This post is also available in: English
Criar uma assinatura de e-mail com boa aparência é importante para profissionais e empresas em todos os setores.
Uma assinatura bem projetada faz os e-mails parecerem profissionais. Aumenta o engajamento nas comunicações, fortalece a identidade da marca e pode até ajudar com o marketing.
Muitas pessoas não compreendem todas as possibilidades de uma assinatura HTML bem elaborada, então recorrem ao Microsoft Word por parecer uma solução fácil. Mas o Word não foi construído para esse propósito.
Assinaturas feitas no Word vêm com todos os tipos de problemas, desde problemas de formatação até inconsistências de design, e simplesmente falta de possibilidades. Para uma assinatura de e-mail confiável e polida, é melhor usar uma ferramenta projetada para o trabalho.
O equívoco comum: Por que as pessoas usam o Microsoft Word para assinaturas de e-mail
Muitas pessoas instintivamente recorrem ao Microsoft Word para criar suas assinaturas de e-mail, assumindo ser uma solução conveniente, familiar e flexível.
Aqui estão algumas das razões pelas quais as pessoas podem confiar no Word para assinaturas de e-mail em vez de considerar outras opções:
É familiar
Muitas pessoas escolhem o Microsoft Word para criar uma assinatura de e-mail porque parece fácil.
Já sabem como usar o Word, então parece uma maneira simples de projetar uma assinatura com os detalhes mais básicos (nome, título, número de telefone e logotipo da empresa).
Também permite personalizar fontes, adicionar uma foto e inserir ícones de mídia social sem a necessidade de ferramentas especiais. Para alguém que não é desenvolvedor, isso pode parecer uma maneira rápida e gratuita de criar uma assinatura de e-mail profissional.
É fácil e flexível
Outro motivo pelo qual as pessoas recorrem ao Word é que a formatação parece flexível se só conhecem o Word e não têm experiência com outras ferramentas de assinatura de e-mail. É possível alterar estilos, cores e layouts com apenas alguns cliques. Também é possível adicionar links para site ou rede social.
Depois que a assinatura fica com boa aparência, basta copiar e colar no cliente de e-mail, seja Outlook, Gmail ou Apple Mail. Parece uma solução prática – pelo menos no início.
Oferece controle de design
As pessoas também usam o Word porque acreditam que oferece controle total.
Em vez de usar um gerador de assinatura de e-mail com o qual nunca trabalharam antes, o Word permite inserir um logotipo da marca, escrever a própria assinatura e editar o design de uma maneira conhecida.
Assumem que, como o Word é amplamente utilizado, a assinatura aparecerá da mesma forma para todos os destinatários, independentemente do cliente de e-mail.
Mas isso está longe de ser verdade.
Embora possa parecer conveniente criar uma assinatura de e-mail no Word, isso vem com muitos problemas ocultos, que serão detalhados abaixo.
Em última análise, o Word nunca foi projetado para gerenciamento de assinaturas de e-mail ou qualquer tipo de trabalho de design. É uma ferramenta de escrita, não uma solução para criar e gerenciar assinaturas de e-mail consistentes e profissionais em uma empresa.
As limitações do Microsoft Word para criar assinaturas de e-mail
O Microsoft Word não foi projetado para criar assinaturas de e-mail confiáveis e profissionais. Então, para criar uma assinatura única para si ou para uma empresa, o Word não é a solução.
Aqui está o motivo:
1. Problemas de formatação
Embora uma assinatura de e-mail do Microsoft Word possa parecer uma solução rápida e fácil, um dos maiores problemas é a formatação.
Ao criar uma assinatura no Word, ela pode parecer boa no Outlook (já que ambos são da mesma família). Mas quando enviada para outros clientes de e-mail como Gmail ou Apple Mail, a assinatura aparecerá provavelmente quebrada.
As fontes podem mudar, o espaçamento pode ficar irregular e certos elementos podem sair do lugar. Isso acontece porque o Word adiciona código desnecessário que outros clientes de e-mail têm dificuldade para interpretar corretamente.
Ao usar um gerador de assinatura de e-mail adequado, a assinatura automaticamente reconhece diferentes clientes de e-mail e garante o carregamento correto em todas as plataformas.
Isso não apenas evita frustração e uma imagem de marca inconsistente, mas uma assinatura de e-mail que carrega adequadamente também é importante para a entregabilidade do e-mail.
2. Compatibilidade HTML
Uma assinatura de e-mail profissional deve usar código HTML limpo para garantir que seja exibida corretamente em diferentes plataformas.
No entanto, ao criar uma assinatura de e-mail no Word, ele gera HTML inflado e imprevisível. Isso pode levar a problemas inesperados de renderização, especialmente quando o e-mail é aberto em diferentes dispositivos.
Para usuários móveis, a assinatura do Word ficará provavelmente desalinhada, cortada ou simplesmente ilegível. Uma assinatura de e-mail responsiva é essencial, mas o Word não foi projetado para criar uma.
3. Imagens quebradas
As imagens também tendem a quebrar quando uma assinatura de e-mail do Microsoft Word é colada em um e-mail.
O logotipo da empresa, ícones de mídia social ou quaisquer outras imagens podem não ser exibidos corretamente para o destinatário. Em alguns casos, podem ser substituídos por caixas vazias ou aparecer como anexos em vez de elementos integrados.
Isso faz a assinatura parecer não profissional e pode reduzir a confiança na mensagem do remetente.
4. Sem opção para gerenciamento em toda a empresa
Como não foi projetado para criar assinaturas de e-mail, o Word não oferece uma maneira confiável de gerenciar assinaturas em uma empresa.
Se uma empresa precisa atualizar detalhes de contato ou adicionar um novo logotipo, os funcionários teriam que editar manualmente suas assinaturas, o que rapidamente leva a inconsistências.
Usar um gerador de assinatura de e-mail dedicado garante que todos os funcionários tenham uma assinatura uniforme e com a marca, que é atualizada automaticamente quando são necessárias alterações. Isso torna as assinaturas mais fáceis de controlar e atualizar, e garante que a empresa mantenha a consistência profissional.
5. Opções básicas de modelos de assinatura
Como mencionado anteriormente, o Word é uma ferramenta de escrita, não uma ferramenta de design. Então, quando se trata de criar uma assinatura de e-mail no Word, é provável que não fique excelente.
Ferramentas específicas para assinaturas de e-mail oferecem modelos pré-projetados por designers, adaptados para diferentes setores e necessidades. Eles garantem que a assinatura contenha informações relevantes com visual profissional.
Além de melhorar a aparência, essas ferramentas asseguram que todos os detalhes necessários sejam incluídos. Com um editor de design intuitivo, qualquer pessoa pode criar e implementar assinaturas de e-mail facilmente.
6. Recursos adicionais de assinatura
Ao usar uma ferramenta de gerenciamento de assinatura de e-mail construída para esse propósito, é possível acessar uma ampla gama de recursos para incorporar facilmente à assinatura.
Por exemplo, haverá uma biblioteca de opções de logotipo para inserir links de mídia social e opções para adicionar GIFs ou emojis na assinatura. Será possível acessar modelos com isenções de responsabilidade de e-mail, opções de endereço personalizadas, banners clicáveis e mais.
Importante: tudo isso deve poder ser exportado como uma assinatura HTML diretamente da plataforma. Usar uma assinatura HTML oferece muito mais funcionalidade.
Ao usar o Word para criar assinaturas, o resultado tende a ser básico ou pouco profissional. Isso causa problemas de desempenho e perde as vantagens que uma assinatura HTML mais elaborada ofereceria aos destinatários.
Alternativas ao Microsoft Word para assinaturas de e-mail
Para uma assinatura corporativa e para uma equipe, usar o Microsoft Word não é a melhor escolha. Em vez disso, existem alternativas melhor projetadas especificamente para criar assinaturas de e-mail que funcionam em todos os clientes de e-mail.
Para isso, é necessário usar uma plataforma dedicada de gerenciamento de assinatura de e-mail. Embora seja possível criar designs de assinatura com uma ferramenta como Canva, isso não terá o mesmo impacto.
Por exemplo, usar a Bybrand é uma das melhores opções para gerenciamento profissional de assinatura. Permite criar uma assinatura HTML que parece polida e funciona bem no Outlook, Gmail, Apple Mail e outros clientes de e-mail.
Com o Bybrand, não é preciso se preocupar com formatação quebrada, imagens ausentes ou estilos inconsistentes. A plataforma oferece um editor de assinatura de e-mail intuitivo onde é possível personalizar cada parte da assinatura de e-mail, desde fontes e cores até adicionar o logotipo da empresa e links de rede social. Também é possível criar uma assinatura do zero se preferir um design totalmente único.
- Assista também: Convertendo uma assinatura com apenas imagem para HTML usando Gemini;
Para aqueles que desejam controle total sobre o design da assinatura, o Bybrand também fornece um editor HTML. Isso é ideal para desenvolvedores ou empresas que desejam gerar assinaturas com código HTML personalizado.
Para quem não tem experiência com codificação, o recurso converter texto para assinatura editável transforma rapidamente conteúdo simples em assinatura HTML profissional.
O Bybrand também padroniza assinaturas corporativas. Ao contrário do Word, que gera inconsistências quando copiado manualmente, o Bybrand permite atualização e distribuição uniforme de assinaturas para todos os funcionários.
Conclusão
Escolher a ferramenta certa para assinaturas de e-mail garante que a marca permaneça profissional e consistente.
Apesar de parecer conveniente, assinaturas criadas no Word causam problemas técnicos que afetam negativamente a imagem da empresa. Opte por ferramentas especializadas como a Bybrand, que simplifica o gerenciamento de assinaturas e garante e-mails com aparência profissional.
Crie sua primeira assinatura de e-mail com a Bybrand
Crie, gerencie e implemente assinaturas de e-mail poderosas para a sua equipe, usando a Bybrand.