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Un’ottima firma e-mail aziendale può fare un’enorme differenza nel modo in cui la tua azienda comunica. Chiudendo le tue e-mail aziendali con le giuste informazioni, puoi rendere il tuo marchio più memorabile, rendere le comunicazioni più semplici e contribuire ad aumentare la professionalità generale della tua azienda.
Quando crei una firma e-mail, devi assicurarti di includere i dettagli giusti per assicurarti di ottenere il massimo.
Scopriamo come le aziende utilizzano le firme e-mail e quali strategie di firma puoi applicare.
Indice dei contenuti
Quando la tua azienda dovrebbe utilizzare firme e-mail?
L’utilizzo di una firma e-mail professionale ha molti vantaggi per qualsiasi azienda. Le firme e-mail aziendali sono versatili e possono essere utilizzate in diversi modi.
La risposta breve a quando utilizzare firme e-mail professionali è ogni volta che la tua azienda invia un’e-mail. Tuttavia, puoi concentrarti su tipi specifici di firme e-mail per diverse aree della tua attività.
Per implementare le firme e-mail a livello aziendale, utilizza un gestore di firme come Bybrand che ti aiuterà a semplificare il lavoro e a risparmiare tempo. Si integra con diverse soluzioni come Google Workspace e Outlook 365, oltre che con software di help desk e CRM di vendita.
Ecco alcuni dei principali casi di utilizzo di un gestore di firme per le firme e-mail professionali.
Se la tua azienda utilizza molto le e-mail
Innanzitutto, ogni azienda che si affida molto alle comunicazioni via e-mail dovrebbe utilizzare una firma e-mail valida per tutta l’azienda.
L’utilizzo della tua firma rende la tua attività più professionale. Inoltre, ti aiuta a includere informazioni importanti in ogni email in uscita.
Una firma e-mail professionale rafforza il tuo marchio e lo rende più riconoscibile ai destinatari delle e-mail aziendali. Per questo è importante includere un marchio aziendale memorabile nella firma.
Esempio: firme e-mail di marca:
Una firma e-mail aziendale rende la comunicazione più facile e piacevole per i destinatari delle e-mail. Infatti, possono accedere facilmente ai dati della tua azienda e ai dettagli di contatto specifici della persona con cui sono in contatto. Offrire questo aiuta a rafforzare i legami con la tua azienda e può aiutarti a ottenere più clienti con meno sforzo.
Se la tua azienda dispone di team di supporto
Una firma professionale è importante per i team di assistenza, permettendo di distinguere facilmente i ruoli e le mansioni all’interno dell’azienda.
Con un generatore di firme e-mail, puoi creare firme personalizzate per ogni reparto, garantendo che le comunicazioni raggiungano sempre la persona giusta. L’uso di firme generiche può causare confusione e messaggi inviati alle persone sbagliate.
Per questo, ogni unità aziendale dovrebbe avere le proprie firme e-mail personalizzate, sia per la comunicazione esterna che interna.
Di seguito sono riportati due esempi di firme e-mail per gli agenti di supporto. Nota che i modelli contengono dei link che aiutano a gestire il self-service.
Naturalmente, anche i team di vendita devono avere una firma e-mail distinta. Di seguito ne parleremo nel dettaglio.
Per rafforzare il tuo processo di vendita
Puoi creare firme e-mail pensate per aiutare il tuo team di vendita ad accelerare il processo di vendita e a concludere più affari.
Oltre a rendere più professionale l’aspetto dei tuoi rappresentanti, le firme e-mail possono rendere più facile per i potenziali clienti entrare in contatto con i rappresentanti. Ad esempio, puoi includere un link di prenotazione a Calendly nella tua firma e-mail per aiutare più persone a partecipare alle demo call.
Video: Aggiungere un link a Calendly nella firma e-mail.
I generatori di firme e-mail dovrebbero essere dotati di modelli pensati per i team di vendita. Utilizzare le firme giuste per i team di vendita è semplice, ma può contribuire a dare un forte impulso a qualsiasi processo di vendita.
Di seguito puoi vedere alcune firme e-mail per le vendite. Nella prima, abbiamo un semplice link con i dettagli per programmare una presentazione di vendita.
In questo secondo esempio qui sotto, puoi vedere un pulsante per programmare una riunione.
In questo terzo esempio, il numero di telefono è evidenziato in un banner.
Per sfruttare il marketing
L’implementazione di tattiche di marketing nella firma e-mail della tua azienda è un processo semplice. Tuttavia, se fatto nel modo giusto, può avere un impatto significativo sul modo in cui viene rappresentato il tuo marchio.
Una firma HTML ben strutturata può aumentare la brand awareness e supportare le iniziative di marketing, dirigendo il traffico verso siti web, social media o specifiche call to action.
Guarda due esempi di firme e-mail con un banner.
Applicare elementi di marketing alla tua firma e-mail è piuttosto semplice e, una volta create, le firme e-mail vengono applicate a tutte le comunicazioni quotidiane con i clienti, dando loro molta visibilità.
Per la comunicazione interna
Una firma e-mail per la comunicazione interna aumenta notevolmente la qualità della comunicazione tra i dipendenti. Le firme servono a diversi scopi, tra cui migliorare la comunicazione, condividere informazioni critiche, fornire feedback e formazione, aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, creare fiducia e celebrare i risultati ottenuti.
Esempio di firma minimalista. Nota che di solito una firma interna non ha bisogno di aggiungere il logo dell’azienda.
Ma è una buona idea aggiungere una foto del viso.
Elementi importanti di una firma e-mail aziendale
Sono molte le cose che puoi includere in una firma e-mail aziendale. Se guardi gli esempi di firme e-mail, noterai che le firme possono essere dettagliate o minimalista a piacere.
Qualunque sia il tuo approccio, assicurati di includere informazioni utili nella tua firma e-mail. Queste informazioni possono variare a seconda dell’obiettivo della firma e-mail, ma ecco alcuni degli elementi principali da includere:
Logo aziendale
Questo è l’elemento più importante di ogni firma e-mail aziendale. L’aggiunta del logo della tua azienda aiuta a migliorare il riconoscimento del marchio, che è essenziale per le tue comunicazioni professionali.
Assicurati che il tuo logo risalti, ma non sia eccessivo. Ricorda che devi comunque prevedere uno spazio per le altre informazioni.
Informazioni sul contatto principale
Dopo il logo, devi includere i principali dati di contatto della tua azienda. Questi dovrebbero includere l’URL del tuo sito web, un indirizzo e-mail pertinente e un numero di cellulare (se applicabile alla tua attività).
Includendo queste informazioni, renderai più facile per le persone entrare in contatto con la tua azienda attraverso il metodo più adatto a loro.
Se utilizzi una firma generica per tutta l’azienda, allora le informazioni di contatto dovrebbero riguardare i principali canali di comunicazione dell’azienda. Tuttavia, puoi personalizzare le informazioni di contatto individuali se ogni firma e-mail è personalizzata per il mittente.
È sempre una buona idea aggiungere le icone dei social media pertinenti alla tua firma e-mail.
Avere dei link cliccabili sui social media può aiutare le persone a entrare in contatto con il tuo marchio e a saperne di più su ciò che fai. Naturalmente, le icone social inviano anche più traffico ai tuoi canali social, il che può aiutare il tuo marchio a guadagnare più follower e coinvolgimento.
Se stai cercando di costruire un marchio personale, queste icone possono inviare i destinatari alle tue pagine personali. Tuttavia, per una firma e-mail aziendale, queste icone dovrebbero portare ai profili dei social media della tua azienda.
Altri dettagli rilevanti
Oltre agli elementi essenziali, puoi personalizzare la firma e-mail con foto professionali, titoli, contenuti e link promozionali.
Aggiungi un tocco personale che rifletta il tuo brand e assicurati che la firma sia ottimizzata per i dispositivi mobili.
Conclusione
Gli strumenti per firma e-mail semplificano la creazione di firme aziendali. Le opzioni includono generatori gratuiti, strumenti dei client di posta o soluzioni professionali più avanzate.
In ogni caso, assicurati che la tua email sign-off contenga gli elementi giusti per attirare l’attenzione del lettore e promuovere la tua attività.
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