Lançamento: Bybrand Outlook Add-in

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Empresas que utilizam Microsoft 365 enviam milhares de e-mails todos os dias. Cada mensagem representa um ponto de contato com clientes, parceiros e fornecedores. Ainda assim, em muitas organizações, as assinaturas de e-mail continuam sendo configuradas manualmente por cada funcionário.

O resultado é previsível: inconsistência visual, dados desatualizados e perda de controle sobre como a empresa aparece nas comunicações de e-mail.

Para resolver esse problema, estamos lançando o Outlook Add-in da Bybrand — um componente que conecta o gerenciamento central de assinaturas à experiência real de envio de e-mails no Outlook.

Com ele, a assinatura oficial da empresa fica disponível no Outlook no momento em que o usuário escreve um e-mail.

Para quem é este produto

O Outlook Add-in foi criado principalmente para organizações que utilizam o ecossistema Microsoft. Ele é especialmente útil para:

Empresas que usam Microsoft 365

Organizações que dependem do Outlook para comunicação com clientes, suporte, vendas e operação.

Gerentes de TI e administradores de TI

Profissionais responsáveis por manter padrões corporativos e reduzir o esforço operacional de configuração manual.

Administradores Microsoft 365 / Exchange

Equipes que gerenciam identidade, usuários e políticas de comunicação dentro do ambiente Microsoft.

Administradores Office 365 / Outlook

Profissionais responsáveis por garantir que os usuários tenham a assinatura correta sem depender de configuração individual.

O que é o Outlook Add-in da Bybrand faz

O Outlook Add-in é um complemento que funciona dentro do Outlook e permite que o usuário insira rapidamente a assinatura de e-mail oficial da empresa ao escrever uma nova mensagem.

Quando instalado, o add-in aparece no Outlook e abre um painel lateral dentro da janela de composição de e-mail.

Nesse painel, o funcionário pode:

• Visualizar as assinaturas disponíveis
• Inserir a assinatura correta no e-mail com um clique
• Utilizar assinaturas padronizadas gerenciadas pela empresa

Todas as assinaturas são criadas e gerenciadas previamente na plataforma Bybrand, garantindo consistência em toda a organização.

Por que isso importa agora?

O e-mail é um dos principais canais de comunicação das empresas. Mesmo com novas ferramentas de colaboração, a maioria das interações com clientes ainda acontece por e-mail.

Apesar disso, muitas organizações ainda enfrentam desafios comuns:

Assinaturas criadas manualmente

Funcionários frequentemente copiam modelos antigos ou criam versões próprias da assinatura.

Isso gera:

• Inconsistência visual
• Layouts quebrados
• Informações incompletas

Informações desatualizadas

Mudanças de cargo, telefone ou departamento são raramente atualizadas em todas as assinaturas.

Isso pode causar:

• Confusão para clientes
• Perda de credibilidade
• Contatos incorretos

Falta de consistência entre equipes

Cada departamento pode usar uma versão diferente da assinatura.

O resultado é uma comunicação que não transmite unidade de marca.

Alto esforço operacional

Sem uma solução centralizada, equipes de TI precisam:

• Enviar instruções de configuração
• Revisar assinaturas manualmente
• Responder chamados de suporte

Dificuldade para implantar mudanças

Atualizar um banner ou campanha na assinatura pode exigir contato com dezenas ou centenas de funcionários. O Outlook Add-in da Bybrand foi criado justamente para resolver esses problemas.

Ele conecta a gestão centralizada da assinatura à experiência real de envio do e-mail.

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Como funciona na prática

O funcionamento do add-in é simples tanto para administradores quanto para usuários finais.

Assista ao vídeo da instalação por um administrador, ou um guia completo aqui.

1. A empresa cria as assinaturas na Bybrand

O administrador cria as assinaturas dentro da plataforma Bybrand.

Essas assinaturas podem incluir:

• Dados do funcionário
• Imagens e logotipo
• Banners de marketing
• Links e redes sociais
• Campos dinâmicos (nome, cargo, telefone etc.)

2. Funcionários são cadastrados ou importados

Os usuários podem ser adicionados na Bybrand por:

• Importação CSV
• Integração
• Cadastro manual

O e-mail cadastrado deve corresponder ao e-mail usado no Outlook. Futuramente, teremos a capacidade de importar usuários do Microsoft 365 (Microsoft Entra ID )

3. O administrador instala o add-in

O add-in pode ser instalado no ambiente Microsoft 365 por meio de um arquivo manifest.xml.

Após a implantação, o complemento fica disponível no Outlook dos usuários.

4. O usuário abre um novo e-mail

Quando o funcionário cria uma nova mensagem no Outlook, a assinatura padrão é carregada no corpo do e-mail. Ele também pode abrir o painel do Bybrand Email Signature e, assim, ver todas as assinaturas disponíveis.

5. Inserção da assinatura com um clique

Para usar a assinatura, basta clicar em Inserir assinatura. A assinatura é adicionada automaticamente ao corpo do e-mail.

O usuário pode então continuar escrevendo a mensagem normalmente.

Principais casos de uso

O Outlook Add-in da Bybrand é útil para diferentes equipes que trabalham diariamente com e-mail.

Times de vendas

Equipes comerciais enviam muitos e-mails para leads e clientes. Com o add-in, é possível garantir que todas as mensagens incluam:

• Assinatura profissional
• Dados de contato atualizados
• Links para reuniões ou páginas comerciais

Isso melhora a consistência da comunicação e reforça a marca.

Equipes que usam CRM e e-mail

Muitas empresas utilizam o Outlook em conjunto com CRM para comunicação com clientes. Nesses casos, a assinatura precisa estar sempre correta e padronizada.

O add-in garante que:

• A assinatura oficial esteja sempre disponível
• Os dados do funcionário sejam consistentes
• A empresa mantém uma imagem profissional em cada e-mail enviado

Organizações com muitos funcionários

Empresas maiores enfrentam maior dificuldade em manter assinaturas consistentes.

Com o add-in, é possível:

• Centralizar o gerenciamento
• Evitar configurações manuais
• Garantir que todos utilizem o mesmo padrão

Conclusão

Cada e-mail enviado por uma empresa é uma oportunidade de reforçar a marca e transmitir profissionalismo. O Outlook Add-in da Bybrand conecta a gestão centralizada de assinaturas à rotina real de envio de e-mails no Outlook.

O resultado é uma solução que ajuda empresas a reduzir esforço operacional e garantir consistência em toda a organização.

Tudo isso diretamente no ambiente que as equipes já utilizam diariamente.