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Pensa alla tua firma e-mail come all’impressione finale che lasci in ogni scambio di e-mail e il suo impatto è spesso sottovalutato.
Quando un’e-mail aziendale è priva di una firma con marchio, può creare un’impressione negativa. Nonostante ciò, molti professionisti trascurano di aggiornare o ottimizzare le proprie firme e-mail, perdendo opportunità per rafforzare il proprio marchio e creare fiducia.
Esploriamo sette chiari segnali che indicano che è ora di una riprogettazione della firma e-mail.
7 segnali che indicano che è ora di riprogettare la tua firma e-mail
Una firma e-mail obsoleta o inefficace potrebbe sembrare innocua, ma invia silenziosamente il messaggio sbagliato ogni volta che premi invio. Se ti stai chiedendo se è ora di prestare attenzione alla tua firma, questi sette segnali sono il tuo chiaro via libera per una riprogettazione della firma e-mail.
Segnale n. 1: informazioni di contatto obsolete
Se la tua firma e-mail mostra ancora il tuo vecchio numero di telefono, una precedente posizione lavorativa o un indirizzo e-mail personale che non usi da anni, questo è un serio rischio per la credibilità.
I destinatari che cercano di contattarti e non ci riescono difficilmente ci riproveranno. E cosa dice questo della tua immagine professionale? Che i tuoi dettagli non valgono la pena di essere tenuti aggiornati?
Questo è più di un semplice problema tecnico: è una questione di fiducia.
I dettagli di contatto obsoleti danneggiano l’immagine professionale e l’identità del marchio. Ogni destinatario deve poter contattarti facilmente tramite e-mail, telefono o sito web.
Informazioni obsolete possono compromettere la gestione delle firme e-mail su larga scala, specialmente in reparti a contatto con i clienti.
Piattaforme come Bybrand garantiscono firme e-mail aggiornate per tutto il team tramite dati sincronizzati.
Aggiorna regolarmente la tua firma, soprattutto dopo promozioni o cambi di ruolo, per mantenere una comunicazione professionale.
Segnale n. 2: e-mail personale di Gmail o Yahoo in un contesto aziendale
L’utilizzo di un indirizzo e-mail personale gratuito come john.doe@gmail.com nella comunicazione professionale fa sollevare qualche sopracciglio.
Esempio:
Anche se può andare bene per progetti secondari o freelance, nella maggior parte dei contesti aziendali, mina la tua autorità. Segnala una mancanza di struttura o, peggio, una mancanza di legittimità.
Un account e-mail professionale legato al nome della tua azienda (come jane@acmeagency.com) non solo ha un aspetto più nitido, ma aumenta anche il riconoscimento del marchio. Dice al tuo destinatario: “Rappresento una vera azienda e prendo sul serio la nostra comunicazione”.
Per le piccole imprese, in particolare, l’utilizzo di un’e-mail di dominio con marchio è un aggiornamento sottile ma importante.
Insieme a una firma e-mail pulita e professionale, rafforza la tua posizione nel panorama aziendale. Questo dà a potenziali clienti e clienti più fiducia nel rispondere.
Segnale n. 3: firma solo immagine
È allettante progettare una firma e-mail elegante come un unico file immagine. Dopotutto, ha un aspetto coerente e puoi inserire loghi, dettagli di contatto e colori del marchio in una sola volta.
Modelli di firma e-mail Canva:
Ma ecco il problema: non tutti i client di posta elettronica renderanno correttamente quell’immagine, soprattutto su dispositivi mobili o se le immagini sono disabilitate per impostazione predefinita.
Una firma e-mail basata su immagini può essere invisibile, inaccessibile e completamente inutile se l’immagine non viene caricata.
Firma solo immagine in Gmail, con immagine bloccata.
Peggio ancora, le firme solo immagine possono gonfiare le dimensioni del file della tua e-mail, attivare i filtri antispam ed escludere qualsiasi collegamento cliccabile a meno che il destinatario non faccia clic con il pulsante destro del mouse e li copi, il che non è esattamente intuitivo.
Dal punto di vista dell’accessibilità, questi non offrono nemmeno un testo alternativo, rendendoli illeggibili per le persone che utilizzano screen reader.
Invece, utilizza un approccio ibrido. Un design di firma basato su codice HTML ti consente di combinare elementi grafici, icone di social media e il logo della tua azienda con testo attivo per dettagli di contatto e collegamenti. Questo mantiene la tua firma pulita, moderna e funzionale su tutti i dispositivi.
Leggi anche: Firma e-mail di Canva vs. firma HTML.
Segnale n. 4: firma con solo nome e titolo
All’estremità opposta dello spettro, una firma troppo minimalista è un’occasione persa. Se la tua attuale firma è solo il tuo nome e la tua posizione lavorativa, non stai offrendo ai destinatari alcun modo per contattarti, saperne di più sul tuo marchio o agire.
Il minimalismo ha il suo posto, ma ridurre la sezione della tua firma a testo semplice rimuove la tua personalità, l’identità visiva della tua azienda e qualsiasi valore funzionale.
Esempio:
Pensala come se stessi distribuendo un biglietto da visita con nient’altro che il tuo nome sopra: inutile.
Il design moderno della firma e-mail riguarda l’equilibrio. Aggiungi informazioni essenziali come la tua linea diretta, il collegamento al sito web, i collegamenti ai social media e l’indirizzo fisico o aziendale.
Una CTA intelligente come “Pianifica una demo” o “Visualizza il portfolio” fa lavorare di più la tua e-mail senza ingombrarla.
Se non sei sicuro di cosa includere, i modelli di firma e-mail di una piattaforma come Bybrand o altro software per firme e-mail possono darti un vantaggio con layout pre-testati che seguono le migliori pratiche per le firme e-mail.
Segnale n. 5: design della firma disordinato o sovraccarico
Aggiungere troppi elementi grafici, citazioni ispiratrici, più icone di social media o più inviti all’azione (CTA) è il modo più veloce per creare caos visivo.
Una firma e-mail disordinata rende il piè di pagina della tua e-mail illeggibile, rallenta il caricamento su schermi più piccoli e crea un’impressione sciatta.
Ricorda: solo perché il tuo editor di firme ti consente di aggiungere immagini, banner e pulsanti non significa che dovresti includerli tutti. Più contenuto non equivale a più valore. In effetti, troppe informazioni rendono il tuo messaggio più difficile da digerire.
Punta a un design reattivo, uno che funzioni bene su varie dimensioni dello schermo e si carichi rapidamente, anche su un telefono cellulare o una vecchia app di posta. Mantieni una gerarchia chiara: logo aziendale in alto, informazioni di contatto successive e collegamenti o inviti all’azione per ultimi.
Un buon design della firma e-mail dovrebbe guidare l’occhio, non confonderlo.
Segnale n. 6: nessun elemento di branding
Se la tua firma non presenta il logo della tua azienda, i colori del marchio o un carattere coerente, ti stai perdendo un’enorme opportunità per il riconoscimento del marchio.
Ogni e-mail è un’opportunità per rafforzare sottilmente l’identità della tua azienda, sia che il messaggio sia interno o esterno.
Quando una firma e-mail professionale manca di branding, può sembrare scollegata dal resto delle informazioni della tua azienda, soprattutto se la tua e-mail fa parte di campagne di marketing più ampie, flussi di onboarding o risposte di assistenza clienti.
Un logo del marchio chiaro, anche se piccolo, collega istantaneamente il tuo messaggio e-mail alla tua attività. L’utilizzo di tipografia, colori e layout coerenti che si allineano alle linee guida del tuo marchio mostra professionalità e premura.
Per i team, gli strumenti centralizzati di gestione delle firme e-mail possono aiutare a far rispettare questa coerenza tra i reparti. Che qualcuno lavori nelle vendite o nelle risorse umane, il piè di pagina dovrebbe comunque sembrare provenire dalla stessa azienda.
E non dimenticare di personalizzare il tuo modello di firma per diversi ruoli mantenendo unificato il branding.
Segnale n. 7: nessun invito all’azione o collegamento ai social media
Se la tua firma e-mail non incoraggia il destinatario a fare nulla, è un’opportunità sprecata.
Il design moderno della firma non riguarda solo la visualizzazione della tua identità. Dovrebbe aiutare a guidare i risultati.
Sia che tu voglia che i destinatari pianifichino una chiamata, visualizzino la tua pagina dei prezzi, leggano un post del blog o si connettano su LinkedIn, un invito all’azione nel piè di pagina della tua e-mail è un aggiornamento semplice e potente.
Le icone dei social media cliccabili permettono ai lettori di esplorare i tuoi profili social e interagire oltre l’e-mail, rafforzando le relazioni e aumentando la consapevolezza del marchio.
Per evitare problemi di design o rendering, usa un software per firme e-mail come Bybrand, che ottimizza la firma per tutti i client di posta.
Assicurati che i collegamenti siano pertinenti e funzionali. Un singolo collegamento chiaro è più efficace di pulsanti affollati che confondono.
Suggerimenti per una moderna riprogettazione della firma e-mail
Riprogettare la tua firma e-mail non deve essere scoraggiante. L’utilizzo di strumenti come Bybrand può semplificare il processo.
L’editor di firme e-mail Bybrand offre modelli HTML per coerenza e flessibilità. Incorpora facilmente logo, contatti e social media. Riprometta con chiarezza e semplicità: usa caratteri leggibili, layout puliti e collegamenti funzionali.
Testa la firma su diversi client e dispositivi.
Aggiorna regolarmente la firma per mantenerla allineata al tuo ruolo e al branding aziendale.
Conclusione
La tua firma e-mail è una risorsa potente per la comunicazione professionale, la coerenza del marchio e il coinvolgimento del pubblico. Se realizzata con cura, rafforza l’identità del tuo marchio e aggiunge classe a ogni messaggio.
Se hai identificato uno qualsiasi dei segnali trattati, è probabilmente il momento di una riprogettazione. Una firma inefficace influisce sulla percezione del tuo marchio.
Non lasciare che una firma obsoleta indebolisca la tua immagine professionale. Aggiorna il design della tua firma: una firma moderna può elevare le tue e-mail e lasciare un’impressione duratura.
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Bybrand offre la possibilità di generare, amministrare e distribuire firme e-mail essenziali per i tuoi dipendenti.