mail.

Signature with image only

Leia mais: Vantagens das assinaturas de e-mail em HTML.

3. Adicione seus dados de contato

Na era digital de hoje, as assinaturas de e-mail profissional têm funcionalidade semelhante aos cartões de visita. Eles representam seus funcionários em uma capacidade profissional e devem incluir detalhes de contato da empresa. Isso dá aos destinatários opções alternativas de entrar em contato com sua empresa, o que é útil se eles estiverem lidando com um assunto urgente.

Se você simplesmente usa texto simples, está perdendo a oportunidade de direcionar tráfego para seu site, blog ou mídia social. Portanto, certifique-se de incluir detalhes de contato e HTML clicável (mais sobre isso em breve).

Veja o e-mail que recebemos de Brandon Shin, Cofundador da Polymail. A mensagem de e-mail não é ruim, mas há espaço para melhorias. No final, eles poderiam se sair um pouco melhor usando uma assinatura HTML e não um texto simples.

Para e-mail marketing ou transacionais, que são automáticos, você pode usar uma assinatura de e-mail minimalista em HTML.

É difícil escrever sobre quais informações de contato que você deve incluir em cada assinatura de e-mail. A natureza de sua assinatura de e-mail realmente depende da natureza de sua empresa.

No entanto, quase todas as assinaturas de e-mail comercial devem incluir, no mínimo, o seguinte:

  • Nome do funcionário
  • O nome da empresa ou logo
  • Um link para o site da empresa
  • A posição que o funcionário ocupa na empresa
  • E pelo menos uma forma alternativa de contato.

Algumas empresas passam a incluir o slogan ou o endereço de e-mail do funcionário para torná-lo facilmente acessível.

Você deseja que as assinaturas de e-mail profissional de seus funcionários sejam informativas, mas não confusas. Tente evitar informações desnecessárias, como endereços de e-mail alternativos ou mais de um número de contato.

O uso de isenções de responsabilidade na assinaturas de e-mail é diferente em cada país. No entanto, é aconselhável que certos setores, especificamente jurídico, bancário e financeiro, incluam uma isenção de responsabilidade na assinatura do e-mail comercial.

Fundamental para todas as isenções de responsabilidade de assinatura de e-mail profissional é uma cláusula de confidencialidade. Isso indica que o e-mail é privado e destinado apenas ao destinatário pretendido.

Um exemplo de aviso legal é:

MPORTANTE: Observe que as informações contidas neste e-mail e todos os anexos incluídos são confidenciais. Se você recebeu este e-mail por engano, notifique o remetente imediatamente e não divulgue ou faça cópias do conteúdo deste e-mail, incluindo quaisquer anexos.

fonte https://www.bybrand.io/pt/editor/disclaimer

Outras coisas a serem incluídas em um aviso legal incluem:

  • exclusão de cláusulas de responsabilidade
  • cláusulas de segurança (advertência contra a proteção de vírus)
  • e cláusulas de conformidade regulatória.

Lembre-se de que deseja proteger sua empresa, mas também não deseja incluir muitas coisas desnecessárias em sua assinatura de e-mail comercial. Ao decidir o que incluir nas assinaturas de e-mail profissional de seus funcionários, considere a natureza do seu negócio e sua necessidade de proteção legal.

Um exemplo de isenção de responsabilidade separado por idiomas.

Aviso legal na assinatura de e-mail - exemplo um
Aviso legal na assinatura de e-mail - exemplo dois

Muitas indústrias não precisam de um aviso legal. Portanto, incluir um quando você não precisa simplesmente desorganizará suas assinaturas de e-mail.

Leia também: Aviso Legal você precisa dele na assinatura de e-mail?

5. Assinaturas de e-mail em HTML e clicável

Conforme mencionado, você deseja que partes das assinaturas de e-mail profissional de seus funcionários direcionem o destinatário do e-mail para outro lugar. As assinaturas de e-mail que fazem isso são chamadas de assinaturas HTML clicáveis.

Já escrevemos que deve tornar o número de contato de sua empresa e o URL do site links clicáveis.

Outros links clicáveis que você deve incluir são links para as plataformas de mídia social da empresa. Isso inclui LinkedIn, Facebook, Twitter, Pinterest, Instagram, etc.

No entanto, certifique-se de que essas plataformas estão atualizadas e relevantes. Não inclua muitas plataformas de mídia social. O objetivo é direcionar o tráfego para esses sites. Isso não seria benéfico para os negócios se essas plataformas de mídia social não estivessem atualizadas. Por exemplo, que sua empresa usa pouco.

Exemplo de assinatura de e-mail HTML

Em nosso exemplo abaixo, o telefone, site e os ícones de redes sociais recebem um link clicável.

Vídeo com todas as etapas:

Você pode encontrar alguns exemplos de assinaturas de e-mail em HTML clicáveis na galeria aqui.

6. Pronomes para assinaturas de e-mail

Você já recebeu uma resposta e viu a pessoa usar pronomes na assinatura do e-mail? Exemplo: “ele” ou “ela”. Então você provavelmente pensa: por que as pessoas usam pronomes em suas assinaturas de e-mail?

Se você quer saber como adicionar pronomes à sua assinatura de e-mail, continue lendo para descobrir como fazer isso. Na verdade, esta seção com links externos irá ensiná-lo a adicionar pronomes como “ele / ela”, “eles / seus” e outros pronomes de gênero neutro às suas assinaturas de e-mail.

Leia e assista ao vídeo do Youtube sobre como adicionar ou remover uma linha de título na assinatura do e-mail.

Pensamentos finais

É muito importante não desperdiçar a oportunidade que as assinaturas e-mail apresentam de causar uma impressão profissional duradoura nos destinatários do e-mail.

Uma boa assinatura de e-mail permite que você promova sua marca e aumente o tráfego para seu site e contas de mídia social. É publicidade gratuita para sua marca. Já para não falar, torna mais fácil direcionar potenciais clientes para o seu site ou detalhes de contato.

Portanto, siga estas dicas para criar assinaturas de e-mail profissionais eficazes para seus funcionários. Eles devem refletir com precisão o que é o seu negócio e ter uma boa aparência para que você possa deixar uma impressão positiva nos destinatários do e-mail.

Atualizado em Janeiro, 03.


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