Construtor ou gerenciador de assinaturas de e-mail: qual escolher?

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Hoje vamos listar os principais construtores e gerenciadores de assinaturas de e-mail profissional disponíveis no mercado, e uma breve introdução do que cada opção pode fazer para uma específica necessidade.

Mas antes de entrar nos benefícios tangíveis de cada opção, é importante entender a diferença entre um construtor e um gerenciador de assinaturas de e-mail. Sim, há diferença entre eles.

Construtor de assinaturas de e-mail

Em muitos casos, um construtor de assinaturas de e-mail pode ser nomeado com o termo de gerador ou editor. Mas neste artigo, vamos tratar a ferramenta com o nome de construtor apenas. Que, no final, é o mesmo.

Com uma estrutura mais simplificada, os construtores têm, principalmente, alguns recursos para edição e formatação de assinaturas individuais. Perfeito para freelancer, estudantes, advogados autônomos, empreendedor solo, e pequenas empresas de até 10 funcionários.

Um construtor é tipicamente usado com um controle mais manual de assinaturas de e-mail. Desta forma, um construtor simples pode atender plenamente às necessidades de um profissional ou mesmo de pequenas empresas.

Quase sempre, um construtor é oferecido de forma gratuito ou em outros casos como uma ferramenta adicional agregada de algo maior para geração de leads. E é por isso que existem mais opções de construtores do que podemos listar.

Gerenciador de assinaturas de e-mail

Já os gerenciadores apresentam recursos adicionais, próprios para a gestão automatizada de conjuntos de assinaturas de e-mail.

O gerenciador de assinaturas de e-mail é uma ferramenta que permite a uma empresa criar, implementar e manter um padrão de assinatura para todos os seus colaboradores. Solucionando de forma eficiente alguns problemas típicos em empresas que tentam fazer essa padronização de forma manual.

Com recursos de gerenciamento, um administrador de TI ou profissional de marketing pode cuidar tanto dos aspectos gerais, comuns a todas as assinaturas de e-mail, como dos detalhes individuais de cada colaborador.

Note também que todos os gerenciadores são pagos, ou no modelo Freemium (gratuito até certo ponto).

Problemas típicos na gestão de assinaturas de e-mail

Em uma empresa, é normal que seus colaboradores sejam instruídos a adotar um determinado padrão de assinatura de e-mail para as mensagens enviadas.

Ao definir esse padrão, a empresa procura transmitir uma imagem positiva de si mesma, principalmente para o público externo – como, por exemplo, o objetivo de reforçar a imagem da marca.

Em muitos casos, principalmente para empresas maiores, vamos dizer, acima de 50 funcionários, a adoção desse padrão é feita manualmente, gerando muito desgastes do profissional encarregado da tarefa.

A padronização manual não é viável, ou seja, cada colaborador se encarrega de adequar a sua própria assinatura de e-mail ao padrão definido. Esse procedimento pode dar origem a uma série de inconvenientes, como:

• O transtorno causado aos colaboradores. Não só no momento da criação da assinatura, mas sempre que algum dado precisa ser atualizado (mudança de telefone, de cargo, de departamento). O colaborador precisa dedicar algum tempo para essa tarefa;
• O uso de assinaturas com dados desatualizados. Seja por desatenção, seja por não ter de se dar ao trabalho de fazer uma atualização, colaboradores acabam mantendo assinaturas com dados incorretos;
• A tendência à perda da padronização. Com a atualização individual das assinaturas, é natural começarem a surgir formatações fora do padrão estabelecido;
• A dificuldade de controle. Para a empresa, é inviável ficar verificando, periodicamente, colaborador por colaborador, se a assinatura está no padrão e com dados atualizados.

O resultado é que a tentativa de padronização acaba surtindo o efeito contrário. No lugar de uma identidade única e bem definida, o público externo percebe uma informação difusa e inexata.

Para empresas com muitos colaboradores, o gerenciador é, naturalmente, a solução mais indicada, ao poderem ajudar a liberar as equipes de tarefas repetitivas.

Lista de construtores e gerenciadores

Agora que você sabe a diferença entre um construtor e um gerenciador, é o momento de ver as opções disponíveis no mercado. Nesta seção, daremos uma olhada completa em 18 opções.

Para cada opção, incluímos:

• Nome da opção:
• Screenshot da página inicial do site:
• Tipo: construtor ou gerenciador
• Para quem é indicado:
• Links para o site da empresa:
• Breve descrição:

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Construtores

Para facilitar a leitura e analise, vamos listar os construtores primeiro, e em seguida os gerenciadores.

1. Hubspot

• Tipo: Construtor
• Para quem se destina: Profissionais autônomos, estudantes e clientes do HubSpot.
• Site: https://br.hubspot.com/email-signature-generator

O HubSpot domina o mercado de software de CRM por um tempo. A empresa oferece de forma gratuita o construtor de assinatura de e-mail para os clientes do CRM, e para quem quiser usar. A ferramenta é perfeita para profissionais que tem o intuito de ter uma uma comunicação por e-mail moderna. A ferramenta é disponível em vários idiomas, incluindo o Português e Espanhol.

2. Si.gnatu.re

• Tipo: Construtor
• Para quem se destina: Profissionais autônomos, Advogados, startups com até 10 funcionários.
• Site: https://si.gnatu.re

O Si.gnatu.re é um construtor de assinatura de e-mail em HTML, criado por uma agência de design de Londres, Inglaterra. É oferecido uma versão gratuita para edição por 30 dias, e opção paga com edição livre. O construtor não é o principal negócio da empresa. A agência também trabalha com cartões de visita, web sites, aplicativos móveis e da web.

3. Signaturia

• Tipo: Construtor
• Para quem se destina: Pequenas empresas
• Site: https://www.g2.com/products/signaturia/reviews

Signaturia oferece um construtor que permite que você crie suas assinaturas rapidamente com o mínimo de etapas possível. Existe a opção gratuita, mas após 30 dias você perde a capacidade de fazer alterações nas assinaturas criadas e fica limitado ao tema básico. A menos que você atualize para um plano pago ou baixe a sua assinatura. O plano de OFFICE, sendo pago, oferece recursos avançados, quase de um gerenciador. Como acesso ao Dashboard, estatísticas e recurso de clonar assinaturas de e-mail.

4. HoneyBook – Signature Genarator

• Tipo: Construtor
• Para quem se destina: Clientes da HoneyBook, profissional solo, freelancer.
• Site: https://www.honeybook.com/email-signature

HoneyBook é uma CRM de vendas e oferece um gerador de assinatura de e-mail em HTML livre para os clientes, e profissionais solo. Você pode criar uma assinatura de e-mail em 30 segundos, sem anúncios, mas ao finalizar a criação, você concorda em receber sua assinatura e comunicações por e-mail da empresa.

5. SignatureLab

• Tipo: Construtor
• Para quem se destina: Estudantes, Freelancers, profissional solo.
• Site: https://www.signaturelab.io

SignatureLab é um construtor simples desenvolvido pela empresa Midnight Studio, como um projeto paralelo. Na versão gratuita, sua assinatura personalizada é gerada com um anúncio promocional do Signature Lab no rodapé. Para remover a marca, é necessário comprar um plano.

6. Mailbum

• Tipo: Construtor
• Para quem se destina: Uso pessoal, estudantes
• Site: https://mailbum.io

Mailbum é um construtor de assinatura de e-mail muito simples, criado por Fraser Cook (ele aceita doações para apoiar o projeto). A ferramenta fornece um conjunto básico de modelos de assinatura de e-mail para você personalizar (ícones de rede social, logo), e no final, gerar um código HTML para colar no cliente de e-mail, totalmente livre.

7. htmlsig

• Tipo: Construtor
• Para quem se destina: Pequenas empresas, profissionais autônomos e empreendedores solo.
• Site: https://htmlsig.com

O construtor da htmlsig disponibiliza um painel para organizar as assinaturas de e-mail criadas. Desta forma, torna mais fácil fazer alterações rapidamente, monitorar estatísticas e enviar assinaturas para membros de uma pequena equipe. Apenas da ferramenta oferecer recurso de clone e compartilhar assinatura, o software não é gerenciador.

8. Gimmio

• Tipo: Construtor
• Para quem se destina: Perfeito para web designers e agências de marketing
• Site: https://gimm.io

O construtor de assinatura do Gimmio (anteriormente ZippySig) tem 40 modelos gratuitos para escolher. Você pode criar assinaturas de e-mail instantaneamente a partir de um modelo e enviar para vários membros da equipe de uma vez. Além dos recursos de construtor avançado, é possível importar informações de funcionários em uma única etapa a partir de uma ampla variedade de fontes, como CSV e Excel para criar assinaturas rapidamente.

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Gerenciadores

Em seguida, vamos listar as opções de gerenciadores mais completos.

9. Bybrand

• Tipo: Gerenciador
• Para quem se destina: Perfeito para pequenas e médias empresas, e clientes das integrações.
• Site: https://www.bybrand.io

Bybrand é um software gerenciador de assinaturas de e-mail projetado para empresas. A solução tem integração nativa perfeita com o Google Workspace, Zoho e Freshdesk da Freshworks. Com o objetivo de poupar tempo de gestores de TI e profissionais de marketing, que geralmente são os profissionais encarregados de padronizar a comunicação por e-mail dos funcionário.

Tem avaliação de 30 dias, sem opção de plano gratuito. A automação é um dos maiores benefícios que o gerenciador de assinaturas de e-mail da Bybrand pode oferecer.

10. WiseStamp

• Tipo: Gerenciador.
• Para quem se destina: Freelances, e para empresas de todos os tamanhos.
• Site: https://www.wisestamp.com

Segundo o WiseStamp, eles são o software gerenciador de assinaturas de e-mail líder, usado por mais de 1 milhão de profissionais em todo o mundo, em todas as principais plataformas de e-mail.

O WiseStamp oferece um plano pessoal gratuito, mas com anúncio na sua assinatura de e-mail. E a opção paga, para remover o anúncio. Para empresa, a empresa oferece um gerenciamento centralizado e integrações com o Google Workspace e Office 365 – sem copiar e colar para instalar suas assinaturas.

11. NEWOLDSTAMP

• Tipo: Gerenciador
• Para quem se destina: Pequenas empresas, profissionais autônomos e agências de marketing.
• Site:https://newoldstamp.com

O NEWOLDSTAMP é um gerenciador focado em marketing na assinatura de e-mail. A primeira assinatura básica é gratuita. Por ser um gerenciador, o ponto que se deve dar atenção é a falta de integrações. Para equipes modestas, a tarefa de colar manualmente na conta de cada funcionário é inviável.

Recursos fundamentais como clone, departamentos, banners estão disponíveis. O software pode ser adequado para empresas que pretendem usar assinaturas de e-mail como um canal de marketing.

12. MySignature

• Tipo: Gerenciador
• Para quem se destina: Pequenas empresas, empreendedor solo, e trabalhador autônomo
• Site: https://mysignature.io

MySignature é um software gerenciador de assinatura de e-mail online que ajuda a criar assinaturas profissionais e visualmente atraentes, nenhum conhecimento técnico necessário. A ferramenta é intuitiva. É oferecido uma grande variedade de modelos de assinatura de e-mail.

No site da empresa, a ferramenta é classificada como gerador de assinatura de e-mail. Acreditamos que eles usam esse termo apenas para marketing. Existe o recurso para gerenciar várias assinaturas de e-mail no Dashboard, clone e enviar uma assinatura para o funcionário.

13. Exclaimer

• Tipo: Gerenciador
• Para quem se destina: Empresas de todos os tamanhos
• Site: https://www.exclaimer.com

De todas as opções, o Exclaimer é o que está mais tempo no mercado. A empresa fornece uma solução para projetar e controlar centralmente assinaturas de e-mail em toda a empresa. Cada conta de e-mail recebe uma assinatura de e-mail completa e profissional. O Exclaimer Cloud oferece integração com as plataformas de e-mail Microsoft 365 e Google Workspace.

14. Email Signature Rescue

• Tipo: Gerenciador
• Para quem se destina: Empresas de todos os tamanhos
• Site: https://emailsignaturerescue.com

O software da Email Signature Rescue cria, implanta, instala e gerenciar suas assinaturas. Existem mais de 60 opções de modelos pré-criados. Você precisa baixar um aplicativo e instalar para Mac, Windows, iOS e Android. Quaisquer alterações feitas em assinaturas instaladas usando chaves de assinatura são automaticamente sincronizadas com o cliente de e-mail, ou use a opção de instalar manualmente.

15. CodeTwo

• Tipo: Gerenciador
• Para quem se destina: Empresas que usam o Microsoft 365.
• Site: https://www.codetwo.com

CodeTwo não oferece apenas um gerenciador de assinatura, a empresa também tem ferramentas de e-mail como backup, migração para o Microsoft 365 e Exchange. Para usar a ferramenta, você precisa modificar as configurações de DNS do seu domínio, registros MX e SPF.

Desta forma, suas próximas mensagens de e-mail são enviadas para o servidor da CodeTwo, incorporado a sua assinatura de e-mail, e em seguida, a mensagem enviada para o destinatário.

16. SignatureSatori

• Tipo: Gerenciador
• Para quem se destina: Empresas que usam o Google Workspace (Anteriormente G Suite)
• Site: https://signaturesatori.com

SignatureSatori oferece um gerenciamento centralizado de assinaturas de e-mail para empresas que usam o Google Workspace. A ferramenta tem uma ampla variedade de modelos, editor WYSIWYG visual com a capacidade de editar no modo HTML diretamente. É possível adicionar o último artigo do blog, tweet ou Eventbrite como uma fonte de informação para colocar na assinatura automaticamente.

17. Signitic

• Tipo: Gerenciador
• Para quem se destina: Empresas que usam o Microsoft 365, G Suite e Zoho
• Site: https://www.signitic.com

Signitic é uma solução automatizada de gerenciamento de assinatura de e-mail para Office 365, G Suite e Zoho que elimina a entrada manual de dados. Relatos de clientes mencionam que o software é simples, rápido e eficiente como uma ferramenta para padronizar o canal de comunicação por e-mail.

18. Xink

• Tipo: Gerenciador
• Para quem se destina: Grandes empresas que usam o Microsoft 365 e Google Workspace
• Site: https://www.xink.io

Com 10 anos de mercado, o Xink é uma plataforma projetada para criar, compartilhar e gerenciar assinaturas de e-mail para grandes empresas. Para usá-lo, você precisa modificar o DNS do seu domínio (entradas MX e SPF), similar o CodeTwo, para que desta forma o software incorpore a assinatura na suas mensagem de saída.

A empresa oferece um módulo de campanha, que permite aos profissionais de marketing criar, agendar e medir campanhas de marketing no bloco da assinatura de e-mail.

Identifique os desafios internos

Por fim, a decisão de escolha entre um ou outra opção vai muito da necessidade de cada negócio. O fato de os gerenciadores serem mais completos, não significa que eles sejam sempre opções melhores que os construtores.

Talvez, para um advogado independente, usar um construtor gratuito seja perfeito. Mas para um escritório de advocacia com 30 associados, e que usam o Gmail como plataforma de e-mail, uma solução de gerenciador de assinaturas de e-mail para o Google Workspace seja uma escolha mais inteligente.

Com essa leitura concluída, você está pronto para implantar com sucesso uma comunicação padronizada por e-mail para seus colaboradores, ou suas mensagens de e-mail profissionais.

Espero que esta lista ajude você na busca do melhor software de gerenciamento de assinaturas perfeito.

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