Como criar assinaturas de e-mail automáticas com o Google Sheets

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A qualidade de um departamento de RH pode ajudar ou atrapalhar uma empresa, já que fornece toda a cultura e moral organizacional que uma empresa necessita para concluir suas operações diárias.

O verdadeiro desafio que o RH enfrenta é no gerenciamento das diversas informações e solicitações dos funcionários. Consome muito tempo se certificar de que os nomes estão digitados corretamente, assim como telefones, e-mails e contatos sociais certos. Felizmente, há uma ferramenta simples que torna o processo de implantação de assinaturas de e-mail muito mais fácil: gerenciando assinaturas de e-mail usando o Google Sheets.

Benefícios do Google Sheets para a equipe de RH

Equipe de RH

O Google Sheets é um dos programas incluídos no pacote de software baseado em nuvem que você recebe ao se inscrever para uma conta do Google. É um programa baseado em tabelas similar ao Microsoft Excel mas não requer a compra de uma assinatura anual para ter acesso.

O Excel requer salvamento ativo e movimentação de arquivos em múltiplos formatos através de diferentes plataformas. O Google Sheets é um programa muito mais colaborativo, funcionando em todas as plataformas com nada além de uma conta gratuita.

Os departamentos de RH podem usar o Google Sheets para inserir as informações de contato dos funcionários e criar um Rolodex digital. Então, essas informações podem ser exibidas em suas assinaturas de e-mail tanto para comunicação com o cliente quanto B2B.

Além do mais, é armazenado com segurança em um dos locais de dados criptografados do Google, onde apenas as pessoas e programas designados corretos podem acessar as informações.

Comunicação consistente por e-mail é importante

O principal objetivo ao colocar todas as informações de funcionários e da empresa no Google Sheets é manter uma uniformidade para todas as comunicações B2B e com o cliente.

A marca da sua empresa é feita de elementos de design reconhecíveis que precisam ser exibidos corretamente através de todas as suas mensagens. Você quer que seus clientes se sintam seguros de que estão falando com um representante real de sua empresa cada vez que recebem e enviam uma mensagem. Você também deseja garantir que as informações de contato corretas estejam presentes para que nenhuma chamada seja perdida ou uma oportunidade de negócio seja desperdiçada.

Comunicação consistente por e-mail cria credibilidade da marca, demonstrando que você tem um interesse conferido na imagem de sua marca e deseja comunicar claramente esse interesse a todos que interagem com sua empresa. Uma assinatura de e-mail estabelece quem é você como empresa. Ela reforça uma mensagem coesa e o reconhecimento através de todas as comunicações de e-mail de sua equipe.

Por que gerenciar assinaturas de e-mail pelo Google Sheets?

Você pode fazer no Microsoft Excel as mesmas coisas que se pode fazer no Google Sheets mas não do mesmo forma. O legal de usar o Google Sheets é que você tem um documento “ao vivo” acessível a sua equipe toda. Sempre que uma mudança precisa ser feita, só é necessário uma simples entrada de dados.

Embora o Excel seja similar, você não pode ativar o compartilhamento global sem passar por muitos outros obstáculos.

Salvar uma planilha do Excel também é um problema. O Google Sheets é atualizado automaticamente sempre que você altera os dados do documento, mas a Microsoft exige que você salve manualmente e exporte como um arquivo CSV se desejar enviá-la a outros colaboradores.

O Google está mais para um documento universal que não se preocupa com sistemas operacionais ou protocolos além da autorização de uso. É necessário um esforço mínimo para um gerente de RH designar quem em sua equipe pode gerenciar as assinaturas de e-mail, permitindo total transparência. Isso economiza muito tempo e recursos.

Como criar assinaturas de e-mail automáticas com Google Sheets & Bybrand

Você pode ver no vídeo como transformar uma planilha em uma lista de funcionários para o gerenciamento unificado e dinâmico de assinaturas de e-mail em HTML com o Google Sheets. O método de integração finalmente é mais eficiente para o gerenciamento de assinaturas de e-mail do que com um arquivo CSV.

Você também pode ver este tutorial passo a passo de como criar uma lista de funcionários usando o Google Sheets, adicionar o link do arquivo na Bybrand e importar os funcionários para criar assinaturas de e-mail automáticas.

Concluindo

Uma assinatura de e-mail uniforme para funcionários e equipe é um excelente elemento de design para qualquer empresa, especialmente para um departamento de RH. Ela permite métodos rápidos e fáceis de gerenciar todas as informações de contato corretas conectadas a todos os envolvidos em sua empresa.

Usar o Google Sheets permite que suas interações B2B e com o cliente sejam mais uniformes e credível. A identidade da marca unificada fortalecerá a percepção e o relacionamento com sua empresa.

Hospedar essas informações de contato em um programa universal como o Google Sheets é um recurso efetivo para um gerente de RH. Eles podem agora designar facilmente diferentes pessoas em sua equipe para editar, inserir e excluir quaisquer registros que possam estar desatualizados ou incorretos.

Quando estiver se preparando para integrar o Google Sheets em seu próximo sistema de assinatura de e-mail, você deve considerar o Bybrand como uma solução.

Bybrand é um gerenciador de assinatura de e-mail baseado em nuvem que se integra perfeitamente ao Google Sheets, criando uma assinatura de e-mail única consistente com sua marca para cada membro de sua equipe, tudo graças as possibilidade de uma planilha do Google.


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