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Uma assinatura de e-mail profissional pode incluir muitos detalhes, como contas de rede social, site, cargo, endereço comercial e muito mais. Mas uma informação frequentemente esquecida para adicionar ao seu canal de comunicação empresarial mais movimentado é o horário de expediente.
Adicionar o horário comercial na assinatura de e-mail traz muitos benefícios. Principalmente, ajuda as pessoas a entender quando você está online e quando sua empresa está aberta. No entanto, há mais vantagens em incluir esta informação do que apenas isto.
Exemplo:
Seja qual for o seu setor ou função, aqui está tudo o que você precisa saber sobre como adicionar horário comercial em uma assinatura de e-mail profissional.
Por que incluir o horário comercial na sua assinatura de e-mail?
Incluir o horário normal de trabalho na assinatura do e-mail é uma forma simples, mas eficaz de melhorar a sua comunicação. Veja estão alguns dos principais motivos pelos quais é uma boa ideia.
Define expectativas claras
Exibir seu horário comercial na assinatura de e-mail permite que as pessoas saibam quando esperar sua resposta. Isso ajuda a gerenciar expectativas, respeitar acordos flexíveis e reduzir frustrações por falta de respostas imediatas.
Além disso, libera seus contatos da obrigação de responder fora do expediente, simplificando a comunicação para todos.
Melhora a gestão do tempo
Descrever seu horário normal de trabalho ajuda a evitar interrupções fora desse horário.
Se os clientes ou fornecedores souberem quando você está disponível, será menos provável que entrem em contato com você em horários inconvenientes. E se entrarem em contato com você fora do horário de trabalho, eles entendem que podem não receber uma resposta à mensagem até que você esteja de volta ao escritório durante o horário designado.
Isto funciona especialmente bem para acordos de trabalho flexíveis, onde o seu horário pode ser irregular ou confuso.
Facilidade de acesso
Para qualquer empresa urgente, como um suporte técnico ou uma clínica médica, é importante que os clientes saibam quando podem entrar em contato para obter suporte ou agendar consultas. Horários de trabalho claros em sua assinatura de e-mail tornam essas informações prontamente disponíveis.
Isso não apenas proporciona uma experiência melhor para seus clientes, mas também torna suas comunicações e compromissos muito mais fáceis de gerenciar.
Crie confiança com seus contatos
Responder consistentemente às pessoas durante o horário estabelecido gera confiança. Clientes e colegas apreciarão saber quando podem contar com a sua disponibilidade e ficarão felizes em deixá-lo em paz quando você não estiver trabalhando.
Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Apesar de ser um item, definir sua disponibilidade pode proporcionar um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Definir e compartilhar seu horário de trabalho estabelece limites claros entre tempo profissional e pessoal. Isso promove foco durante o expediente e facilita a desconexão após o trabalho.
Como formatar o horário comercial na assinatura de e-mail
A formatação do seu horário normal de trabalho na assinatura do e-mail deve ser clara e direta. Basta incluir essas informações na mesma seção em que menciona o cargo, a empresa ou o endereço profissional.
Aqui estão algumas coisas que você deve ter em mente ao fazer isso:
- Seja claro: use palavras simples e diretas para o seu horário comercial. Evite detalhes desnecessários para mantê-lo fácil de ler.
- Use um formato de hora consistente: escolha o relógio de 12 ou 24 horas e siga-o em toda a sua assinatura.
- Inclua fusos horários: Se você trabalha com clientes ou colegas em fusos horários diferentes, inclua sempre o seu próprio fuso horário para evitar mal-entendidos.
- Especifique os dias: indique claramente quais dias você está disponível. Se o seu horário variar em dias diferentes, observe isso. Você também pode destacar as próximas datas de ausência do escritório.
- Mencione exceções: se o seu escritório estiver fechado em determinados dias, como feriados, ou se você tiver um horário de trabalho flexível ou seu próprio horário de trabalho em comparação com o resto do negócio, mencione isso brevemente.
Vale ressaltar também que seu horário de expediente pode ser incorporado a um calendário de reservas de acordo com sua disponibilidade. Usar um calendário de reservas na assinatura de e-mail é uma das melhores maneiras de gerenciar sua agenda se você agendar reuniões com seus contatos.
Melhores práticas para incluir horário comercial em uma assinatura de e-mail
Como sempre acontece ao adicionar informações à sua assinatura de e-mail, mantenha a simplicidade ao incluir o horário comercial. Este é um detalhe relativamente pequeno, por isso não deve ocupar uma grande parte da sua assinatura ou sobressair muito.
Dito isso, aqui estão algumas das melhores táticas para incluir o horário comercial em sua assinatura:
- No final da assinatura: Coloque o horário de expediente logo no final da assinatura do seu e-mail. Isso os mantém visíveis sem ocupar muito espaço.
- Em formato de texto: inclua o horário de expediente diretamente no texto da sua assinatura. Esta é a maneira mais direta e garante que todos os vejam, e é a solução mais fácil para criar uma assinatura HTML puramente informativa, caso você não vá até o fim – Guia de assinatura HTML.
- Como banner: Use um banner desenhado para incluir o horário comercial junto às outras informações profissionais.
- Com um link externo: Para horários complexos ou frequentemente alterados, forneça um link para uma página web com informações atualizadas.
- Faça isso apenas se necessário: Adicione o horário de expediente somente se for crucial para suas comunicações profissionais.
Exemplo de horário comercial em assinatura de e-mail
Adicionar o horário comercial à sua assinatura de e-mail requer atenção ao design para garantir clareza e usabilidade. Uma implementação cuidadosa assegura que sua assinatura permaneça legível e informativa.
Para acertar, aqui estão alguns exemplos de horário comercial em assinaturas de e-mail para diferentes casos de uso.
Horário comercial com ícone
Neste exemplo, um ícone de relógio (com calendário) precede o horário comercial, tornando a informação instantaneamente reconhecível.
Horário comercial na assinatura com link
Ao criar uma assinatura de e-mail com horário comercial, você também pode adicionar links para locais externos, tornando a seção interativo.
Criação de assinaturas de e-mail
Criar uma assinatura de e-mail profissional com detalhes como horário de expediente requer as ferramentas certas. Idealmente, você desejará usar uma plataforma como a Bybrand, onde poderá gerenciar assinaturas dinâmicas em uma organização por meio de uma única plataforma.
Esta é a melhor abordagem, ao permitir controlar todos na assinatura de e-mail da empresa. Isso significa que todas as assinaturas podem permanecer consistentes e incluir os mesmos detalhes, o que é extremamente importante se o horário de expediente mudar.
Tudo que você precisa fazer é configurar uma assinatura HTML usando um dos modelos. Você tem inúmeras opções aqui para criar uma assinatura que corresponda ao seu setor e marca. Pode fazer isso para cada departamento.
Em seguida, preencha os dados individuais no gerenciador de assinaturas Bybrand. A marca da empresa e os horários de expediente permanecem consistentes, enquanto cada assinatura é personalizada com os dados pessoais do funcionário.
Essas assinaturas podem ser exportadas em formatos HTML e facilmente aplicadas a qualquer cliente de e-mail. Esta é a melhor maneira de fazer um e-mail que funcione bem e seja fácil de usar.
Considerações finais
Se for relevante para a sua função, incorporar o horário comercial em sua assinatura pode ser uma ótima maneira de aprimorar suas comunicações.
Apenas se certifique de usar a ferramenta certa para gerenciar sua assinatura de e-mail e de incorporar esses horários estrategicamente em seu design de assinatura. Faça isso corretamente e isso poderá agilizar suas comunicações por e-mail de uma maneira maior do que você imagina.
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