Implantar assinaturas de e-mail em massa

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A implementação de assinaturas possibilita adicionar a assinatura de e-mail dos funcionários diretamente ao serviço integrado, como o Google Workspace, sem a necessidade de inseri-la manualmente em cada conta.

Você pode implantar as assinaturas manualmente para os funcionários selecionados ou configurar a implantação automática.

Antes de começar

• Acesse um grupo de automação com os funcionários e a assinatura que deseja implantar.
• Verifique se a integração está conectada e vinculada ao grupo.
• Confira se os dados dos funcionários e o modelo de assinatura estão corretos.

A implantação manual está disponível para integrações compatíveis, como Google Workspace, Freshdesk e Zoho CRM. As instruções de implantação automática a seguir se referem ao Google Workspace, para aplicar assinaturas nas contas do Gmail.

Como acessar a implantação de assinaturas

1. No menu principal, acesse Automação e abra o grupo desejado.
2. Entre na aba Funcionários.
3. Clique em Implantar assinaturas, acima da lista de funcionários.

Na tela Aplicar assinaturas de e-mail, você encontra duas abas:

• Manualmente: para implantar as assinaturas dos funcionários selecionados.
• Agendado: para configurar e acompanhar a implantação automática.

Implantar assinaturas manualmente

Use essa opção quando quiser aplicar uma alteração sem esperar pela próxima execução automática, como uma atualização no modelo de assinatura ou nos dados de um funcionário.

1. Na tela Aplicar assinaturas de e-mail, abra a aba Manual.
2. No campo Funcionários, pesquise e selecione os funcionários que devem receber a assinatura. Ou, para aplicar a assinatura a todos os funcionários do grupo, use a opção Selecionar todos na lista.
3. Confira a quantidade de funcionários selecionados.
4. Clique em Implantar assinatura para iniciar a implantação.

Após iniciar a implantação, acesse a aba Operação em andamento para acompanhar o processamento e consultar os registros de sucesso ou falha.

Configurar a implantação agendada

A implantação automática mantém as assinaturas das contas atualizadas de acordo com a frequência configurada, sem que você precise iniciar cada implantação manualmente.

A implantação funciona para o Gmail. Outras integrações como Zoho CRM e Freshdesk em breve.

1. Na tela Aplicar assinaturas de e-mail, abra a aba Agendada.
2. No painel de Implantação automática, ative a chave Estado do agendamento.
3. Em Frequência, selecione a frequência desejada entre as opções disponíveis. Nas imagens deste tutorial, a opção selecionada é Diária, que corresponde à frequência diária.
4. Clique em Salvar para salvar a configuração.
5. Confira o status do agendamento e as informações da próxima execução no painel.

A imagem acima mostra o agendamento pausado, identificado como Pausada. Quando o agendamento está ativo, o painel exibe Ativo.

Consultar as informações do agendamento

Abaixo das configurações, o painel apresenta:

• Last run: data e horário da última execução.
• Next run: data e horário da próxima execução indicada pelo sistema.
• Time zone: fuso horário usado para exibir as informações do agendamento. No exemplo, o fuso é America/Sao_Paulo.

Alterar a frequência ou pausar o agendamento

Para alterar a frequência, escolha outra opção em Frequência e clique em Salvar.

Para pausar a implantação automática, desative Esdado do agendamento e salve.

Acompanhar o histórico da implantação automática

Na aba Agendamento, clique em Histórico de atividades para expandir o histórico de atividades.

Cada registro apresenta o horário da execução, o horário para o qual ela estava agendada, o resultado, a tentativa e a duração do processamento. Conforme o resultado, também são exibidas as contagens de assinaturas verificadas, atualizadas ou sem alterações, além de uma mensagem de erro quando houver falha.

Como interpretar os resultados

• Completed: a execução foi concluída.
• Failed: a execução apresentou uma falha. Consulte a mensagem exibida no registro.
• verified: quantidade de assinaturas verificadas durante a execução.
• updated: quantidade de assinaturas atualizadas.
• unchanged: quantidade de assinaturas que permaneceram sem alterações.

No exemplo de execução concluída, o sistema verificou três assinaturas: duas foram atualizadas e uma permaneceu sem alterações.

O que fazer se a integração estiver desvinculada

Se a integração for desconectada, será necessário vinculá-la ao grupo novamente antes de implantar as assinaturas.

1. Abra as configurações do grupo e verifique o aviso de integração ou domínio não conectado.
2. Use o link Selecione, indicado no aviso, para vincular novamente o domínio da integração.
3. Salve a alteração.
4. Retorne a Funcionários → Implantar assinaturas e tente a implantação novamente.

Implantação individual ou em grupo

Para atualizar apenas uma conta, você também pode usar a ação Colar no e-mail, disponível na linha do funcionário.