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In der heutigen digitalen Welt sind professionelle HTML-Signaturen wichtiger denn je, und dafür gibt es zwei Hauptgründe. Erstens enthalten sie relevante Informationen über das Unternehmen und seine Mitarbeiter.
Zweitens sind sie eine Gelegenheit, die Marke des Unternehmens zu präsentieren und zu zeigen, worum es in Ihrem Unternehmen geht. Als solches sind sie ein effektives und kostengünstiges Marketing-Tool.
Schlechte E-Mail-Signaturen vermitteln mangelnde Professionalität. Außerdem erschweren sie es E-Mail-Empfängern, Sie über andere Kanäle zu kontaktieren. Durch gute E-Mail-Signaturen können Sie das Image Ihres Unternehmens verbessern und die Besucherzahlen auf Ihrer Website und Ihren sozialen Medienplattformen anheben.
Merkmale einer schlechten E-Mail-Signatur:
- E-Mail-Signatur nur mit Bild
- Falsche Informationen oder nicht funktionierende Links
- Zu viele Informationen
- E-Mail-Signatur Vereinfacht (z. B.: Ihr Name)
Es ist also wichtig, dass alle E-Mail-Konten Ihrer Mitarbeiter mit professionellen HTML-Signaturen versehen sind. Und mit Bybrand ist das ein Kinderspiel.
Best Practices für die Erstellung einer professionellen und beeindruckenden Signatur
Jetzt fragen Sie sich vielleicht, was eine gute E-Mail-Signatur eigentlich ausmacht. Deshalb haben wir für Sie die Best Practices für die Erstellung Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signaturen zusammengestellt.
Mit den folgenden Tipps können Sie die E-Mail-Signaturen Ihrer Mitarbeiter einheitlich gestalten und gleichzeitig das Image Ihrer Marke positiv verstärken.
1. Verwenden Sie eine Standardschrift
Verfügt der E-Mail-Empfänger nicht über die von Ihnen verwendete Schriftart auf seinem Computer, sieht er nur die Fallback-Schrift. Sparen Sie sich Zeit und verwenden Sie eine Standardschrift. Diese gibt es auf nahezu allen Betriebssystemen.
Zu den standardmäßigen Textschriften gehören Arial, Verdana und Times New Roman. Diese Schriftarten sind leicht zu lesen und sehen professionell aus.
Anstatt mehrere Schriftarten zu verwenden, um verschiedene Details hervorzuheben, sollten Sie lieber die Schriftgröße variieren. Alternativ können Sie einen Teil Ihres Textes in Fettdruck setzen, um diese Teile Ihrer professionellen HTML-E-Mail-Signatur hervorzuheben.
Erfahren Sie mehr darüber, wie der E-Mail-Signatur-Editor von Bybrand mit Schriftarten arbeitet.
2. Vermeiden Sie die ausschließliche Verwendung von Bildern
Es empfiehlt sich, ein Bild in die Signatur Ihrer geschäftlichen E-Mails zu integrieren. Wenn Ihre Mitarbeiter ein Foto von sich selbst einfügen, verleiht das ihren E-Mails eine persönliche Note, die ein Logo oder reiner Text nicht bieten kann. Das ist besonders vorteilhaft, wenn Sie in einer Branche tätig sind, in der Sie und Ihre Mitarbeiter regelmäßig mit Kunden zu tun haben. Wenn Sie möchten, können Sie aber auch ein Bild Ihres Firmenlogos anstelle von Mitarbeiterfotos verwenden.
Als Beispiel haben wir hier eine E-Mail-Signatur mit dem Logo der Firma:
Ganz gleich, für welche Option Sie sich entscheiden, eine E-Mail-Signatur darf nicht nur aus einem Bild bestehen. Das mag zwar gut aussehen (schönes Design), ist aber nicht zweckmäßig. Die Signaturen Ihrer geschäftlichen E-Mails sollen es den Empfängern so einfach wie möglich machen, andere Kontaktmöglichkeiten zum Unternehmen zu nutzen.
Mit Canva erstelltes Beispiel für eine E-Mail-Signatur, nur mit Bild.
Wenn Sie z. B. einen Link zur Website Ihres Unternehmens angeben, sollte der Empfänger auf diesen Link klicken können und auf die Website weitergeleitet werden. Das Gleiche gilt für Rufnummern. Dies ist jedoch nicht möglich, wenn Ihre Rufnummer und die Website Ihres Unternehmens auf einem Bild abgebildet sind.
Einige Geräte und E-Mail-Dienste haben außerdem Standardeinstellungen, die Bilder blockieren. Wenn Sie also nur ein Bild verwenden würden, könnte es sein, dass es nicht angezeigt wird, und das wäre auch nicht der Sinn der Sache. Daher ist es unerlässlich, sowohl Text als auch ein Bild in die E-Mail-Signaturen Ihrer Mitarbeiter zu integrieren.
In diesem Beispiel sehen Sie, dass Gmail mit Bildblockierung die E-Mail-Signatur nicht anzeigt.
3. Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen hinzu
Im heutigen digitalen Zeitalter sind professionelle HTML-Signaturen vergleichbar mit Visitenkarten. Sie repräsentieren Ihre Mitarbeiter professionell und müssen die Kontaktdaten des Unternehmens enthalten. So erhalten die Empfänger alternative Möglichkeiten, Ihr Unternehmen zu kontaktieren. Das ist hilfreich, wenn es sich um dringende Angelegenheiten handelt.
Wenn Sie nur reinen Text verwenden, verschenken Sie die Möglichkeit, Besucher auf Ihre Website, Ihren Blog oder Ihre sozialen Medien zu leiten. Fügen Sie also unbedingt Kontaktinformationen und anklickbares HTML ein (mehr dazu später).
Sehen Sie sich die E-Mail an, die wir von Brandon Shin, dem Mitbegründer von Polymail, erhalten haben. Die E-Mail-Nachricht ist nicht schlecht, aber sie ist verbesserungswürdig. Sie könnten die Signatur besser machen, indem Sie den reinen Text durch eine HTML-Signatur ersetzen.
Für E-Mail-Marketing oder automatische Transaktions-E-Mails können Sie eine minimalistische E-Mail-Signatur verwenden.
Es ist schwierig, für jede E-Mail-Signatur allgemeingültige Angaben zur Kontaktaufnahme festzulegen. Die Art der E-Mail-Signatur hängt wirklich von der Art Ihrer Tätigkeit ab.
Die meisten geschäftlichen HTML-Signaturen sollten jedoch zumindest die folgenden Angaben enthalten:
- Name des Mitarbeiters,
- Name und/oder Logo des Unternehmens,
- Link zur Website des Unternehmens,
- Position des Mitarbeiters
- und mindestens eine alternative Möglichkeit, das Unternehmen zu kontaktieren.
Manche Unternehmen fügen noch den Slogan des Unternehmens oder die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters hinzu.
Die professionellen HTML-Signaturen Ihrer Mitarbeiter sollen informativ, aber nicht überladen sein. Versuchen Sie, unnötige Informationen wie alternative E-Mail-Adressen oder mehr als eine Rufnummer zu vermeiden.
4. Rechtliche Hinweise einbeziehen
Die Durchsetzbarkeit von Haftungsausschlüssen in professionellen HTML-Signaturen ist von Land zu Land unterschiedlich. Es wird jedoch empfohlen, dass bestimmte Branchen, insbesondere die Rechts-, Bank- und Finanzbranche, einen Haftungsausschluss in der geschäftlichen E-Mail-Signatur aufnehmen sollten.
Ein wesentlicher Bestandteil aller professionellen E-Mail-Signaturen ist eine Vertraulichkeitsklausel. Diese signalisiert, dass die E-Mail privat und nur für den vorgesehenen Empfänger bestimmt ist.
Ein Beispiel für eine Vertraulichkeitsklausel ist:
WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass die in dieser E-Mail enthaltenen Informationen und alle darin enthaltenen Anhänge vertraulich sind. Sollten Sie diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, benachrichtigen Sie bitte umgehend den Absender und geben Sie den Inhalt dieser E-Mail, einschließlich aller Anhänge, nicht weiter und erstellen Sie keine Kopien davon.
Source: https://www.bybrand.io/editor/disclaimer
Andere Dinge, die in einem rechtlichen Hinweis enthalten sein sollten:
- Haftungsausschluss,
- Sicherheitsklauseln (Warnung vor Virenschutz)
- und Klauseln zur Einhaltung von Vorschriften.
Sie wollen Ihr Unternehmen schützen, aber auch nicht zu viele unnötige Dinge in Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur aufnehmen. Wenn Sie entscheiden, was in die professionellen E-Mail-Signaturen Ihrer Mitarbeiter aufgenommen werden soll, müssen Sie die Art Ihres Unternehmens und Ihren Bedarf an rechtlichem Schutz berücksichtigen.
Disclaimer für E-Mail-Signaturen – 1. Beispiel
Das Beispiel eines Haftungsausschlusses ist nach Sprache getrennt.
Disclaimer für E-Mail-Signaturen – 2. Beispiel
Viele Branchen benötigen keine rechtlichen Hinweise. Wenn Sie einen Disclaimer hinzufügen, obwohl Sie ihn nicht brauchen, würde das Ihre geschäftlichen E-Mail-Signaturen nur unübersichtlich machen.
5. Anklickbare HTML-E-Mail-Signaturen
Wie schon erwähnt, müssen Teile der professionellen HTML-Signaturen Ihres Unternehmens den E-Mail-Empfänger an eine andere Stelle leiten. Geschäftliche E-Mail-Signaturen, die dies tun, werden klickbare HTML-Signaturen genannt. Wir haben Ihnen bereits empfohlen, die Rufnummer Ihres Unternehmens und die URL Ihrer Website zu Hyperlinks zu machen.
Andere Hyperlinks, die Sie einfügen sollten, sind Links zu den Social-Media-Plattformen des Unternehmens. Dazu gehören LinkedIn, Facebook, Twitter, Pinterest, Instagram, usw.
Allerdings sollten Sie darauf achten, dass diese Plattformen aktuell und relevant sind. Binden Sie nicht einfach so viele soziale Medienplattformen wie möglich ein. Es geht darum, Besucher auf diese Websites zu leiten. Es wäre nicht vorteilhaft für das Unternehmen, wenn diese sozialen Medien nicht auf dem neuesten Stand sind.
Beispiel für eine HTML-E-Mail-Signatur
In unserem Beispiel unten werden die Rufnummer, die Website und die sozialen Netzwerke zu einem Hyperlink.
In diesem zweiten Beispiel haben wir ein klickbares Banner.
Außerdem finden Sie einige Beispiele für klickbare HTML-E-Mail-Signaturen in der Bybrand-Galerie.
6. Pronomen in E-Mail-Signaturen
Haben Sie schon einmal eine Antwort erhalten und gesehen, dass Person in ihrer professionellen E-Mail-Signatur Pronomen verwendet? Wie „er“ oder „sie“? Dann fragen Sie sich wahrscheinlich, warum Menschen Pronomen in ihren E-Mail-Signaturen verwenden.
Wenn Sie sich fragen, wie Sie Pronomen in Ihre E-Mail-Signatur einfügen können, erfahren Sie hier, wie das geht. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Pronomen wie „sie/er“, „sie/ihr“ und andere geschlechtsneutrale Pronomen in Ihre HTML-E-Mail-Signaturen einfügen können.
Lesen und sehen Sie sich das YouTube-Video an und erfahren Sie, wie Sie eine Titelzeile in der E-Mail-Signatur hinzufügen oder entfernen können. Oder sehen Sie sich die Video-Anleitung zum Hinzufügen von Pronomen für alle Google Workspace-Nutzer an.
7. E-Mail-Signatur mit animiertem GIF
E-Mail-Signaturen mit animierten GIFs sind ideal, um Ihren E-Mails mehr Spaß und Spannung zu verleihen. Außerdem können Sie mit GIFs ein professionelles Erscheinungsbild erzeugen. Animierte GIFs machen Ihre E-Mails nicht nur optisch ansprechender, sondern erhöhen auch die Aussagekraft Ihrer Nachrichten.
8. Zitate in der E-Mail-Signatur
Motivierende Sätze oder Zitate inspirieren nicht nur den Leser, sondern können Sie auch an Ihre Grundwerte und Überzeugungen erinnern. Ein Zitat in Ihrer HTML-Signatur kann ein idealer Gesprächsanlass in E-Mails sein, das Eis brechen und bedeutsame Gespräche beginnen.
Zitate können auch verwendet werden, um Ihren E-Mails einen Hauch von Humor oder Gelassenheit zu verleihen. Sie können auch zeigen, dass Ihnen Ihre Kunden am Herzen liegen, denn sie vermitteln, dass Sie mit ihren Interessen und Vorlieben vertraut sind.
Beispiel einer E-Mail-Signatur mit einem motivierenden Zitat:
9. Klartextsignatur ohne Bilder
Vielleicht möchten Sie Ihrer Unterschrift nicht zu viele Grafiken hinzufügen, dann ist die Lösung eine reine Textunterschrift. Keine Bilder.
Der Vorteil einer reinen Text-E-Mail-Signatur ist die Kompatibilität mit verschiedenen Geräten. Alle E-Mail-Clients können reine Text-E-Mails problemlos öffnen und anzeigen. Dies garantiert, dass Ihre Nachricht genau so gesehen wird, wie Sie sie gesendet haben.
Einfache E-Mail-Signaturen sind leichtgewichtig: Sie müssen nur Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und nützliche Links zu sozialen Netzwerken und der Website der Organisation angeben. Das ist besser als [att. Ihr Name].
Beispiele für einfache Text-E-Mail-Signaturen:
Abschließende Worte
Verschwenden Sie nicht die Chance, mit einer E-Mail-Signatur einen bleibenden professionellen Eindruck bei den Empfängern zu hinterlassen.
Mit einer guten HTML-E-Mail-Signatur können Sie für Ihre Marke werben und die Besucherzahlen auf Ihrer Website und Ihren Konten in den sozialen Medien anheben. Es ist kostenlose Werbung für Ihre Marke. Zudem können Sie potenzielle Kunden ganz einfach auf Ihre Website oder Ihre Kontaktinformationen verweisen.
Nutzen Sie also diese Tipps, um effektive HTML-E-Mail-Signaturen für Ihre Mitarbeiter zu erstellen. Sie sollten genau widerspiegeln, worum es in Ihrem Unternehmen geht. Dabei müssen sie gut aussehen, damit Sie bei Ihren E-Mail-Empfängern einen positiven Eindruck hinterlassen können.
Erstellen Sie Ihre erste E-Mail-Signatur mit Bybrand
Bybrand bietet die Möglichkeit, wichtige E-Mail-Signaturen für Ihre Mitarbeiter zu erstellen, zu verwalten und zu verteilen.
