Como manter sua equipe produtiva com o Google Workspace

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A pandemia de COVID-19 criou uma nova ordem de trabalho remota. De acordo com uma pesquisa do Gartner, empresas permitirão que os funcionários trabalhem remotamente pelo menos parte do tempo, mesmo depois de todos terem sido vacinados.

Isso requer que plataformas com aplicativos focados no trabalho relevantes e integrados garantam que as empresas permaneçam produtivas, e por meio da qual, os colegas de trabalho possam se comunicar e colaborar facilmente. 

Uma dessas plataformas é o Google Workspace. Vamos dar uma olhada os recursos do pacote.

O que é Google Workspace?

Lançado pela primeira vez em 2006 como Google Apps e rebatizado como G Suite em 2016, o “escritório na nuvem” multifuncional agora é conhecido como Google Workspace. Esta plataforma agrupa todas as ferramentas de produtividade e colaboração baseadas na nuvem desenvolvidas pelo Google para empresas em um único espaço.

Depois de se inscrever no Workspace, e independentemente da opção de plano que escolher (são quatro), você terá acesso a estes aplicativos:

Com todas essas ferramentas à sua disposição, as empresas podem se manter produtivas e eficientes em seu trabalho, comunicação e colaboração, independentemente de retornarem ao escritório, trabalharem em modo híbrido ou 100% remotos.

Dicas para melhorar a produtividade com Google Workspace

Uma conta do Gmail For Business não só parece profissional, mas também ajuda a aumentar a produtividade da equipe. A integração com bases de e-mail existentes, como Microsoft Outlook ou Exchange, é feita facilmente. Você pode até mesmo preservar e-mails importantes e sincronizar eventos e contatos com apenas alguns cliques.

O Gmail Business oferece acesso a uma série de ferramentas organizacionais e de produtividade específicas da empresa. Você também receberá suporte contínuo da equipe do Workspace, caso tenha algum problema.

Veja também: Revisão Gmail e Outlook Para Uso Empresarial.

O Gmail for Business permite que você crie endereços de e-mail profissionais com o nome de domínio de sua empresa, e o Workspace também auxilia no registro de um domínio próprio por meio do Google Sites. Você pode criar nomes de e-mail exclusivos não apenas para você, mas também para equipes, como marketing@ ou comercial@ .

Sem sair do Gmail, você pode usar os canais de comunicação Google Rooms, Meet ou Chat, permitindo que você tenha facilmente conversas baseadas em texto ou uma reunião cara a cada.

Comunicação da equipe com o Google Chat

O Google Hangouts agora foi dividido em Google Meet e Google Chat . Enquanto o Meet é voltado para videoconferências, o Chat é mais uma plataforma de canal de mensagens.

O Chat é ótimo para perguntas e respostas rápidas com um colega ou conversas em grupo. Você pode criar salas virtuais com conversas encadeadas. Além disso, os usuários podem compartilhar e discutir arquivos no Docs, Slides e Google Sheets. Ele também pode ser adicionado ao Gmail para que você possa conversar diretamente de sua caixa de entrada.

Você pode aprimorar as conversas no Chat por meio da integração de bots selecionados, como AsanaFreshdesk . Um bot útil é o bot Meet, que funciona como um assistente virtual. Você pode comandá-lo para “agendar uma reunião com João amanhã” e ele solicitará que você escolha um horário e, em seguida, agende a reunião nos calendários de ambas as partes.

Compartilhamento de arquivos com o Google Drive

Conveniente e flexível, o Google Drive ajuda as organizações a aumentar a produtividade e melhorar o processo colaborativo. Em junho de 2020, o Google Drive foi nomeado a Editors’ Choice da PC Mag para produtividade de escritório.

O Drive foi desenvolvido para armazenar, editar e compartilhar documentos, planilhas, apresentações, formulários e sites do Google, mas também oferece suporte a uma infinidade de tipos de arquivos que não são do Google.

Para ajudar os funcionários a encontrar informações com mais rapidez e trazer arquivos relevantes ou importantes para a superfície, os engenheiros do Google criaram o Priority no Drive. Eles fizeram isso por meio da inteligência artificial avançada e dos recursos de aprendizado de máquina do Google.

Priority não apenas ajuda você a encontrar arquivos até duas vezes mais rápido, mas também faz sugestões de ações. Por exemplo, ele sugere quais arquivos podem ser agrupados (essencialmente ajudando você a organizar sua área de trabalho) e permite que você revise edições recentes em um documento ou responda a comentários sem ter que localizar o documento primeiro.

Videochamadas com equipes e clientes usando o Google Meet

A nova cultura de trabalhar em casa motivou o Google a melhorar rapidamente sua oferta de videoconferência. O novo e aprimorado Google Meet agora está perfeitamente acessível via PC e Mac, bem como em todos os dispositivos móveis.

O Google atualizou recentemente o layout do Meet para PC ou Mac, permitindo que você veja até 49 pessoas (incluindo você) ao mesmo tempo nas opções de layout automático e lado a lado. Isso melhorou muito a dinâmica de reuniões de grupos maiores e faz com que todos se sintam mais conectados enquanto estão separados.

Além de Tiled e Auto, você pode visualizar o Meet no modo Spotlight ou Sidebar. No Spotlight, a pessoa que fala ou compartilha sua tela preencherá a janela inteira. No modo Barra lateral, a imagem principal será a pessoa que está falando ou a tela compartilhada, com participantes adicionais visíveis como miniaturas mostradas ao lado.

Durante um Meet, que pode ser transmitido ao vivo e gravado, você pode usar um quadro branco (Google Jamboard), apresentar um vídeo, enviar mensagens de bate-papo, usar legendas, conduzir uma votação e até mesmo alterar seu plano de fundo.

O que também é útil é a funcionalidade de sala de descanso que permite que os participantes se dividam em grupos menores para colaborar fora da chamada principal do Meet.

Ferramentas essenciais do Workspace: Google Docs, Sheets, e Slides

Google Docs

O Google Docs é provavelmente um dos processadores de texto colaborativos online mais familiares. Você pode criar novos arquivos, importar e converter arquivos existentes, personalizar documentos, adicionar imagens, links, tabelas e colunas, bem como compartilhar, cancelar o compartilhamento, comentar e sugerir edições enquanto conversa diretamente com colegas.

Comparado com o Microsoft Word, o Docs se destaca pela colaboração ao vivo. No entanto, ele fica para trás em termos de recursos, como modelos predefinidos e ferramentas de edição. Para compensar e melhorar a produtividade, ele permite que os usuários instalem complementos do Marketplace .

Google Sheets

O Google Sheets é a resposta do Google ao Excel da Microsoft. Assim como no Documentos, você pode criar e editar diretamente no navegador e várias pessoas podem trabalhar na mesma planilha em tempo real. Eles podem visualizar alterações, adicionar comentários e até personalizar a planilha, e todas as edições são salvas automaticamente.

Quando comparado ao Excel, no entanto, o Sheets ainda tem um longo caminho a percorrer. Mas, quando se trata de colaboração em um mundo de trabalho remoto, o Sheets supera a versão online do Excel, que perdeu algumas de suas funcionalidades ao ficar online.

Google Slides

O Google Slides permite aos usuários transmitir dados e apresentar conteúdo facilmente usando recursos visuais. Como seu concorrente, o Microsoft PowerPoint, ele foi criado para apresentações de projetos, módulos de treinamento ou até apresentações de argumentos de venda profissionais.

Assim como acontece com o Docs e o Sheets, o Google Slides é uma ótima opção para colaboração ao vivo e integração perfeita com outros aplicativos do Workspace. Isso torna mais fácil para as equipes trabalharem juntas nas apresentações do projeto, em vez de deixar todo o trabalho para uma pessoa.

Cinco aplicativos do Google Workspace Marketplace

Em uma empresa de qualquer tamanho, você não trabalha sozinho. Mesmo se você for uma microempresa que usa o Google Workspace , ainda precisará usar ferramentas de terceiros além das fornecidas pelo Google.

Aqui, temos 5 aplicativos essenciais disponíveis no Google Workspace Marketplace para complementar o trabalho remoto de sua equipe.

1. Freshdesk

Freshdesk website

Já mencionado acima, Freshdesk é uma solução de suporte ao cliente multicanal que ajuda a fornecer suporte em todos os canais (telefone, e-mail, chat, social, fóruns e muito mais).

Freshdesk no Google Workspace Marketplace.

2. Smartsheet

Empresas de todos os tamanhos usam o Smartsheet, uma plataforma para execução de trabalho, permitindo que equipes e organizações planejem, capturem, gerenciem, automatizem e relatem o trabalho em escala, resultando em processos mais eficientes e melhores resultados de negócios.

Smartsheet no Google Workspace Marketplace.

3. Bybrand

Bybrand website

Esta é a maneira mais simples de economizar tempo e evitar frustrações ao gerenciar as assinaturas de e-mail de seus usuários do Gmail. O Bybrand tem integração nativa com o Google Workspace, permitindo que profissionais de TI ou marketing atualizem a assinatura de e-mail dos funcionários com muito mais rapidez, economizando horas de trabalho em comparação com colar manualmente nos usuários do Gmail.

Bybrand no Google Workspace Marketplace.

4. Zoho CRM

Zoho CRM website

Um CRM flexível baseado em nuvem para sua empresa que ajuda a atrair, reter e encantar clientes. Para o Google Workspace, o CRM ajuda a nutrir leads, fechar mais negócios e interagir com os clientes em todas as fases do ciclo de vida do cliente.

Zoho CRM no Google Workspace Marketplace.

5. Screencastify Video Editor

A maneira mais fácil e rápida de editar vídeos diretamente no seu navegador é uma extensão do Chrome que se integra diretamente com o Google Drive para salvar seus vídeos.

Screencastify no Google Workspace Marketplace.


Finalizando

À medida que um número crescente de ferramentas de produtividade baseadas na nuvem inundam o mercado, aquelas que podem ser combinadas em uma plataforma de serviço completo são as que garantirão que a produtividade não perca o ritmo.

Para isso, o Google Workspace está pronto para dominar o mercado de trabalho remoto.

O Google está constantemente melhorando e inovando sua oferta de espaço de trabalho para acompanhar um mundo em mudança. Conta com soluções para funcionários da linha de frente, recursos para ajudar as pessoas a encontrar mais tempo e foco e ferramentas poderosas para fortalecer a colaboração e melhorar a produtividade em todos os aspectos.

Além do Marketplace um complemento com apps de terceiros.


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