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Una gran firma de correo electrónico de empresa puede marcar una enorme diferencia en la forma de comunicarse de tu empresa. Cerrando tus correos electrónicos de empresa con la información adecuada, puedes hacer que tu marca sea más memorable, facilitar las comunicaciones y contribuir a impulsar la profesionalidad general de tu empresa.
Al crear una firma de correo electrónico, debes asegurarte de que incluyes los datos adecuados para sacarles el máximo partido.
Exploremos cómo utilizan las empresas las firmas de correo electrónico y qué tipo de estrategias de firma de correo electrónico puedes aplicar.
Índice
¿Cuándo debe tu empresa utilizar firmas profesionales?
Utilizar una firma de correo electrónico profesional tiene muchas ventajas en cualquier empresa. Las firmas de correo electrónico de empresa son versátiles y pueden utilizarse de dos formas distintas.
La respuesta breve a cuándo utilizar firmas de correo electrónico profesionales es siempre que tu empresa envíe un correo electrónico. Sin embargo, puedes centrarte en tipos específicos de firmas de correo electrónico para distintas áreas de tu empresa.
Para implantar firmas de correo electrónico en toda la empresa, utiliza un gestor de firmas como Bybrand para agilizar el trabajo y ahorrar tiempo. Se integra con varias soluciones como Google Workspace y Outlook 365, así como con software de asistencia y CRM de ventas.
Estos son algunos de los principales casos de uso de un gestor de firmas para firmas de correo electrónico profesionales.
Si tu empresa utiliza mucho el correo electrónico
Ante todo, toda empresa que dependa en gran medida de las comunicaciones por correo electrónico debe utilizar una firma de correo electrónico para toda la empresa.
Utilizar tu propia firma hace que tu empresa parezca más profesional. También te ayuda a incluir información importante en cada correo electrónico saliente.
Una firma HTML profesional refuerza tu marca y la hace más reconocible al incluir elementos memorables de tu empresa.
Ejemplo: firma de correo electrónico de la marca:
Una firma empresarial facilita la comunicación al proporcionar acceso directo a los datos de contacto y de la empresa. Esto fortalece las conexiones con clientes y puede ayudar a generar más negocios de manera eficiente.
Si tu empresa tiene equipos de apoyo
Una firma profesional siempre es importante para los equipos de asistencia. Esto se debe a que la gente puede utilizar las firmas de correo electrónico para distinguir fácilmente entre las funciones de tu empresa y lo que hace la persona con la que se está comunicando.
Utilizando un generador de firmas, puedes crear fácilmente firmas personalizadas para tu equipo de soporte, departamento de TI, equipos de RR. HH., etc. Así, cuando alguien tenga una consulta concreta, sabrá exactamente con quién está hablando y cuál es su cargo.
Si te limitas a utilizar una firma de correo electrónico genérica en toda tu empresa, es muy probable que la gente envíe mensajes a las personas equivocadas, causando confusión.
Por eso debes tener firmas HTML personalizadas para cada unidad de negocio, como tu equipo de atención al cliente. El mismo principio se aplica también internamente, por lo que los equipos de RR. HH. deben tener sus propias firmas de correo electrónico.
A continuación tienes dos ejemplos de firmas de correo electrónico para agente de soporte. Ten en cuenta que las plantillas tienen enlaces de ayuda al autoservicio.
Por supuesto, los equipos de ventas también necesitan tener una firma de correo electrónico distintiva. Entraremos en los detalles de esto más adelante.
Para reforzar tu proceso de venta
Puedes crear firmas de correo electrónico diseñadas para ayudar a tu equipo de ventas a acelerar el proceso de ventas y cerrar más tratos.
Además de hacer que tus representantes de ventas parezcan más profesionales, las firmas de correo electrónico pueden facilitar que los clientes potenciales se pongan en contacto con ellos. Por ejemplo, puedes incluir un enlace de reserva de Calendly en tu firma para ayudar a que más personas realicen llamadas de demostración.
Vídeo: Añadir un enlace de Calendly en la firma de correo electrónico.
Los generadores de firmas de correo electrónico deben venir equipados con plantillas diseñadas para los equipos de ventas. Utilizar las firmas adecuadas para los equipos de ventas es sencillo, pero puede ayudar a dar un impulso sólido a cualquier proceso de ventas.
A continuación puedes ver algunas firmas de correo electrónico para ventas. En la primera, tenemos un enlace sencillo, con detalles para programar una presentación de ventas.
En este segundo ejemplo, puedes ver un botón para programar una reunión.
Tercer ejemplo, tenemos el número de teléfono resaltado en un banner en el pie de página.
Para aprovechar el marketing
Implementar tácticas de marketing en la firma de correo electrónico de tu empresa es un proceso sencillo. Sin embargo, cuando se hace bien, puede tener un impacto significativo en cómo retratas tu marca.
Incluyendo los elementos adecuados en tu firma de correo electrónico, es posible utilizar tu firma para generar conciencia de marca y ayudarte a conseguir determinadas acciones de marketing. Por ejemplo, puedes utilizar tu firma HTML para dirigir tráfico a tu sitio web, enviar personas a tus páginas de redes sociales o promover una llamada a la acción específica.
Ver dos ejemplos de firma de correo electrónico con un banner.
Aplicar elementos de marketing a tu firma de correo electrónico es bastante sencillo, y una vez creadas estas firmas de correo electrónico, se aplican a todas las comunicaciones diarias con los clientes, lo que les da mucha visibilidad.
Para la comunicación interna
Una firma de correo electrónico para la comunicación interna aumenta significativamente la calidad de la comunicación entre los empleados. Sirven para varios propósitos, como mejorar la comunicación, compartir información crítica, proporcionar feedback y formación, aumentar el compromiso de los empleados, generar confianza, celebrar los logros.
Ejemplo de firma minimalista. Ten en cuenta que normalmente una firma interna no necesita añadir el logotipo de la empresa.
Pero es una buena idea añadir una foto de la cara.
Elementos de la firma HTML de una empresa
Hay muchas cosas que puedes incluir en la firma de correo electrónico de una empresa. Si miras ejemplos de firmas de correo electrónico, verás que las firmas pueden ser tan detalladas o minimalistas como quieras.
Sea cual sea el enfoque que adoptes, asegúrate de incluir información útil en tu firma de correo electrónico. Esto puede variar en función de cuál sea tu objetivo para la firma de correo electrónico, pero aquí tienes algunos de los principales elementos que debes incluir:
Logotipo de la empresa
Es el elemento más importante de cualquier firma de correo electrónico de empresa. Añadir el logotipo de tu empresa ayuda a mejorar el reconocimiento de la marca, algo esencial para tus comunicaciones profesionales.
Asegúrate de que tu logotipo destaque, pero que no resulte abrumador. Recuerda que aún tienes que incluir espacio para el resto de tu información.
Información de contacto principal
Después de tu logotipo, tienes que incluir los datos de contacto principales de tu empresa. Esto debería incluir la URL de tu sitio web, una dirección de correo electrónico relevante y un número de teléfono móvil (si es aplicable a tu empresa).
Al incluir esta información, facilitas que la gente se ponga en contacto con tu empresa a través del método que mejor les convenga.
Las firmas corporativas generales deben incluir los canales principales de comunicación de la empresa, aunque pueden personalizarse con datos individuales si se crean firmas específicas para cada remitente.
Siempre es una buena idea añadir iconos de redes sociales relevantes a tu firma de correo electrónico.
Tener enlaces clicables en las redes sociales puede ayudar a la gente a conectar con tu marca y saber más sobre lo que haces. Por supuesto, los iconos sociales también envían más tráfico a tus canales sociales, lo que puede ayudar a tu marca a ganar más seguidores y compromiso.
Si intentas crear una marca personal, estos iconos pueden enviar a los destinatarios a tus páginas personales. Sin embargo, para una firma de correo electrónico de empresa, estos iconos deberían llevar a los perfiles de las redes sociales de tu empresa.
Otros datos relevantes
Toda plantilla de firma empresarial debe incluir estos elementos básicos, aunque puedes personalizar con un retrato, cargo, contenido clave, descargo de responsabilidad o enlaces de marketing.
Personaliza la firma para reflejar tu marca y asegúrate de que se visualice correctamente en dispositivos móviles.
Conclusión
Hay varias opciones para crear firmas de correo electrónico empresariales: generadores gratuitos, herramientas básicas integradas en clientes de correo, o soluciones profesionales más avanzadas.
En cualquier caso, asegúrate de que tu firma de correo electrónico contiene los elementos adecuados para atraer la atención del lector y promocionar tu empresa.
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