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Creare un’ottima firma e-mail può fare molto per far crescere il tuo marchio e migliorare le comunicazioni. È un aspetto su cui ogni grande organizzazione dovrebbe concentrarsi. Tuttavia, la realtà dell’implementazione delle firme e-mail in un’azienda può essere una vera sfida.
Innanzitutto, devi creare firme coerenti per ogni dipendente. Questi devono attenersi alle stesse linee guida del marchio e allo stesso modello di firma. Poi, devi utilizzare un software per firme e-mail per implementare e gestire le firme di tutti i dipendenti.
Firma e-mail standard dell’azienda:
Se lasci che siano i dipendenti a farlo individualmente, potresti incorrere in problemi di ogni tipo.
Scopriamo il modo migliore per applicare i modelli di firma in tutta la tua azienda e come gestire le firme e-mail dei dipendenti con facilità.
L’importanza delle firme e-mail di marca per i dipendenti
L’utilizzo di firme e-mail personalizzate per i dipendenti ha molti vantaggi sia per i dipendenti che per le aziende.
Ecco alcuni dei motivi principali, con esempi reali di firme e-mail.
Riconoscimento del marchio
Quando i tuoi dipendenti utilizzano una firma e-mail con marchio, aiutano le persone a riconoscere la tua azienda.
Esempio con logo aziendale:
Inoltre, quando le firme e-mail aziendali sono brandizzate, ogni volta che inviano un’e-mail, si tratta di una mini-pubblicità per il tuo marchio. Questo contribuisce a rendere la tua azienda e il tuo marchio più memorabili e riconoscibili.
Professionalità
Una firma e-mail con marchio conferisce un tocco professionale a tutte le e-mail inviate dai tuoi dipendenti.
Esempio di firma e-mail con foto del dipendente:
Dimostra che la tua azienda è attenta ai dettagli e si impegna nella comunicazione. L’utilizzo di una firma e-mail professionale e coerente in tutta la tua azienda può contribuire a creare fiducia e autorità nell’azienda.
Coerenza
Se tutti utilizzano la stessa firma e-mail, la tua azienda offrirà un’immagine unitaria al mondo. La coerenza aiuta anche a creare fiducia e a rendere il tuo marchio più memorabile.
Ampia firma e-mail aziendale:
Marketing delle firme e-mail
Una firma e-mail professionale è molto più di una semplice occasione per promuovere il tuo marchio. È anche un prezioso canale di marketing.
Esempio con pulsanti e link CTA:
Puoi includere nella firma della tua e-mail aziendale link al tuo sito web, icone dei social media cliccabili o promozioni. Questo è un modo semplice per trasformare ogni email in un’opportunità di marketing.
In più: guarda il video su come inserire i pulsanti CTA nella tua firma e-mail.
Problemi comuni con l’aggiunta di una firma manualmente (o lasciando il compito al dipendente)
Le firme HTML sono molto preziose, ma possono anche causare alcuni problemi evidenti se non vengono implementate correttamente. Utilizza il giusto generatore di firme e-mail che offre coerenza a tutto il tuo marchio. È molto più efficace che lasciare che i dipendenti aggiungano le loro firme manualmente.
Ecco alcuni problemi comuni che questo potrebbe causare.
Dimenticando di aggiungere la firma
A volte, per la fretta, i dipendenti possono dimenticare di incollare la loro firma HTML personale, facendo apparire le email incomplete o poco professionali. Questo significa anche che le comunicazioni della tua organizzazione saranno incoerenti, in quanto alcune email includeranno la firma e altre no.
Utilizzo della firma sbagliata
I dipendenti potrebbero avere più firme e-mail salvate e potrebbero accidentalmente utilizzare quella sbagliata per diverse e-mail. Questo provoca incoerenza e confusione e dà un aspetto poco professionale al tuo marchio.
Non testando i link
Se i dipendenti non testano i link nella loro firma, potrebbero non rendersi conto se sono rotti o se indirizzano le persone nel posto sbagliato. Questo potrebbe essere un disastro per la tua firma e-mail, in quanto avrebbe un aspetto poco professionale ed eliminerebbe le possibilità promozionali della firma HTML.
Gestione delle firme e-mail
Per evitare i problemi di cui sopra, è utile disporre di un processo standardizzato o, meglio ancora, di strumenti automatizzati in grado di garantire l’aggiunta della firma corretta a ogni e-mail senza il rischio di errori umani.
Ecco due delle migliori soluzioni per la gestione delle firme e-mail per molti dipendenti.
Come creare una firma e-mail predefinita a partire da un modello
Il modo più semplice per creare una firma professionale è utilizzare un software per firme e-mail che include modelli personalizzabili.
Esempi di modelli di Bybrand:
Con questo approccio, tutto ciò che devi fare è scegliere un modello, o un esempio di firma e-mail, che ti piace e poi personalizzarlo con i tuoi dati di contatto, il tuo titolo di lavoro e il tuo marchio.
Quando utilizzi una soluzione per firme e-mail come Bybrand, puoi scegliere tra un’enorme gamma di modelli, ottimizzati per diversi settori e casi d’uso. Questi modelli sono progettati per funzionare con tutti i client di posta elettronica e sui dispositivi mobili.
Una volta creata la firma e-mail, puoi semplicemente applicarla e gestirla in tutta la tua organizzazione da una piattaforma centralizzata. In questo modo è facile per ogni dipendente avere la propria firma, gestita e realizzata in modo coerente da un unico luogo.
Come creare una firma per i dipendenti utilizzando il proprio HTML
Se vuoi andare oltre la normale modifica della firma e-mail, puoi anche utilizzare uno strumento per firme e-mail che ti permetta di modificare la firma in HTML.
Puoi farlo con Bybrand, dove puoi applicare gli stili CSS in linea e incorporare i tuoi elementi HTML completi, come tabelle, immagini, Emoji e blocchi HTML personalizzati. Questo approccio ti dà molta più libertà nel creare la tua firma e-mail a livello aziendale e nel decidere cosa includere.
Una volta creata, puoi utilizzare il gestore delle firme e-mail per applicare la firma in tutta la tua azienda. Assicurati di aggiornare i dettagli della firma per ogni dipendente.
Gestione delle firme e-mail per più dipendenti
Per creare la tua firma puoi utilizzare gli esempi di firme e-mail riportati sopra. Una volta fatto questo, il passo successivo è l’implementazione e la gestione della firma in tutta la tua organizzazione.
L’utilizzo di uno strumento come Bybrand non semplifica solo la creazione di firme e-mail. Puoi anche gestire queste firme a livello aziendale da un’unica dashboard. Sono disponibili anche integrazioni per l’automazione.
Ecco alcuni dei modi in cui puoi raggiungere questo obiettivo con Bybrand.
Utilizzo dell’elenco dei dipendenti da un file CSV
Se hai bisogno di creare più firme e-mail, uno dei modi più semplici per farlo è utilizzare un generatore di firme e-mail in grado di compilare automaticamente le informazioni di ogni firma in base ai dati del reparto e del dipendente.
Puoi semplicemente fornire un file CSV che elenca i dati dei dipendenti e i dipartimenti, e il generatore di firme e-mail può aggiornare firme uniche sulla base di questo file.
Utilizzare Google Workspace
Puoi anche utilizzare Bybrand per gestire senza problemi le firme e-mail della tua organizzazione attraverso Google Workspace.
La piattaforma ti permette di aggiornare le firme e-mail di qualsiasi utente di Gmail con un solo clic. È sufficiente implementare le firme e-mail e gestire tutti gli account Gmail da un’unica piattaforma.
In questo modo si risparmia tempo e si garantisce la coerenza in tutta l’organizzazione.
Usare i fogli di Google
Proprio come con un file CSV, puoi aggiornare le firme e-mail di tutta la tua organizzazione con un’integrazione di Google Sheets.
Questa integrazione si collega direttamente alle API di Google e ti permette di trasformare tutti i dati del tuo foglio di calcolo in firme e-mail. È uno dei modi più veloci per creare e gestire le firme e-mail di una grande organizzazione.
Da altri strumenti
Bybrand si integra anche con altri strumenti, come Zoho CRM e Freshdesk. Ciò significa che puoi condividere facilmente le informazioni tra queste piattaforme, aiutandoti a creare e generare firme e-mail con facilità.
Non solo si risparmia un sacco di tempo nella creazione di firme e-mail in linea con il brand per tutta la tua forza lavoro, ma tutte le firme possono essere implementate e gestite attraverso un’unica dashboard. In questo modo le firme saranno sempre coerenti.
Conclusione
Creare e implementare le firme e-mail di tutto il tuo team con Bybrand è facile. Le numerose automazioni e integrazioni facilitano un processo rapido e l’utilizzo di questo approccio ti permette di garantire firme e-mail coerenti e professionali in tutti i messaggi inviati.
Per tutti i brand con un numero elevato di dipendenti, questo può essere un vero e proprio cambiamento nella costruzione del marchio e negli sforzi di comunicazione.
Crea la tua prima firma e-mail con Bybrand
Bybrand offre la possibilità di generare, amministrare e distribuire firme e-mail essenziali per i tuoi dipendenti.