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Une excellente signature d’e-mail d’entreprise peut faire une énorme différence dans la façon dont votre entreprise communique. En terminant vos courriels d’entreprise par les bonnes informations, vous pouvez rendre votre marque plus mémorable, faciliter les communications et contribuer à renforcer le professionnalisme général de votre entreprise.
Lorsque vous créez une signature d’e-mail, vous devez vous assurer d’inclure les bons détails pour en tirer le meilleur parti.
Voyons comment les entreprises utilisent les signatures e-mail et quels types de stratégies de signature e-mail vous pouvez appliquer.
Table des matières
Quand votre entreprise doit-elle utiliser des signatures d’e-mail ?
L’utilisation d’une signature e-mail professionnelle présente de nombreux avantages pour toute entreprise. Les signatures e-mail d’entreprise sont polyvalentes et peuvent être utilisées de différentes manières.
La courte réponse à la question de savoir quand utiliser des signatures d’e-mail professionnelles est chaque fois que votre entreprise envoie un e-mail. Cependant, vous pouvez vous concentrer sur des types spécifiques de signatures e-mail pour différents domaines de votre entreprise.
Pour mettre en place des signatures d’e-mails à l’échelle de l’entreprise, utilisez un gestionnaire de signatures tel que Bybrand afin de rationaliser le travail et de gagner du temps. Il s’intègre à diverses solutions comme Google Workspace et Outlook 365, ainsi qu’à des logiciels de service d’assistance et de gestion de la relation client.
Voici quelques-uns des principaux cas d’utilisation d’un gestionnaire de signatures pour les signatures d’e-mail professionnelles.
Si votre entreprise utilise beaucoup le courrier électronique
D’abord et avant tout, toute entreprise qui utilise beaucoup les communications par e-mail devrait utiliser une signature d’e-mail à l’échelle de l’entreprise.
L’utilisation de votre propre signature donne à votre entreprise un aspect plus professionnel. Elle vous permet également d’inclure des informations importantes dans chaque courriel envoyé.
Grâce à une signature d’e-mail professionnelle, vous pouvez renforcer votre marque et la rendre plus reconnaissable pour tous ceux qui reçoivent un e-mail d’une personne de votre entreprise. Pour ce faire, vous pouvez inclure dans votre signature d’e-mail une image de marque mémorable de votre entreprise – nous y reviendrons plus tard.
Exemple : signature d’e-mail de marque :
Une signature d’e-mail professionnel rend aussi la communication plus facile et plus agréable pour tout destinataire d’un e-mail. En effet, il peut facilement accéder aux coordonnées de votre entreprise et à celles de la personne avec laquelle il est en contact. Cette offre contribue à renforcer les liens avec votre entreprise et peut vous aider à obtenir plus de clients avec moins d’efforts.
Si votre entreprise dispose d’équipes d’assistance
Une signature professionnelle est essentielle pour les équipes d’assistance car elle permet d’identifier facilement les rôles et fonctions de chacun.
Un générateur de signatures e-mail permet de créer des signatures personnalisées pour chaque service, facilitant ainsi l’identification des interlocuteurs. Les signatures génériques peuvent créer de la confusion et entraîner des erreurs de communication.
Il est donc important d’avoir des signatures distinctes pour chaque unité, tant pour les équipes externes qu’internes.
Vous trouverez ci-dessous deux exemples de signatures d’e-mail pour agent d’assistance. Notez que les modèles contiennent des liens pour faciliter le libre-service.
Bien entendu, les équipes de vente doivent également disposer d’une signature d’e-mail distincte. Nous y reviendrons plus en détail ci-dessous.
Renforcez votre processus de vente
Vous pouvez créer des signatures d’e-mail conçues pour aider votre équipe de vente à accélérer le processus de vente et à conclure davantage d’affaires.
En plus de donner à vos commerciaux une image plus professionnelle, les signatures d’e-mail peuvent faciliter la prise de contact entre les prospects et les commerciaux. Par exemple, vous pouvez inclure un lien de réservation Calendly dans votre signature d’e-mail afin d’inciter plus de personnes à participer à des appels de démonstration.
Vidéo : Ajouter un lien Calendly dans la signature d’e-mail.
Les générateurs de signatures e-mail doivent être équipés de modèles conçus pour les équipes de vente. L’utilisation des bonnes signatures pour les équipes de vente est simple. Cependant, elle peut contribuer à donner un solide coup de pouce à n’importe quel processus de vente.
Vous trouverez ci-dessous quelques signatures d’e-mail destinées à la vente. Dans la première, nous avons un simple lien, avec les détails pour programmer une présentation de vente.
Dans le deuxième exemple ci-dessous, vous pouvez voir un bouton permettant de planifier une réunion.
Le numéro de téléphone est mis en évidence dans une bannière en bas de page.
Pour tirer parti du marketing
La mise en œuvre de tactiques de marketing dans la signature d’e-mail de votre entreprise est un processus simple. Cependant, lorsqu’elle est bien faite, elle peut avoir un impact significatif sur la façon dont vous présentez votre marque.
Une signature d’e-mail bien conçue peut augmenter la notoriété et soutenir vos efforts marketing en dirigeant le trafic vers votre site web, vos réseaux sociaux ou en promouvant des actions spécifiques.
Voir deux exemples de signature d’e-mail avec une bannière.
L’application d’éléments marketing à votre signature e-mail est assez simple, et une fois que vous avez créé ces signatures e-mail, elles sont appliquées à toutes les communications quotidiennes avec les clients – ce qui leur donne beaucoup de visibilité.
Pour la communication interne
Une signature d’e-mail pour la communication interne augmente considérablement la qualité de la communication entre les employés. Elles ont plusieurs objectifs : améliorer la communication, partager des informations essentielles, fournir un retour d’information et une formation, renforcer l’engagement des employés, instaurer la confiance, célébrer les réussites.
Exemple de signature minimaliste. Notez qu’en général, une signature interne n’a pas besoin d’ajouter le logo de l’entreprise.
Mais il est bon d’ajouter une photo de votre visage.
Éléments importants d’une signature d’e-mail d’entreprise
Il y a beaucoup de choses que vous pouvez inclure dans une signature d’e-mail d’entreprise. Si vous regardez des exemples de signatures e-mail, vous remarquerez que les signatures peuvent être aussi détaillées ou aussi minimalistes que vous le souhaitez.
Quelle que soit l’approche que vous adoptez, veillez à inclure des informations utiles dans votre signature d’e-mail. Ces informations peuvent varier en fonction de l’objectif de votre signature e-mail, mais voici quelques-uns des principaux éléments à inclure :
Logo de l’entreprise
C’est l’élément le plus important de toute signature d’e-mail d’entreprise. L’ajout du logo de votre entreprise contribue à améliorer la reconnaissance de la marque, ce qui est essentiel pour vos communications professionnelles.
Veillez à ce que votre logo soit bien visible, sans pour autant être trop imposant. N’oubliez pas que vous devez toujours prévoir de l’espace pour vos autres informations.
Coordonnées principales
Après votre logo, incluez les coordonnées essentielles : site web, email et téléphone. Ces informations facilitent le contact avec votre entreprise selon la préférence du destinataire.
Pour une signature d’entreprise, utilisez les canaux de communication principaux. Pour des signatures individuelles, ajoutez les coordonnées personnelles de chaque expéditeur.
Icônes des médias sociaux
C’est toujours une bonne idée d’ajouter des icônes de médias sociaux pertinents à votre signature d’e-mail.
Le fait d’avoir des liens cliquables vers les médias sociaux peut aider les gens à se connecter à votre marque et à en savoir plus sur ce que vous faites. Bien sûr, les icônes sociales envoient également plus de trafic vers vos canaux sociaux, ce qui peut aider votre marque à gagner plus d’adeptes et d’engagement.
Si vous essayez de créer une marque personnelle, ces icônes peuvent renvoyer les destinataires vers vos pages personnelles. En revanche, pour une signature d’e-mail d’entreprise, ces icônes doivent renvoyer vers les profils de médias sociaux de votre entreprise.
Autres informations pertinentes
Un bon modèle de signature d’e-mail d’entreprise peut inclure des éléments supplémentaires comme une photo professionnelle, votre poste, du contenu pertinent, une clause de non-responsabilité ou des liens marketing.
Personnalisez la signature pour refléter l’identité de votre marque, et assurez-vous qu’elle s’affiche correctement sur mobile.
Conclusion
Il existe différents outils de signature d’e-mail qui facilitent le processus de création d’une signature d’e-mail d’entreprise. Vous pouvez utiliser un générateur de signature e-mail gratuit, utiliser les outils simples disponibles dans vos clients de messagerie ou utiliser un outil plus avancé pour créer une signature d’e-mail d’entreprise professionnelle.
Quoi qu’il en soit, veillez à ce que la signature de votre courriel contienne les bons éléments pour attirer l’attention du lecteur et promouvoir votre entreprise.
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