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Eine großartige E-Mail-Signatur kann einen enormen Unterschied in der Art und Weise ausmachen, wie Ihr Unternehmen kommuniziert. Indem Sie Ihre Unternehmens-E-Mails mit den richtigen Informationen abschließen, können Sie Ihre Marke einprägsamer machen, die Kommunikation erleichtern und die Professionalität Ihres Unternehmens insgesamt steigern.
Wenn Sie eine E-Mail-Signatur erstellen, müssen Sie darauf achten, dass Sie die richtigen Angaben machen, damit Sie das Beste daraus machen können.
Lassen Sie uns herausfinden, wie Unternehmen E-Mail-Signaturen verwenden und welche Strategien für E-Mail-Signaturen Sie anwenden können.
Inhaltsverzeichnis
Wann sollte Ihr Unternehmen E-Mail-Signaturen verwenden?
Die Verwendung einer professionellen E-Mail-Signatur hat für jedes Unternehmen viele Vorteile. E-Mail-Signaturen für Unternehmen sind vielseitig und können auf verschiedene Weisen verwendet werden.
Die kurze Antwort auf die Frage, wann Sie professionelle E-Mail-Signaturen verwenden sollten, lautet: immer dann, wenn Ihr Unternehmen eine E-Mail verschickt. Sie können sich jedoch auf bestimmte Arten von E-Mail-Signaturen für verschiedene Bereiche Ihres Unternehmens konzentrieren.
Um unternehmensweite E-Mail-Signaturen zu implementieren, verwenden Sie einen Signatur-Manager wie Bybrand, um die Arbeit zu rationalisieren und Zeit zu sparen. Er lässt sich mit verschiedenen Lösungen wie Google Workspace und Outlook 365 sowie mit Helpdesk-Software und Vertriebs-CRM integrieren.
Hier sind einige der wichtigsten Anwendungsfälle für die Verwendung eines Signatur-Managers für professionelle E-Mail-Signaturen.
Wenn Ihr Unternehmen viel mit E-Mail arbeitet
In erster Linie sollte jedes Unternehmen, das stark auf E-Mail-Kommunikation angewiesen ist, eine unternehmensweite E-Mail-Signatur verwenden.
Die Verwendung Ihrer eigenen Signatur lässt Ihr Unternehmen professioneller erscheinen. Außerdem können Sie damit wichtige Informationen in jede ausgehende E-Mail einfügen.
Mit einer professionellen E-Mail-Signatur können Sie Ihre Marke stärken und Ihre Marke für jeden, der eine E-Mail von jemandem aus Ihrem Unternehmen erhält, besser erkennbar machen. Dies erreichen Sie, indem Sie Ihre E-Mail-Signatur mit einem einprägsamen Unternehmensporending versehen – dazu später mehr.
Beispiel, gebrandete E-Mail-Signatur:
Eine geschäftliche E-Mail-Signatur macht die Kommunikation auch für jeden E-Mail-Empfänger einfacher und angenehmer. Denn er kann ganz einfach auf Ihre Geschäftsdaten und die spezifischen Kontaktdaten desjenigen zugreifen, mit dem er in Kontakt steht. Dies trägt dazu bei, die Bindung an Ihr Unternehmen zu stärken, und kann Ihnen helfen, mit weniger Aufwand mehr Kunden zu gewinnen.
Wenn Ihr Unternehmen über Support-Teams verfügt
Eine professionelle Signatur ist für Support-Teams immer wichtig. Denn anhand von E-Mail-Signaturen kann man leicht zwischen den Funktionen in Ihrem Unternehmen und den Aufgaben der Person, mit der Sie kommunizieren, unterscheiden.
Mit einem E-Mail-Signatur-Generator können Sie ganz einfach individuelle Signaturen für Ihr Support-Team, die IT-Abteilung, die Personalabteilung usw. erstellen. Wenn also jemand eine spezielle Anfrage hat, weiß er genau, mit wem er spricht und welche Funktion er innehat.
Wenn Sie eine generische E-Mail-Signatur für Ihr gesamtes Unternehmen verwenden, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Nachrichten an die falschen Personen gesendet werden, was zu Verwirrung führt.
Deshalb brauchen Sie für jede Geschäftseinheit, wie z.B. Ihr Kundenserviceteam, eine eigene E-Mail-Signatur. Das gleiche Prinzip gilt auch intern, weshalb die Personalabteilung ihre eigenen E-Mail-Signaturen haben sollte.
Nachstehend finden Sie zwei Beispiele für E-Mail-Signaturen für Support-Mitarbeiter. Beachten Sie, dass die Vorlagen Links zur Hilfe bei der Selbstbedienung enthalten.
Natürlich benötigen Vertriebsteams auch eine eindeutige E-Mail-Signatur. Auf die Details gehen wir weiter unten ein.
So stärken Sie Ihren Verkaufsprozess
Sie können E-Mail-Signaturen erstellen, die Ihrem Vertriebsteam helfen, den Verkaufsprozess zu beschleunigen und mehr Geschäfte abzuschließen.
E-Mail-Signaturen lassen Ihre Vertriebsmitarbeiter nicht nur professioneller aussehen, sondern können es potenziellen Kunden auch erleichtern, mit den Vertriebsmitarbeitern in Kontakt zu treten. Sie können zum Beispiel einen Calendly-Buchungslink in Ihre E-Mail-Signatur einfügen, um mehr Interessenten für Demo-Anrufe zu gewinnen.
Video: Hinzufügen eines Calendly-Links in der E-Mail-Signatur.
E-Mail-Signatur-Generatoren sollten mit Vorlagen ausgestattet sein, die für Vertriebsteams konzipiert sind. Die Verwendung der richtigen Signaturen für Vertriebsteams ist einfach, aber sie kann jedem Vertriebsprozess einen soliden Schub verleihen.
Nachfolgend finden Sie einige E-Mail-Signaturen für den Vertrieb. Die erste enthält einen einfachen Link zur Terminvereinbarung für eine Verkaufspräsentation.
In diesem zweiten Beispiel unten sehen Sie eine Schaltfläche zur Planung einer Besprechung.
In diesem Beispiel zeigen wir die Telefonnummer prominent im Footer-Banner.
So nutzen Sie das Marketing
Die Implementierung von Marketing-Taktiken in die E-Mail-Signatur Ihres Unternehmens ist ein unkomplizierter Prozess. Wenn Sie es jedoch richtig machen, kann es einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie Sie Ihre Marke darstellen.
Wenn Sie die richtigen Elemente in Ihre E-Mail-Signatur einbauen, können Sie Ihre Signatur nutzen, um Ihre Marke bekannt zu machen und bestimmte Marketingaktionen zu erreichen. Sie können Ihre E-Mail-Signatur beispielsweise nutzen, um Besucher auf Ihre Website zu leiten, Menschen auf Ihre Social-Media-Seiten zu schicken oder einen bestimmten Aufruf zum Handeln zu fördern.
Sehen Sie sich zwei Beispiele für E-Mail-Signaturen mit einem Banner an.
Die Anwendung von Marketingelementen auf Ihre E-Mail-Signatur ist ziemlich einfach, und sobald Sie diese E-Mail-Signaturen erstellt haben, werden sie in der täglichen Kommunikation mit Kunden verwendet – was Ihnen eine hohe Sichtbarkeit verleiht.
Für die interne Kommunikation
Eine E-Mail-Signatur verbessert die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern. Sie unterstützt den Informationsaustausch, das Feedback, die Mitarbeiterengagement und die Vertrauensbildung.
Beispiel für eine minimalistische Signatur. Beachten Sie, dass eine interne Signatur in der Regel nicht das Firmenlogo enthalten muss.
Aber es ist eine gute Idee, ein Gesichtsfoto hinzuzufügen.
Wichtige Elemente einer E-Mail-Signatur für Unternehmen
In einer E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen können Sie eine ganze Menge unterbringen. Wenn Sie sich Beispiele für E-Mail-Signaturen ansehen, werden Sie feststellen, dass Signaturen so detailliert oder so minimalistisch sein können, wie Sie möchten.
Welchen Ansatz Sie auch immer wählen, stellen Sie sicher, dass Sie hilfreiche Informationen in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen. Je nachdem, welches Ziel Sie mit Ihrer E-Mail-Signatur verfolgen, kann dies unterschiedlich sein, aber hier sind einige der wichtigsten Elemente, die Sie aufnehmen sollten:
Firmenlogo
Dies ist das wichtigste Element für jede E-Mail-Signatur eines Unternehmens. Das Hinzufügen Ihres Firmenlogos trägt dazu bei, den Wiedererkennungswert Ihrer Marke zu erhöhen – was für Ihre professionelle Kommunikation unerlässlich ist.
Achten Sie darauf, dass Ihr Logo hervorsticht, aber nicht zu aufdringlich ist. Denken Sie daran, dass Sie noch Platz für Ihre anderen Informationen brauchen.
Primäre Kontaktinformationen
Nach Ihrem Logo müssen Sie die wichtigsten Kontaktinformationen Ihres Unternehmens angeben. Dazu gehören die URL Ihrer Website, eine relevante E-Mail-Adresse und eine Mobiltelefonnummer (falls für Ihr Unternehmen zutreffend).
Indem Sie diese Informationen angeben, erleichtern Sie es Ihren Kunden, mit Ihrem Unternehmen auf dem für sie am besten geeigneten Weg in Kontakt zu treten.
Wenn Sie eine allgemeine, unternehmensweite E-Mail-Signatur verwenden, dann sollten die Kontaktinformationen für die wichtigsten Kommunikationskanäle des Unternehmens gelten. Sie können dies jedoch für individuelle Kontaktangaben anpassen, wenn jede E-Mail-Signatur auf den Absender zugeschnitten ist.
Symbole für soziale Medien
Es ist immer eine gute Idee, Ihrer E-Mail-Signatur entsprechende Symbole für soziale Medien hinzuzufügen.
Anklickbare Links zu sozialen Medien können Menschen helfen, sich mit Ihrer Marke zu verbinden und mehr über Ihre Arbeit zu erfahren. Natürlich führen soziale Symbole auch zu mehr Traffic auf Ihren sozialen Kanälen, was Ihrer Marke zu mehr Followern und Engagement verhelfen kann.
Wenn Sie versuchen, eine persönliche Marke aufzubauen, dann können diese Symbole die Empfänger auf Ihre persönlichen Seiten leiten. Bei einer E-Mail-Signatur für ein Unternehmen sollten diese Symbole jedoch zu den Profilen Ihres Unternehmens in den sozialen Medien führen.
Andere relevante Details
Eine gute E-Mail-Signatur enthält die Basiselemente und kann durch ein Profilbild, Berufsbezeichnung, Disclaimer oder Marketing-Links ergänzt werden.
Gestalten Sie die Signatur im Markenstil und stellen Sie sicher, dass sie auf allen Geräten korrekt angezeigt wird.
Schlussfolgerung
Es gibt verschiedene E-Mail-Signatur-Tools, die Ihnen die Erstellung einer E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen erleichtern. Sie können einen kostenlosen E-Mail-Signatur-Generator verwenden, die einfachen Tools Ihres E-Mail-Clients nutzen oder ein fortschrittlicheres Tool zur Erstellung einer professionellen E-Mail-Signatur für Unternehmen verwenden.
Wie auch immer, stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Abmeldung die richtigen Elemente enthält, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu gewinnen und Ihr Unternehmen zu fördern.
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