Mejores prácticas para firmas de correo de empresas en 2023

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En esta era digital, las firmas de correo profesionales son más importantes que nunca y hay dos grandes razones detrás. Primera, incluyen información relevante sobre la compañía y sus empleados. Segunda, son una oportunidad para mostrar la marca de la compañía: para señalar de qué trata tu negocio.

Como tal, son una herramienta de marketing efectiva y económica.

Las malas firmas de correo muestran una falta de profesionalismo. También hacen complicado para los receptores contactarte en canales alternativos. Al usar buenas firmas de correo, puedes mejorar la imagen de tu compañía y potenciar el tráfico a tu sitio web y redes sociales.

Qué hace mala a una firma de correo:

  • Una firma con solo imágenes
  • Información incorrecta o enlaces que no funcionan
  • Información excesiva
  • Firma con simple texto (atte. Tu nombre)

Por lo tanto, es importante permitir a tus empleados que tengan firmas para sus correos que se vean profesionales y Bybrand lo facilita para ti.

Mejores prácticas al crear firmas para correo electrónico

Ahora, quizá te preguntes qué hace una buena firma de correo. Para ayudarte, hemos reunido las mejores prácticas para ello. Estos consejos te ayudarán a crear consistencia a través de todas las firmas de tus empleados mientras refuerzas positivamente la imagen de tu marca.

1. Usa una tipografía estándar

Si el receptor del correo no tiene en su computadora la tipografía que usaste, solo verán la fuente por defecto. Ahórrate tiempo y utiliza una fuente estándar. Estas se encuentran en todos los sistemas.

Las fuentes estándar incluyen Arial, Verdana y Times New Roman. Estas fuentes son fáciles de leer y se ven profesionales.

En vez de utilizar varias fuentes para hacer resaltar algunos detalles, mejor opta por variar el tamaño de la fuente. Alternativamente puedes poner texto en negritas para resaltar algunas partes de tu firma profesional para correo.

Echa un vistazo a como funciona el editor de firmas de Bybrands respecto a las fuentes.

2. Evita utilizar solo imágenes

Es benéfico incluir una imagen para la firma de tu correo. Hacer que tus empleados incluyan una foto suya en la firma le da un toque personal que un logo o un texto no pueden reemplazar.

Esto ayuda cuando estás en una industria en la cual tú y tus empleados interactúan con clientes de forma regular. Pero si prefieres, puedes elegir incluir un logo de tu compañía en vez de una foto de tus empleados.

Aquí mostramos una firma de correo con el logo de la empresa como ejemplo:

Cualquier opción que elijas, la firma de correo no puede consistir en solo una imagen. Ciertamente se ve bien (si tiene un diseño bonito) pero no es funcional. Tú quieres que tu firma facilite a los receptores acceder a diferentes modos de contactar con la compañía.

Por ejemplo, si incluyes un enlace al sitio web de tu compañía, querrás que el receptor del correo pueda hacer clic en ese enlace y ser dirigido al sitio. Lo mismo sucede para los números de contacto. Esto no es posible si el número de contacto y el URL de la compañía no están incluidos en la imagen.

Algunos dispositivos y servicios de correo electrónico también cuentan con configuraciones por defecto que bloquean las imágenes. Si fueras a utilizar una imagen por sí sola, no podrían verla y no tendría sentido tenerla. Así que, incluir tanto texto como imágenes en las firmas de correo de tus empleados es fundamental.

En este ejemplo puedes ver que Gmail bloqueando imágenes de forma que la firma de correo no se muestra.

Firma solo con imagen

3. Añade tus detalles de contacto

En esta era digital, las firmas profesionales de correo tienen una función similar a las tarjetas de negocio. Representan a tus empleados desde una perspectiva de capacidad profesional y deben de contener los detalles de la compañía.

Esto permite a los receptores tener opciones alternas para contactar con tu negocio, lo cual es útil si están lidiando con un asunto urgente.

Si usas un texto simple, estás perdiendo la oportunidad de llevar tráfico a tu sitio web, blog o redes sociales. Así que asegúrate de incluir tus datos de contacto y un HTML que funcione (más sobre esto después)

Observa el correo que recibimos de Brandon Shin, cofundador de Polymail. Su mensaje de correo no está mal, pero tiene varias áreas de oportunidad. Al final, podrían mejorar utilizando una firma HTML y no un texto simple.

Polymail texto simple

Para el marketing de correo electrónico o transaccional, los cuales son automáticos, puedes utilizar una firma minimalista.

Ejemplo de firma de correo electrónico minimalista

Es difícil crear una receta universal respecto a los detalles de contacto que deben ser incluidos en una firma de correo. La naturaleza de tu firma depende mucho de la naturaleza de tu trabajo.

Agregar una firma de correo electrónico minimalista a una plantilla de correo electrónico de MailerLite.

Sin embargo, casi todas las firmas de correo de negocios deben de incluir mínimo los siguientes datos:

  • Nombre del empleado
  • Nombre y/o logo de la empresa
  • Enlace al sitio web de la compañía
  • El puesto del empleado en la organización
  • Por lo menos una forma alternativa para contactar con la empresa

Algunas compañías optan por añadir el slogan de la empresa o el correo electrónico del empleado para hacer las cosas más accesibles.

Firma de correo electrónico comercial con logo.

Si quieres que las firmas de correo profesionales de tus empleados sean informativas pero no retacadas de información. Evita añadir información no esencial como correos alternativos o más de un número de contacto.

4. Incluye avisos legales

La exigibilidad de los descargos de responsabilidad en las firmas de correo electrónico profesionales es diferente en cada país. Sin embargo, se recomienda que industrias específicas, particularmente relacionadas con leyes, bancos y finanzas incluyan un aviso en tu firma de correo profesional.

Es fundamental para todas las firmas profesionales de correos incluir un aviso de privacidad. Esto señala que es correo es privado y solo tiene como fin el receptor del mismo.

Un ejemplo de clausula de confidencialidad es el siguiente:

IMPORTANTE: tome nota de que la información contenida en este correo electrónico y cualquier documento adjunto son confidenciales. Si recibe este correo por error, por favor notifique al emisor de forma oportuna y no comparta o haga copias del contenido de este correo, incluyendo los archivos adjuntos.

source : https://www.bybrand.io/es/editor/disclaimer

Otros datos que pueden ser incluidos en la clausula legal son:

  • cláusulas de exclusión de responsabilidad
  • cláusulas de seguridad (advertencia contra la protección de virus)
  • y cláusulas de cumplimiento normativo.

Recuerda que quieres proteger a tu compañía pero tampoco quieres incluir demasiadas cosas innecesarias en la firma profesional de correo electrónico. Cuando decides qué incluir en la firma de tus empleados considera la naturaleza de tu negocio y las necesidades legales que tengan.

Ejemplo uno

Un descargo de responsabilidad separado por idiomas.

Descargo de responsabilidad de la firma de correo electrónico: ejemplo uno.

Ejemplo dos

Descargo de responsabilidad de la firma de correo electrónico: ejemplo dos.

Muchas industrias no necesitarán avisos legales. Así que, incluir alguno cuando no lo necesitas implica retacar tu correo con información innecesaria.

5. Firmas de correo electrónico HTML en las que se puede hacer clic

Como mencionamos anteriormente, necesitas que algunas partes de la firma de correo electrónico de tus empleados puedan llevar al receptor a otro sitio. Las firmas que son capaces de hacer esto se llaman firmas HTML en las que se puede hacer clic. Ya te hemos aconsejado que debes de hacer de tu número de contacto y sitio web enlaces URL en los que se puede hacer clic.

Otros enlaces que debes incluir son las ligas para las redes sociales de la empresa. Esto incluye LinkedIn, Facebook, Twitter, Pinterest, Instagram, etc.

Sin embargo, asegúrate de que estas plataformas estén actualizadas y se mantengan relevantes. No incluyas muchas redes sociales solo por tenerlas. El objetivo es dirigir tráfico a estos sitios. Esto no será benéfico para la empresa si sus redes sociales no están actualizadas.

Ejemplo de firma de correo HTML

En nuestro ejemplo de abajo, el teléfono, sitio web y redes sociales tienen un enlace para hacer clic.

Firma de correo electrónico en la que se puede hacer clic

En este segundo ejemplo, tenemos un banner en el que se puede hacer clic.

En este segundo ejemplo, tenemos un banner.

Puede encontrar algunos ejemplos de firmas de correo electrónico HTML en las que se puede hacer clic en la galería Bybrand.

6. Pronombres para firmas de correo electrónico

¿Has recibido una respuesta donde la persona utiliza pronombres en su firma de correo? Algo como “él”, “ella”. Entonces probablemente te has preguntado por qué la gente utiliza pronombres en sus firmas.

Pronombre de firma de correo electrónico - Él
Email signature pronoun – He

Si te has preguntado cómo la gente agrega pronombres a su firma, sigue leyendo para descubrir cómo hacerlo. De hecho, esta sección con enlaces externos te enseñará cómo añadir pronombres como “ella”, “usted” y otros pronombres neutrales para tu firma.

Lee y ve este video de YouTube sobre cómo añadir o eliminar una línea de título en la firma de correo. O mire el tutorial en video sobre cómo agregar pronombres para todos los usuarios de Google Workspace.

7. Firma de correo electrónico con GIF

Las firmas de correo electrónico GIF animadas son una excelente manera de agregar diversión y emoción a sus correos electrónicos. También son una excelente manera de crear un aspecto más profesional. Los GIF animados no solo hacen que sus correos electrónicos sean más atractivos visualmente, sino que también hacen que sus mensajes sean atractivos.

Firma de correo electrónico con GIF

8. Citas en firmas de correo electrónico

Las frases o citas motivadoras no solo pueden inspirar al lector, sino que también pueden recordarle sus valores y creencias fundamentales. Tener una cita en su firma HTML también puede ser un excelente iniciador de conversación en los correos electrónicos, lo que ayuda a romper el hielo y comenzar conversaciones significativas.

Además, las citas se pueden usar para agregar un toque de humor o comodidad a sus correos electrónicos. También pueden demostrar que te preocupas por tus clientes, ya que demuestran familiaridad con sus intereses y preferencias.

Ejemplo de firma de correo electrónico con una cita motivacional:

Citas en firmas de correo electrónico

Conclusiones

Es esencial no perder la oportunidad que nos ofrecen las firmas de correo electrónico para crear impresiones profesionales perdurables en aquellos que reciben los correos.

Una buena firma de correo te permite dar a conocer tu marca, aumentar el tráfico a tu sitio web y redes sociales. Es promoción gratuita para tu marca. Sin mencionar que hacer más fácil el acceso a clientes potenciales a tu sitio web o detalles de contacto.

Así que sigue estos conejos para crear firmas de correo profesionales para tus empleados. Deben de mostrar de forma correcta de qué trata tu negocio y verse bien de forma que generen una buena impresión a los receptores.


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