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Eine gute E-Mail-Signatur kann viel dazu beitragen, Ihre Marke zu stärken und die Kommunikation zu verbessern. Das ist etwas, auf das sich jedes große Unternehmen konzentrieren sollte. Die Umsetzung von E-Mail-Signaturen in einem Unternehmen kann jedoch eine echte Herausforderung sein.
Zunächst müssen Sie einheitliche Signaturen für jeden Mitarbeiter erstellen. Diese müssen sich an dieselben Markenrichtlinien und Signaturvorlagen halten. Dann müssen Sie eine E-Mail-Signatur-Software verwenden, um die Signatur flächendeckend zu implementieren und zu verwalten.
Standard-E-Mail-Signatur des Unternehmens:
Wenn Sie es den Mitarbeitern überlassen, dies individuell zu tun, könnten Sie auf alle möglichen Probleme stoßen.
Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie Signaturvorlagen am besten in Ihrem gesamten Unternehmen anwenden und wie Sie E-Mail-Signaturen von Mitarbeitern mühelos verwalten können.
Die Bedeutung von E-Mail-Signaturen mit Markenzeichen für Mitarbeiter
Die Verwendung von gebrandeten E-Mail-Signaturen für Mitarbeiter hat sowohl für Mitarbeiter als auch für Unternehmen viele Vorteile.
Hier sind einige der wichtigsten Gründe dafür, mit Beispielen für E-Mail-Signaturen.
Markenbekanntheit
Wenn Ihre Mitarbeiter eine gebrandete E-Mail-Signatur verwenden, wird Ihr Unternehmen leichter erkannt.
Beispiel mit Firmenlogo:
Und wenn Sie E-Mail-Signaturen mit der Marke Ihres Unternehmens versenden, wirkt dies bei jeder E-Mail als Mini-Werbung für Ihre Marke. Dies trägt dazu bei, Ihr Unternehmen und Ihre Marke einprägsamer und erkennbarer zu machen.
Professionalität
Eine gebrandete E-Mail-Signatur verleiht jeder E-Mail, die Ihre Mitarbeiter versenden, einen professionellen Touch.
Beispiel einer E-Mail-Signatur mit Mitarbeiterfoto:
Es zeigt, dass Ihr Unternehmen sich um Details kümmert und sich Mühe mit seiner Kommunikation gibt. Die Verwendung einer konsistenten, professionellen E-Mail-Signatur in Ihrem Unternehmen kann viel dazu beitragen, Vertrauen und Autorität in Ihrem Unternehmen zu schaffen.
Konsistenz
Wenn jeder, die gleiche E-Mail-Signatur verwendet, bietet Ihr Unternehmen der Welt ein einheitliches Bild. Konsistenz trägt auch dazu bei, Vertrauen aufzubauen und Ihre Marke einprägsamer zu machen.
Breite E-Mail-Signatur des Unternehmens:
E-Mail-Signatur Marketing
Eine professionelle E-Mail-Signatur ist so viel mehr als nur eine Möglichkeit, für Ihre Marke zu werben. Sie ist auch ein wertvoller Marketingkanal.
Beispiel mit einer CTA-Schaltfläche und Links:
Sie können in Ihrer E-Mail-Signatur Links zu Ihrer Website, anklickbare Symbole für soziale Medien oder Werbeaktionen aufnehmen. Auf diese Weise können Sie jede E-Mail in eine Marketingmöglichkeit verwandeln.
Plus: Sehen Sie sich das Video an, wie Sie CTA-Schaltflächen in Ihre E-Mail-Signatur einfügen.
Häufige Probleme beim manuellen Hinzufügen einer Signatur (oder beim Überlassen dieser Aufgabe an den Mitarbeiter)
E-Mail-Signaturen sind sehr wertvoll, aber sie können auch einige klare Probleme verursachen, wenn sie nicht richtig implementiert werden. Verwenden Sie den richtigen E-Mail-Signatur-Generator, der Konsistenz für Ihre gesamte Marke bietet. Das ist so viel effektiver, als wenn Ihre Mitarbeiter ihre Signaturen manuell hinzufügen müssten.
Hier sind einige häufige Probleme, die dies verursachen können.
Vergessen, die Signatur hinzuzufügen
Manchmal vergessen Mitarbeiter in der Eile, ihre persönliche E-Mail-Signatur einzufügen, sodass E-Mails unvollständig oder unprofessionell aussehen. Dies bedeutet auch, dass die Kommunikation Ihres Unternehmens uneinheitlich ist, da einige E-Mails eine Signatur enthalten und andere nicht.
Verwendung einer falschen Signatur
Mitarbeiter haben möglicherweise mehrere Signaturen gespeichert und verwenden versehentlich die falsche für verschiedene E-Mails. Das führt zu Inkonsistenz und Verwirrung und sieht für Ihre Marke unprofessionell aus.
Links nicht testen
Wenn Mitarbeiter die Links in ihrer Signatur nicht testen, erkennen sie möglicherweise nicht, ob sie fehlerhaft sind oder an die falsche Stelle leiten. Das könnte für Ihre E-Mail-Signatur eine Katastrophe sein, denn es würde unprofessionell aussehen und die Werbemöglichkeiten der HTML-Signatur zunichtemachen.
E-Mail-Signaturen verwalten
Um die oben genannten Probleme zu vermeiden, ist es hilfreich, über einen standardisierten Prozess oder – noch besser – über automatisierte Tools zu verfügen, die sicherstellen, dass jeder E-Mail die richtige Signatur hinzugefügt wird, ohne dass das Risiko menschlicher Fehler besteht.
Hier sind zwei der besten Lösungen für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen für viele Mitarbeiter.
Wie man eine E-Mail-Signatur aus einer Vorlage erstellt
Der einfachste Weg, eine professionelle Signatur zu erstellen, ist die Verwendung einer E-Mail-Signatur-Software, die anpassbare Vorlagen enthält.
Vorlagengalerie Beispiele von Bybrand:
Bei diesem Ansatz müssen Sie nur eine Vorlage oder ein Beispiel für eine E-Mail-Signatur auswählen, die Ihnen gefällt, und diese dann mit Ihren Kontaktdaten, Ihrer Berufsbezeichnung und Ihrem Branding anpassen.
Wenn Sie eine E-Mail-Signatur-Lösung wie Bybrand verwenden, können Sie aus einer riesigen Auswahl an Vorlagen wählen, die für verschiedene Branchen und Anwendungsfälle optimiert sind. Diese Vorlagen sind so konzipiert, dass sie mit allen E-Mail-Clients und auf mobilen Geräten funktionieren.
Sobald die E-Mail-Signatur erstellt ist, können Sie sie einfach von einer zentralen Plattform aus in Ihrem gesamten Unternehmen anwenden und verwalten. So kann jeder Mitarbeiter seine eigene Signatur haben, die von einem Ort aus verwaltet und konsistent erstellt wird.
Wie man eine Signatur für Mitarbeiter mit eigenem HTML erstellt
Wenn Sie über die Standardbearbeitung von E-Mail-Signaturen hinausgehen möchten, können Sie auch ein E-Mail-Signatur-Tool verwenden, mit dem Sie die Signatur in HTML bearbeiten können.
Mit Bybrand können Sie CSS-Stile inline anwenden und Ihre eigenen vollständigen HTML-Elemente wie Tabellen, Bilder, Emojis und benutzerdefinierte HTML-Blöcke einbinden. Dieser Ansatz gibt Ihnen viel mehr Freiheit bei der Gestaltung Ihrer unternehmensweiten E-Mail-Signatur und deren Inhalt.
Nach der Erstellung können Sie den E-Mail-Signatur-Manager verwenden, um die Signatur in Ihrem Unternehmen anzuwenden. Stellen Sie nur sicher, dass Sie die Details der Signatur für jeden Mitarbeiter aktualisieren.
E-Mail-Signaturen für mehrere Mitarbeiter verwalten
Sie können die obigen Beispiele für E-Mail-Signaturen verwenden, um Ihre Signatur zu erstellen. Sobald Sie dies getan haben, ist der nächste Schritt die Implementierung und Verwaltung der Signatur in Ihrem Unternehmen.
Mit einem Tool wie Bybrand ist es nicht nur einfach, E-Mail-Signaturen zu erstellen. Sie können diese Signaturen auch unternehmensweit über ein einziges Dashboard verwalten. Integrationen für die Automatisierung sind ebenfalls verfügbar.
Hier finden Sie einige der Möglichkeiten, wie Sie dies mit Bybrand erreichen können.
Mitarbeiterliste aus CSV-Datei verwenden
Wenn Sie mehrere E-Mail-Signaturen erstellen müssen, ist es am einfachsten, einen E-Mail-Signatur-Generator zu verwenden, der automatisch Informationen zu jeder Signatur auf der Grundlage von Abteilungs- und Mitarbeiterinformationen ausfüllen kann.
Sie können einfach eine CSV-Datei mit Mitarbeiterdaten und Abteilungen bereitstellen, und der E-Mail-Signatur-Generator kann auf dieser Grundlage eindeutige Signaturen aktualisieren.
Google Workspace verwenden
Sie können Bybrand auch verwenden, um die E-Mail-Signaturen Ihres Unternehmens nahtlos über Google Workspace zu verwalten.
Die Plattform ermöglicht es Ihnen, E-Mail-Signaturen von jedem Benutzer in Gmail mit einem einzigen Klick zu aktualisieren. Implementieren Sie einfach E-Mail-Signaturen und verwalten Sie alle Gmail-Konten von einer Plattform aus.
Das spart Ihnen Zeit und sorgt für Konsistenz in Ihrem Unternehmen.
Google Sheets verwenden
Genau wie mit einer CSV-Datei können Sie die E-Mail-Signaturen Ihres gesamten Unternehmens mit einer Google Sheets-Integration aktualisieren.
Diese Integration stellt eine direkte Verbindung zur Google API her und ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Tabellenkalkulationsdaten in E-Mail-Signaturen zu verwandeln. Es ist eine der schnellsten Möglichkeiten, E-Mail-Signaturen für ein großes Unternehmen zu erstellen und zu verwalten.
Von anderen Tools
Bybrand lässt sich auch mit anderen Tools wie Zoho CRM und Freshdesk integrieren. Das bedeutet, dass Sie ganz einfach Informationen zwischen diesen Plattformen austauschen und E-Mail-Signaturen mühelos einrichten und erstellen können.
Dies spart nicht nur jede Menge Zeit bei der Erstellung von E-Mail-Signaturen für Ihre gesamte Belegschaft, sondern alle Signaturen können über ein einziges Dashboard implementiert und verwaltet werden. So wird sichergestellt, dass die Signaturen durchgängig konsistent bleiben.
Schlussfolgerung
Die Erstellung und Implementierung von E-Mail-Signaturen für Ihr gesamtes Team mit Bybrand ist ganz einfach. Die zahlreichen Automatisierungen und Integrationen ermöglichen einen zügigen Prozess, und mit diesem Ansatz können Sie konsistente und professionelle E-Mail-Signaturen in allen versendeten Nachrichten sicherstellen.
Für jede Marke mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern kann dies ein absoluter Wendepunkt in Ihrer gesamten Markenbildung und Ihren Kommunikationsbemühungen sein.
Erstellen Sie Ihre erste E-Mail-Signatur mit Bybrand
Bybrand bietet die Möglichkeit, wichtige E-Mail-Signaturen für Ihre Mitarbeiter zu erstellen, zu verwalten und zu verteilen.