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As assinaturas de e-mail podem parecer um detalhe, mas podem ter um grande impacto quando configuradas adequadamente em toda a organização.
As assinaturas de e-mail moldam a marca da empresa, fornecem detalhes de contato importantes e servem até como ferramenta de marketing no canal de comunicação mais importante. Mas quando os funcionários gerenciam suas próprias assinaturas, o resultado costuma ser caótico.
Exemplo de assinatura implantado corretamente da empresa:
Agora, uma assinatura com somente imagem, implantado erradamente. Veja como é exibida no Gmail.
Não menos pior, uma assinatura simples, com texto apenas.
Fontes diferentes, informações desatualizadas, links quebrados e avisos legais ausentes são problemas comuns sem o gerenciamento remoto de assinaturas. Este problema só aumenta com uma força de trabalho remota ou distribuída.
Atualizar assinaturas manualmente para cada funcionário é um pesadelo que consome muito tempo. Por isso, usar a solução correta de assinatura de e-mail remota é tão importante.
Com a plataforma adequada, as empresas podem assumir o controle total de todas as assinaturas. E então, garantindo que cada e-mail pareça profissional, consistente e alinhado com a marca.
Aqui está o que é preciso saber para fazer isso corretamente.
Por que controlar remotamente as assinaturas de e-mail dos funcionários?
O controle remoto das assinaturas de e-mail dos funcionários oferece várias vantagens para as empresas.
O gerenciamento manual de assinaturas frequentemente resulta em inconsistências. Além de informações desatualizadas e oportunidades de marketing perdidas.
Em contrapartida, o gerenciamento centralizado de assinaturas de e-mail garante uniformidade em todas as comunicações, simplifica atualizações em toda a organização e muito mais.
Manter a consistência da marca
Controlar remotamente as assinaturas HTML dos funcionários é essencial para qualquer empresa que deseja manter uma imagem de marca profissional e consistente.
Quando os funcionários criam novas assinaturas manualmente, o resultado costuma ser uma mistura de diferentes fontes, cores e layouts. Essa inconsistência faz a comunicação por e-mail parecer não profissional. Também dilui a identidade da marca da empresa.
Aqui temos um exemplo de assinatura de e-mail com cores da marca:
Se deixar por conta do funcionário, a assinatura facilmente pode ser criada errada.
Ao usar um gerenciador de assinaturas de e-mail, as empresas podem padronizar as assinaturas em toda a organização. Significando que cada mensagem enviada está alinhada com as diretrizes da marca.
Atualizações sem esforço
Uma das principais vantagens do controle remoto de assinaturas de e-mail é a possibilidade de atualizá-las em toda a organização sem esforço. Seja adicionando banners promocionais para uma nova campanha de marketing ou ajustando avisos legais para conformidade.
O gerenciamento centralizado permite implementar atualizações de assinatura para cada funcionário com apenas alguns cliques.
Isso significa que todos os detalhes dos funcionários, informações de contato e mensagens de marketing permanecem atualizados sem a necessidade de usuários individuais modificarem suas próprias assinaturas.
Marketing aprimorado
Do ponto de vista do marketing, assinaturas de e-mail profissionais são uma poderosa ferramenta. Com um sistema centralizado, a equipe de marketing pode gerenciar assinaturas para incluir CTAs, ícones de mídia social e links para sites.
Exemplo de assinatura com um banner de marketing:
Em vez de depender dos funcionários para atualizar manualmente suas assinaturas, as empresas podem implementar campanhas instantaneamente e garantir uma marca consistente em todos os clientes de e-mail e dispositivos móveis.
Conformidade legal
A conformidade legal é outro motivo importante para gerenciar assinaturas de e-mail remotamente. Muitos setores exigem que avisos legais específicos sejam incluídos na comunicação por e-mail.
Exemplo de assinatura com uma seção de aviso legal:
Com uma solução de assinatura de e-mail remota, é possível garantir que os avisos sejam adicionados corretamente e mantidos em todas as assinaturas dos funcionários. Isso elimina o risco de funcionários esquecerem ou modificarem o texto legal necessário. Dessa forma, mantendo a empresa protegida contra problemas de conformidade.
Integração fácil
O uso de software de assinatura de e-mail integrado ao Google Workspace ou Office 365 torna o gerenciamento de assinaturas perfeito.
Equipes de TI ou administradores podem criar modelos de assinatura de e-mail, aplicá-los a usuários ou grupos específicos e controlar as assinaturas em toda a organização a partir de uma única plataforma.
É a maneira mais fácil de sempre incluir os detalhes essenciais em um formato profissional e padronizado.
Como funciona a gestão remota de assinaturas de e-mail
Com a plataforma certa, gerenciar assinaturas de e-mail dos funcionários remotamente é fácil. Em vez de depender dos funcionários para atualizar suas próprias assinaturas manualmente, as empresas podem usar uma solução de gerenciamento centralizado para controlar tudo a partir de um painel.
A Bybrand oferece software de gerenciamento de assinaturas que se integra com plataformas populares como Google Workspace e Microsoft 365. Automatiza o processo de criação, atualização e implantação de assinaturas de e-mail em toda a organização.
Seja para padronizar assinaturas de e-mail, incluir banners promocionais ou adicionar avisos legais, a Bybrand facilita a criação de assinaturas consistentes e atualizadas.
É possível aplicar assinaturas personalizadas para diferentes usuários ou grupos, eliminando a necessidade de gerenciar modelos separados por departamento. Isso facilita atualizações de contatos, links sociais e banners promocionais.
Com isso em mente, aqui está como a Bybrand funciona para diferentes sistemas:
Para Google Workspace
A Bybrand oferece uma integração perfeita com o Google Workspace, que permite aos administradores gerenciar assinaturas centralmente através do Console do Google. Isso é uma enorme economia de tempo, pois o gerenciador de assinaturas pode preencher automaticamente informações do Google diretamente na assinatura de e-mail de cada funcionário.
Vídeo tutorial:
Em vez de atualizar cada assinatura manualmente, é possível atualizar a assinatura de e-mail de qualquer usuário do Gmail com apenas um clique. Isso elimina a necessidade de tutoriais complexos ou instalações manuais. Além de conveniente, essa abordagem também garante precisão e consistência absolutas em toda a organização.
Com esta integração do Google Workspace, as empresas podem sincronizar automaticamente os detalhes dos funcionários do diretório ativo do Google. Elementos como fotos de perfil, cargos e informações de contato estarão sempre atualizados em cada assinatura de e-mail.
Se os detalhes de um funcionário mudarem no Google Workspace, a Bybrand atualiza a assinatura automaticamente, garantindo informações precisas sem esforço extra.
Outra vantagem de usar a Bybrand com o Google Workspace é a possibilidade de lidar com múltiplos domínios e endereços alternativos.
Tutoriais úteis:
- Sincronizar dados de usuários entre o G Workspace e a Bybrand
- Assinaturas com a foto de rosto do usuário do Google Directory
Muitas empresas operam sob múltiplas marcas ou usam endereços de e-mail secundários para diferentes propósitos. A Bybrand permite que administradores criem assinaturas de e-mail que acomodem essas variações sem precisar gerenciar múltiplos modelos de assinatura separadamente.
A integração também suporta atualizações em massa, facilitando a implementação de assinaturas de e-mail em toda a empresa. Assim, se for necessário adicionar um novo banner de chamada para ação, atualizar avisos legais ou mudar o logotipo da empresa, tudo pode ser feito centralmente. Isso garante que tudo permaneça consistente.
E se houver necessidade de usar modelos de assinatura separados para diferentes equipes (como vendas, marketing e suporte ao cliente), é fácil controlar isso através da Bybrand e preencher as informações do Google.
Para Microsoft 365
Se a empresa usa Microsoft 365, também é possível aproveitar a solução de assinatura de e-mail centralizada da Bybrand.
A Bybrand permite que administradores implantem assinaturas padrões em todas as contas Microsoft 365 (via MS Exchange), eliminando a necessidade de colagem manual pelos funcionários. Isso mantém um formato consistente em toda a organização.
Em vez do complexo painel do Exchange Server, a Bybrand oferece uma interface simples para atualizações rápidas de assinaturas por usuário ou departamento.
A integração com o Microsoft 365 gerencia assinaturas em diferentes clientes de e-mail, incluindo Outlook e dispositivos móveis. Isso garante que as assinaturas sejam exibidas corretamente em todas as plataformas, mantendo um visual profissional consistente independente de onde o e-mail é enviado.
Tutoriais úteis:
- Criando uma assinatura HTML com variáveis do Exchange Online
- Adicionando uma assinatura de e-mail para toda a empresa no Microsoft 365
Também é possível criar assinaturas de e-mail dinâmicas usando variáveis. Os administradores podem extrair detalhes dos funcionários como nomes, cargos e números de telefone do diretório Microsoft 365. Isso significa que cada assinatura permanece precisa sem exigir que os funcionários atualizem suas próprias informações.
Para outras plataformas de e-mail
Se a empresa não usa uma plataforma importante como Microsoft ou Google, ainda existem maneiras de gerenciar e garantir assinaturas consistentes usando a Bybrand.
Para empresas que usam serviços de e-mail sem integração nativa, a Bybrand também oferece um recurso de envio em massa de assinaturas de e-mail. Isso permite que as empresas enviem assinaturas pré-projetadas aos funcionários, que podem então aplicá-las manualmente aos seus clientes de e-mail.
Vídeo tutorial:
Embora este método exija que os funcionários copiem e colem suas assinaturas, ainda garante consistência ao fornecer um formato padronizado para todos usarem.
Este recurso é particularmente útil para empresas que usam plataformas como GoDaddy, ProtonMail, Zoom Mail, HostGator e Zoho Mail. Esses serviços podem não oferecer gerenciamento de assinatura integrado. Mas a opção de envio em massa da Bybrand garante que os funcionários recebam suas assinaturas de e-mail profissional via e-mail, com instruções fáceis de seguir sobre como aplicá-las.
Tutoriais úteis:
- Alterar assinatura de e-mail no Apple Mail do Mac
- Assinatura HTML para HubSpot
- Vídeo: Adicionando uma assinatura de e-mail profissional no GoDaddy Webmail;
- Vídeo: Adicionando a assinatura de e-mail HTML no eM Client
Com o recurso de envio em massa, também é possível manter múltiplos modelos de assinatura para diferentes equipes ou departamentos.
Administradores podem criar modelos de assinatura por função, garantindo informações relevantes para cada departamento. O recurso permite adicionar banners de marketing e botões de ação específicos de forma simplificada.
Mesmo sem integração direta, as empresas ainda podem manter controle completo sobre suas assinaturas de e-mail e garantir uma marca consistente em toda a comunicação por e-mail.
Conclusão
O gerenciamento remoto de assinaturas HTML é importante para qualquer empresa que deseja manter uma imagem de marca unificada. O software centralizado de assinaturas de e-mail não apenas ajuda a manter as coisas consistentes, mas também economiza muito tempo. Reduzindo o risco de erros de marca e comunicação.
Ao usar modelos de assinatura de e-mail centralizados e painéis como a Bybrand, é possível simplificar o processo de criação, atualização e gerenciamento de assinaturas em qualquer plataforma de e-mail que a empresa use.
Independentemente da plataforma, será garantida a consistência das assinaturas de e-mail em toda a organização. Assim, economizando tempo e mantendo a consistência da marca. A Bybrand torna esse processo fácil, permitindo o foco no crescimento sem preocupações com assinaturas de e-mail inconsistentes ou desatualizadas.
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