This post is also available in: English
Uma assinatura de e-mail bem pensada para o Zoho Desk pode ajudar você a criar relacionamento com os clientes, credibilidade entre os agentes de atendimento ao cliente e fidelidade à marca, aumentando a retenção de clientes.
Exemplo de assinatura de e-mail para o Zoho Desk:
Siga nossas melhores práticas para aproveitar esses benefícios e criar seu próximo e-mail de suporte ao cliente manualmente no Zoho Desk. Ou automatize o processo com um poderoso software de gerenciamento de assinaturas como a Bybrand.
Compreendendo assinaturas de e-mail no Zoho Desk
Uma assinatura de e-mail é uma parte essencial de um e-mail. É o bloco de texto ou HTML no rodapé do seu e-mail, que atua como seu significante e cartão de visita.
A seção de assinatura pode incluir muitas informações, como seu nome, cargo, nome da empresa, detalhes de contato e qualquer outra informação relevante.
Com um software de helpdesk como o Zoho Desk, você pode usar modelos de helpdesk para criar uma seção de assinatura para cada departamento e um novo ticket.
Por que uma assinatura de e-mail é importante?
Além de fornecer detalhes de contato essenciais para os clientes, as assinaturas de e-mail atendem a uma série de propósitos, incluindo:
- Reforçando a marca da sua empresa por meio de design consistente
- Adicionando profissionalismo às interações com o cliente
- Direcionar clientes para links importantes, como perguntas frequentes, chat ao vivo ou recursos de suporte
- Personalizando e-mails de suporte com nomes e funções dos agentes
Melhores práticas para assinaturas de e-mail do help desk
Uma assinatura de e-mail eficaz no Zoho Desk não acontece acidentalmente. É preciso estratégia para aproveitar ao máximo sua seção de assinatura.
Com base em nossa experiência, essas práticas recomendadas são essenciais para criar uma assinatura de e-mail eficaz que mantenha a consistência da marca e forneça instruções práticas para comunicação futura com os clientes.
Mantenha a assinatura de e-mail simples
A legibilidade é crucial ao enviar e-mails. Um e-mail desorganizado sobrecarrega os leitores e os impede de ver as informações mais relevantes, o que é especialmente importante ao lidar com consultas de atendimento ao cliente.
Portanto, crie uma assinatura de e-mail de suporte simples e profissional. Evite usar muitas cores, muitas fontes diferentes e blocos de texto longos. Mantenha a seção de assinatura concisa e direta.
Exemplo de uma assinatura HTML simples:
Mantenha o logotipo da empresa e a marca básica para aumentar o apelo visual. Mas mantenha-o equilibrado com o texto da assinatura de e-mail para não sobrecarregar o leitor.
Adicione todas as informações essenciais
Em seguida, certifique-se de que sua assinatura de e-mail contenha todas as informações essenciais da sua empresa e departamento.
Por exemplo, inclua:
- Nome completo: adicionar seu nome completo ajuda a personalizar a comunicação e garante que os clientes possam acessar seu suporte ou departamento diretamente.
- Cargo: fornece contexto sobre sua função para garantir que os clientes estejam falando com o departamento de suporte certo.
- Nome da empresa: isso reforça a marca da empresa e gera confiança nos clientes ao falar com um agente de suporte.
- Informações de contato: inclua um número de telefone e endereço de e-mail para o cliente poder acessar o suporte do seu departamento sem demora.
- Site da empresa: oferece aos clientes uma maneira fácil de acessar suas contas, saber mais sobre seus serviços ou acessar instruções exclusivas do help desk.
- Isenções de responsabilidade legais: se necessário, inclua uma isenção de responsabilidade de privacidade ou um aviso de confidencialidade, especialmente se um departamento lida com informações confidenciais, como informações bancárias.
- Informações do ticket: O Zoho Desk cria um ID exclusivo para cada novo ticket. Adicione essas informações para ajudar os clientes a encontrar seu agente de suporte e caso.
Adicionar links úteis
As assinaturas também são ótimas para direcionar clientes para outros canais de suporte e instruções dedicadas.
Adicione links para a base de conhecimento, FAQs ou centro de suporte da sua empresa. Você também pode vincular a outros canais de suporte, como chat ao vivo, WhatsApp ou portais de envio de tickets do Zoho Desk.
Exemplo de assinatura com links úteis:
Uma assinatura de e-mail também é uma chance de comercializar as contas de mídia social da sua empresa. Crie um link para a conta de mídia social da sua organização para incentivar o engajamento.
Este também é um momento-chave para vincular a sites de avaliação como o Google My Business. Os clientes podem compartilhar suas experiências com seu departamento de suporte ao cliente, ajudando-o a construir confiança e credibilidade do consumidor.
Mantenha a consistência da marca
Uma marca consistente é crucial para construir confiança e credibilidade entre os clientes e construir uma identidade empresarial forte. Isso promove a fidelidade do cliente, o que é essencial para aumentar a retenção de clientes.
Exemplo:
Você não só paga 5 vezes menos para adquirir um cliente recorrente, mas eles também gastam 31% a mais do que novos clientes. É seguro dizer que clientes recorrentes são o pão com manteiga de qualquer empreendimento comercial bem-sucedido.
Garanta que todas as assinaturas de e-mail estejam alinhadas com a identidade visual da sua empresa incorporando:
- O logotipo da empresa
- Foto do perfil do agente
- Cores e fontes da marca
- Um slogan ou declaração de missão (se aplicável)
Otimize a assinatura para dispositivos móveis
A otimização para dispositivos móveis é crucial, pois 61,9% dos e-mails são abertos em dispositivos móveis. Se sua assinatura de e-mail não for amigável para dispositivos móveis, você arrisca perder os benefícios de uma boa assinatura, além de impactar a legibilidade do e-mail.
Exemplo de uma assinatura mobile com 320 de largura:
Garanta que sua assinatura de e-mail seja compatível com dispositivos móveis verificando sua assinatura e logotipo em vários dispositivos. Certifique-se de que a seção de assinatura carregue corretamente e se ajuste ao tamanho e aos recursos da tela.
Verifique também a usabilidade usando diferentes provedores de e-mail, como Gmail, Outlook, Apple Mail, etc.
Assinatura de e-mail no Zoho Desk: como configurar manualmente
O Zoho Desk permite que você crie manualmente uma assinatura, o que lhe dá muito mais liberdade criativa com o design e a saída. Não importa seu departamento ou empresa, você pode criar uma assinatura informativa consistente com o kit de branding da empresa.
Para criar sua assinatura de e-mail manualmente no Zoho Desk, siga estas etapas:
1. Faça login no Zoho Desk
Primeiro, faça login na sua conta Zoho Desk. Você precisará das informações de login exclusivas da sua empresa no Zoho para acessar o ícone de engrenagem de configurações e criar uma assinatura do zero.
2. Acesse as configurações de assinatura
Após efetuar login com sucesso na sua conta do Zoho Desk, navegue até o canto superior direito do painel.
- Clique no ícone de engrenagem Configurações no canto superior direito.
- Na seção Preferências, selecione Assinatura.
3. Crie uma assinatura
Em seguida, clique na opção Adicionar assinatura. Escolha o departamento onde você quer aplicar uma nova assinatura de e-mail.
- Use o editor HTML para compor sua assinatura.
- Adicione texto, imagens e links, formate as fontes e cores para alinhá-las à sua marca e clique em Inserir no editor HTML para adicionar um logotipo.
- Clique em Salvar para proteger seu progresso.
4. Salve e implante a nova assinatura
Por fim, clique em Salvar para aplicar a assinatura personalizada ao departamento selecionado.
Se você quiser a mesma assinatura para todos os departamentos, use o menu suspenso Salvar e confirme quais departamentos você escolher.
Novamente, clique em Salvar quando terminar de escolher os departamentos aplicáveis.
Também temos um vídeo sobre como atualizar uma assinatura de e-mail HTML individual no Zoho Desk.
Criação e gerenciamento automático de assinaturas para Zoho Desk
Usar uma ferramenta poderosa como a Bybrand ajudará você a criar, gerenciar e implantar assinaturas de e-mail no Zoho Desk.
Vídeo completo:
Vídeo de instalação da integração Bybrand + Zoho Desk.
A implantação garante que cada e-mail enviado pela sua equipe de suporte inclua uma assinatura profissional e consistente, o logotipo da empresa e todos os links comerciais necessários.
Veja como usar a Bybrand para Zoho Desk para criar e gerenciar assinaturas automaticamente.
1. Entre no Bybrand
Acesse sua conta Bybrand fazendo login com suas credenciais de login exclusivas.
- Navegue até Integrações e selecione a integração Bybrand Zoho Desk.
- Habilite a integração do Zoho Desk para iniciar a configuração da assinatura.
- Clique em Conectar e autentique sua conta do Zoho Desk.
- Conceda à Bybrand as permissões de conta necessárias para gerenciar assinaturas de e-mail.
2. Importe os agentes e os departamentos Zoho Desk
Em seguida, importe seus agentes do Zoho Desk para a Bybrand. Isso permite que você atribua assinaturas de e-mail a vários agentes automaticamente.
Após importar todos os agentes, verifique o seguinte:
- Todos os agentes foram importados para a Bybrand.
- Os departamentos no Zoho Desk são atribuídos corretamente para aplicação de assinatura.
- Você tem as permissões necessárias para gerenciar as configurações do agente.
3. Atribuir assinaturas a agentes específicos
Escolha quais agentes ou departamentos devem receber a nova assinatura.
- Navegue até sua conta Bybrand e depois Integração com Zoho Desk.
- Selecione um agente e use o editor HTML para selecionar o modelo de assinatura de e-mail apropriado, o logotipo e as preferências de configuração.
- Clique em Aplicar para atualizar a assinatura do agente instantaneamente.
4. Implantar assinaturas para vários agentes
Você pode atribuir assinaturas a vários agentes de uma só vez.
- Se precisar aplicar a mesma assinatura a vários agentes, selecione Atribuição em massa.
- Escolha os agentes relevantes na conta e clique em Salvar para confirmar a implantação.
- Todos os agentes designados receberão a assinatura atualizada em suas configurações do Zoho Desk.
5. Habilitar assinaturas em todo o departamento
Se você preferir uniformidade em todo o departamento:
- Selecione as configurações do departamento no Zoho Desk.
- Escolha o modelo de assinatura padrão para todos os agentes do departamento.
- Aplique a assinatura, garantindo que todos os e-mails do logotipo e da marca permaneçam consistentes, e clique em Salvar.
6. Teste e verifique as assinaturas
Certifique-se de que a assinatura esteja correta e verifique todas as informações da assinatura com um teste.
- Envie um e-mail de teste da conta Zoho Desk para um agente para verificar a formatação.
- Certifique-se de que a assinatura apareça corretamente em clientes de e-mail para desktop e dispositivos móveis.
- Observe que se precisar fazer algum ajuste, edite o modelo na Bybrand, clique em Salvar e reimplemente-o.
7. Manter e atualizar assinaturas regularmente
Você não quer que os clientes vejam informações que eram relevantes meses atrás, mas não hoje. Sempre que os detalhes da empresa mudarem, atualize o modelo mestre na Bybrand e lembre-se de clicar em Salvar. Isso permite que modifique todas as assinaturas sem precisar de atualizações individuais.
Para manter as assinaturas de e-mail atualizadas:
- Programe revisões trimestrais para atualizar elementos de marca, isenções de responsabilidade ou links da empresa.
- Use o recurso de atualização em massa da Bybrand para aplicar alterações a todos os agentes sem edições manuais.
Conclusão
As assinaturas de e-mail no Zoho Desk aumentam o profissionalismo da empresa e garantem uma marca consistente em todas as interações com os clientes.
Quer você adicione assinaturas manualmente ou utilize a Bybrand, manter assinaturas claras, informativas e visualmente atraentes é crucial para uma comunicação eficaz com o cliente.
Crie sua primeira assinatura de e-mail com a Bybrand
Crie, gerencie e implemente assinaturas de e-mail poderosas para a sua equipe, usando a Bybrand.