Qual a diferença entre uma assinatura de e-mail com texto simples, apenas imagem e HTML?

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Entender a estrutura de uma assinatura de e-mail pode ser um desafio árduo, existem muitos informações desconectadas, formas de uso pessoal, profissional ou corporativo, e a lista continua. O detalhe pode passar despercebido para muitos profissionais, mas há três modos principais de formatar uma assinatura de e-mail:

  • Assinatura de e-mail em texto simples;
  • Com apenas imagem;
  • ou assinatura de e-mail com padrão HTML.

Para um profissional, seja ele trabalhando no departamento de TI, RH ou time de marketing, e que está preste a implantar uma comunicação uniforme por e-mail para todos os funcionários, entender a diferença entre as três opções básicas pode salvar o dia, e ajuda no sucesso da tarefa.

No guia a seguir, forneceremos uma visão geral das três formas de assinaturas de e-mail mais comuns. Também forneceremos dicas para aumentar suas chances de sucesso na criação, gerenciamento e implantação.

1. Assinatura de e-mail em texto simples

O texto simples é a forma mais direta e tradicional de se formatar uma assinatura de e-mail. Ela é composta pela simples digitação dos dados relevantes que compõem a assinatura (nome, cargo, empresa, telefone).

Há vantagens no uso desse tipo de assinatura, como o rápido carregamento da tela (pensando principalmente no caso de celulares). Ligada a essa vantagem, há também o fato de que, ainda hoje, muitos usuários mantém ativa a opção de não carregamento de imagens em seus navegadores.

Assim, a assinatura em texto simples é a garantia de que todos os dados relevantes nela contidos serão visualizados pelos destinatários das mensagens.

Assinatura com texto simples

A principal desvantagem da assinatura em texto puro está no fato de que o seu formato simples tende a passar despercebido ou até chamar a atenção no sentido negativo, pelo uso de um padrão menos elaborado.

2. Assinatura de e-mail com apenas imagem

Acrescentar imagens à assinatura de e-mail, como um logotipo e ícones de rede sociais, por exemplo, sem dúvida a torna mais atraente, contribuindo para que ela passe a ser uma peça importante na estratégia de marketing da empresa ou do profissional.

Entretanto, se usar apenas imagem, com uma peça única, há desvantagens. A primeira delas, já citada anteriormente, é o fato de não ser apropriada em caso de lentidão no carregamento de páginas, a ponto de muitos usuários preferirem manter a configuração fornecida pelos navegadores para o não carregamento de imagens.

Outro ponto negativo é quando o cliente bloqueia a exibição de imagem para remetentes desconhecidos. Desta forma, a imagem é completamente removida da mensagem, impedindo que o cliente reconheça que o bloco é uma assinatura de e-mail.

Sem imagem

Além disso, as imagens contidas nas assinaturas são bastante limitadas quanto ao vínculo de links, impedindo uma melhor interação com o usuário.

3. Assinatura com formatação HTML

A principal desvantagem das assinaturas com formatação HTML está no fato de que são mais trabalhosas de se montar. Em compensação, podem ser visualmente muito atraentes e, melhor ainda, apresentar diversas opções de interação.

Aqui temos um exemplo de assinatura de e-mail em HTML completa. O texto de endereço pode direcionar o clique para abrir o Google Maps, o logotipo da empresa pode ter um link que encaminha o clique para o site, e o telefone pode conter um link para abrir uma chamada para o WhatsApp.

Além disso, um exemplo de possível interação a partir da assinatura está nos links para as redes sociais. Muito além de apenas informar quais são as redes sociais da pessoa, os logotipos e links vinculados a uma assinatura HTML funcionam como uma chamada para a interação.

O que é uma assinatura de e-mail em HTML?

A assinatura de e-mail em HTML pode ser entendida como uma evolução das assinaturas em texto ou de apenas imagem.

Por ser disseminada para públicos especialmente importantes, como clientes, fornecedores e parceiros, a assinatura de e-mail acaba transmitindo uma determinada imagem da empresa ou de um profissional.

A formatação HTML trouxe uma série de recursos e possibilidades a serem agregados à assinatura de e-mail, não só para enriquecê-la esteticamente, mas, principalmente, para transformá-la em um efetivo elemento de estratégia de marketing.

Preview do editor de assinatura de e-mail HTML.

Em outras palavras, o marketing involuntário anteriormente feito a partir das assinaturas agora pode dar lugar a uma campanha previamente planejada.

A seguir, descrevemos algumas das principais vantagens oferecidas pelas assinaturas de e-mail em HTML.

Melhor legibilidade

Assinaturas em imagem, quando salvas com boa qualidade, tendem a sofrer compressão para facilitar seu carregamento, chegando ao destinatário com perda de legibilidade. Já nas assinaturas em HTML, conteúdos de escrita são tratados como texto, mantendo-se sempre legíveis.

Formatação responsiva

Formatações responsivas estão se tornando obrigatórias, uma vez que há um grande crescimento do acesso a conteúdos por meio de dispositivos como tablets e smartphones, cada um com seu formato particular de tela.

Assinaturas em HTML podem ser muito melhor adaptadas a esses diferentes formatos de saída, preservando a legibilidade e os recursos de interatividade.

Facilidade de manutenção

Assinaturas em HTML podem ser facilmente editadas, não exigindo softwares específicos ou sofisticados.

Em contrapartida, nas assinaturas em imagem, uma necessidade de alteração ou adequação pode ser mais trabalhosa, exigindo o uso de softwares gráficos específicos. Tentativas de edição com o uso de ferramentas “alternativas” podem não produzir os efeitos desejados.

Em HTML, uma assinatura pode ser composta por diferentes elementos e a cada um deles pode ser associado um comportamento diferenciado, com a associação de links. Cada link pode funcionar como uma verdadeira “call to action”, direcionando o receptor da mensagem de acordo com a abordagem desejada.

Um bom exemplo para essa interatividade é a colocação de links para as diferentes mídias sociais da empresa ou do profissional, criando atalhos para que o destinatário do e-mail entre em contato direto a partir do canal que considerar mais conveniente.

Defesa contra a ação de filtros anti-spam

Devido à desproporção entre quantidade de imagens e quantidade de texto, uma mensagem com assinatura em imagem pode vir a ser classificada como spam. De forma natural, o equilíbrio entre os elementos de uma assinatura em HTML é melhor “entendido” pelos filtros anti-spam.

Leia também: Boas Práticas Para Assinaturas De E-mail Comercial.

O que é um gerenciador de assinatura de e-mail?

O gerenciador de assinatura de e-mail é uma ferramenta que permite a uma empresa criar e manter um padrão de assinatura de e-mail para todos os seus colaboradores, solucionando de forma eficiente alguns problemas que são típicos em empresas que tentam fazer essa padronização de forma manual.

Com esse recurso, um gestor pode cuidar tanto dos aspectos gerais, comuns a todas as assinaturas, como dos detalhes individuais da assinatura de cada colaborador.

Problemas típicos do controle manual de assinaturas

Em uma empresa, é normal que seus colaboradores sejam instruídos a adotar um determinado padrão de assinatura para os e-mails. Ao definir esse padrão, a empresa procura transmitir uma imagem positiva de si mesma, principalmente para o público externo.

Mas, em muitos casos, a adoção desse padrão é feita manualmente, ou seja, cada colaborador se encarrega de adequar a sua própria assinatura de e-mail ao padrão definido.

Esse procedimento pode dar origem a uma série de inconvenientes, como:

  • O transtorno causado aos colaboradores – não só no momento da criação da assinatura, mas sempre que algum dado precisa ser atualizado (mudança de telefone, de cargo, de departamento, etc.), o colaborador precisa dedicar algum tempo para essa tarefa;
  • O uso de assinaturas com dados desatualizados – seja por desatenção, seja por não ter de se dar ao trabalho de fazer uma atualização, colaboradores acabam mantendo assinaturas com dados incorretos;
  • A tendência à perda da padronização – com a atualização individual das assinaturas, é natural que comecem a surgir formatações fora do padrão estabelecido;
  • A dificuldade de controle – para a empresa, é inviável ficar verificando, periodicamente, colaborador por colaborador, se a assinatura está dentro do padrão e com dados atualizados.

O resultado final é que a tentativa de padronização acaba surtindo o efeito contrário: em lugar de uma identidade única e bem definida, o público externo percebe uma informação atrapalhada.

Gerenciador ou construtor de assinaturas de e-mail?

Com uma estrutura mais simplificada, os construtores têm, principalmente, alguns recursos para edição e formatação de assinaturas individuais. Já os gerenciadores apresentam recursos adicionais, próprios para a gestão automatizada de conjuntos de assinaturas.

O fato de os gerenciadores serem mais completos não significa que eles sejam sempre opções melhores que os construtores.

Para médias e grandes empresas, com muitos colaboradores, o gerenciador é, naturalmente, a solução mais indicada. Mas para uso individual, ou mesmo de pequenas empresas, um construtor simples pode atender plenamente às necessidades.


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