Como trabalhar com Bybrand Departments

O Bybrand Departments agiliza a criação de assinaturas de e-mail padrões adicionando campos reservados, que são preenchidos de uma só vez. A ideia é lhe poupa muito tempo no gerenciamento de assinaturas de e-mail para uma equipe grande. Ou simplesmente, ele ajuda sua empresa a ter uma assinatura igual, para todos os funcionários.

Nesse tutorial vamos escrever passa a passo como criar e gerenciar departamentos, e também alguns conceitos legais.

Nós recomendamos que você leia sobre o Bybrand Departments, no nosso comunicado de lançamento, lá temos uma apresentação que se completa com esse tutorial.

Vamos começar.

Criando o primeiro departamento

A primeira coisa que deve fazer é ter um departamento em mente, na sua empresa, ou criar um departamento “Geral” para englobar a todos.

Como ilustração, vamos criar um departamento com o nome de vendas. Visite o Menu Assinaturas, e em seguida Departamentos.

Create bybrand departments
No campo de texto para o nome, digite “Sales Team”. Ou um nome de departamento geral, para cobrir toda a empresa.

Importando arquivo de funcionários

Essa é a parte onde vai importar para o Bybrand a sua lista de funcionários, você pode fazer isso com um arquivo CSV (comma-separated values), facilmente criado com uma planilha.

No futuro, você vai também conseguir importar de integrações como agentes do Freshdesk e Zoho Desk ou usuários da G Suite do Google.

Import CSV

Na página de importação tem um exemplo, que pode ser feito o download, para referência. A primeira linha são as chaves dos espaços reservados. E as linhas seguintes são os dados.

Aqui está um exemplo:
Departments employyes csv

Os placeholders nesse exemplo são: “name”, “possition”, “phone” e “skypelink”.

Importação realizada com sucesso, o Bybrand vai exibir todos os funcionários importados. Agora é hora de ir para a última etapa, que é escolher uma assinatura de e-mail para o departamento.

Associate signature

Associando uma assinatura

E etapa agora é associar uma assinatura de e-mail padrão ao departamento, ela precisa ter campos reservados para serem alterados pelos dados reais, que você importou.

Você deve criar uma assinatura normal, na página de Assinaturas e inserir um nome para referenciar ao departamento.


Sobre a assinatura do departamento:
As assinaturas de departamentos são criadas usando “placeholders”, para serem substituídos pelo valor real dos dados do funcionário.

{{key}}
(dois colchete de abertura, “nome da tag” e dois de fechamento)

Aqui temos uma assinatura exemplo, de departamento:

Signature of departments

Todos esses campos serão substituídos pelos dados reais do funcionário. Contendo na lista de informações que importou.

Os “placeholders” não funcionam se você usar um ponto entre o nome, como por exemplo: {{employees.name}}

Associando uma assinatura

Associate email signature

Depois que associar uma assinatura, volte para a etapa de Funcionários. Você vai conseguir ver as assinaturas sendo alteradas com cada informação particular do funcionário.

Visualizando os funcionários

Voltando para a etapa funcionários, você pode visualizar a assinatura padrão personalizada de cada um e colar do seus respectivos e-mails.

Preview signature of departments

Isso é muito útil principalmente se você tiver uma grande quantidade de funcionários, vamos dizer 20 ou mais, você cria a assinatura de e-mail de todos eles, por um processo simples.

  • Placeholders funcionam para texto e links. Isso quer dizer que você pode adicionar {{twitter-link}} em uma URL.
  • O processo de colar no e-mail tem também o recursos de integrações, onde pode enviar a assinatura para o G Suite e Freshdesk.

Acompanhe um vídeo de todo o processo.

Pronto, se tiver uma dúvida ou sugestão pode escrever nos comentários ou enviar para o nosso e-mail.

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