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La création d’une signature d’e-mail de qualité peut grandement contribuer au développement de votre marque et à l’amélioration de la communication. C’est un point sur lequel toute grande organisation devrait se concentrer. Cependant, la mise en œuvre des signatures e-mail dans une entreprise peut s’avérer un véritable défi.
Tout d’abord, vous devez créer des signatures cohérentes pour chaque employé. Celles-ci doivent respecter les mêmes directives de marque et le même modèle de signature. Ensuite, vous devez utiliser un logiciel de signature e-mail pour mettre en œuvre et gérer la signature dans l’ensemble de l’entreprise.
Signature d’e-mail standard de l’entreprise :
Si vous laissez aux employés le soin de le faire individuellement, vous risquez de rencontrer toutes sortes de problèmes.
Explorons la meilleure façon d’appliquer des modèles de signature à l’ensemble de votre entreprise, et la manière dont vous pouvez gérer les signatures e-mail des employés en toute simplicité.
L’importance des signatures d’e-mail personnalisées pour les employés
L’utilisation de signatures d’e-mail de marque pour les employés présente de nombreux avantages, tant pour les employés que pour les entreprises.
Voici quelques-unes des principales raisons, accompagnées d’exemples réels de signatures e-mail.
Reconnaissance de la marque
Lorsque vos employés utilisent une signature d’e-mail de marque, cela aide les gens à reconnaître votre entreprise.
Exemple avec le logo de l’entreprise :
De plus, les signatures d’e-mails d’entreprise servent de mini-publicité pour votre marque à chaque envoi d’e-mail, rendant votre entreprise plus mémorable et reconnaissable.
Professionnalisme
Une signature d’e-mail personnalisée confère une touche professionnelle à chaque e-mail envoyé par vos employés.
Exemple de signature d’e-mail avec photo de l’employé :
Elle montre que votre entreprise se soucie des détails et qu’elle consacre des efforts à sa communication. L’utilisation d’une signature d’e-mail professionnelle et cohérente dans l’ensemble de votre entreprise peut grandement contribuer à établir la confiance et l’autorité autour de l’entreprise.
Cohérence
Si tout le monde utilise la même signature d’e-mail, votre entreprise offrira une image unifiée au monde entier. La cohérence contribue également à instaurer la confiance et à rendre votre marque plus mémorable.
Signature d’e-mail de l’entreprise :
Signature d’e-mail marketing
Une signature d’e-mail professionnelle est bien plus qu’une simple occasion de promouvoir votre marque. C’est aussi un canal de marketing précieux.
Exemple avec un bouton CTA et des liens :
Vous pouvez inclure des liens vers votre site web, des icônes de médias sociaux cliquables ou des promotions dans votre signature HTML professionnel. C’est un moyen facile de transformer chaque courriel en une opportunité de marketing.
Plus : regardez la vidéo sur l ‘insertion de boutons CTA dans votre signature d’e-mail.
Problèmes courants liés à l’ajout manuel d’une signature (ou au fait de laisser cette tâche à l’employé)
Les signatures d’e-mail sont précieuses mais peuvent causer des problèmes si mal implémentées. Utilisez un générateur de signature adapté pour assurer la cohérence de votre marque, plutôt que de laisser les employés créer manuellement leurs signatures.
Voici quelques problèmes courants qui peuvent en résulter.
Oubli de la signature
Parfois, dans la précipitation, les employés peuvent oublier de coller leur signature d’e-mail personnelle, ce qui donne aux e-mails un aspect incomplet ou non professionnel. Cela signifie également que les communications de votre organisation ne seront pas cohérentes, car certains e-mails comporteront une signature et d’autres non.
Utilisation de la mauvaise signature
Les employés peuvent avoir enregistré plusieurs signatures et utiliser accidentellement la mauvaise pour différents e-mails. Cette situation est source d’incohérence et de confusion et ne donne pas une image professionnelle de votre marque.
Ne pas tester les liens
Sans vérification des liens, les employés pourraient ne pas détecter les liens brisés ou incorrects dans leurs signatures. Ceci compromettrait le professionnalisme de votre signature email et réduirait son potentiel promotionnel.
Gestion des signatures d’e-mail
Pour éviter les problèmes susmentionnés, il est utile de disposer d’un processus normalisé ou, mieux encore, d’outils automatisés qui peuvent garantir que la bonne signature est ajoutée à chaque e-mail sans risque d’erreur humaine.
Voici deux des meilleures solutions de gestion des signatures e-mail pour de nombreux employés.
Comment créer une signature d’e-mail par défaut à partir d’un modèle ?
Le moyen le plus simple de créer une signature professionnelle est d’utiliser un logiciel de signature d’e-mail qui comprend des modèles personnalisables.
Galerie de modèles exemples de Bybrand :
Avec cette approche, il vous suffit de choisir un modèle, ou un exemple de signature e-mail, qui vous plaît, puis de le personnaliser avec vos coordonnées, votre titre de poste et votre image de marque.
Lorsque vous utilisez une solution de signature e-mail comme Bybrand, vous pouvez choisir parmi une énorme gamme d’options de modèles, optimisées pour différents secteurs et cas d’utilisation. Ces modèles sont conçus pour fonctionner avec tous les clients de messagerie et sur les appareils mobiles.
Une fois la signature d’e-mail créée, vous pouvez simplement l’appliquer et la gérer dans l’ensemble de votre organisation à partir d’une plateforme centralisée. Il est ainsi facile pour chaque employé d’avoir sa propre signature, le tout géré et réalisé de manière cohérente à partir d’un seul endroit.
Comment créer une signature d’employé en utilisant son propre HTML
Pour aller au-delà de l’édition standard, utilisez un outil permettant d’éditer la signature en HTML. Avec Bybrand, appliquez des styles CSS et intégrez tableaux, images, émojis et blocs HTML personnalisés. Cette flexibilité améliore la création de signatures d’entreprise.
Après création, utilisez le gestionnaire pour déployer la signature, en veillant à personnaliser les détails pour chaque employé.
Gestion des signatures d’e-mail pour plusieurs employés
Vous pouvez utiliser les exemples de signature d’e-mail ci-dessus pour créer votre signature. Une fois que vous l’avez fait, l’étape suivante consiste à mettre en œuvre et à gérer la signature HTML au sein de votre organisation.
L’utilisation d’un outil comme Bybrand ne facilite aussi la création de signatures e-mail. Vous pouvez également gérer ces signatures à l’échelle de l’entreprise à partir d’un tableau de bord unique. Des intégrations pour l’automatisation sont également disponibles.
Voici quelques moyens d’y parvenir avec Bybrand.
Utilisation d’une liste de salariés à partir d’un fichier CSV
Si vous devez créer plusieurs signatures e-mail, vous pouvez utiliser un générateur de signatures e-mail qui remplit automatiquement les informations sur chaque signature en fonction du département et de l’employé.
Il vous suffit de fournir un fichier CSV répertoriant les coordonnées des employés et les départements, et le générateur de signatures e-mail peut mettre à jour des signatures uniques sur la base de ce fichier.
Utilisation de Google Workspace
Vous pouvez aussi utiliser Bybrand pour gérer de manière transparente les signatures d’e-mail de votre organisation via Google Workspace.
La plateforme vous permet d’actualiser les signatures e-mail de n’importe quel utilisateur dans Gmail en un seul clic. Mettez simplement en place des signatures e-mail et gérez tous les comptes Gmail à partir d’une seule plateforme.
Cela vous permet de gagner du temps tout en garantissant la cohérence au sein de votre organisation.
Utilisation de Google Sheets
Tout comme l’utilisation d’un fichier CSV, vous pouvez actualiser les besoins de l’ensemble de votre organisation en matière de signatures e-mail grâce à une intégration de Google Sheets.
Cette intégration se connecte directement à l’API Google, ce qui vous permet de transformer toutes les données de votre feuille de calcul en signatures e-mail. C’est l’un des moyens les plus rapides de créer et de gérer des signatures e-mail pour une grande organisation.
À partir d’autres outils
Bybrand s’intègre avec Zoho CRM et Freshdesk, facilitant le partage d’informations entre plateformes pour générer des signatures d’e-mail facilement.
Ceci économise du temps dans la création de signatures personnalisées et permet de gérer toutes les signatures via un tableau de bord unique, assurant leur cohérence dans toute l’entreprise.
Conclusion
Créer et mettre en œuvre les signatures e-mail de toute votre équipe par le biais de Bybrand est facile. Les nombreuses automatisations et intégrations facilitent un processus rapide, et l’emploi de cette approche vous permet de garantir des signatures e-mail cohérentes et professionnelles dans tous les messages envoyés.
Pour toute marque comptant un grand nombre d’employés, cela peut changer la donne dans vos efforts globaux de construction de marque et de communication.
Créez votre première signature d’e-mail avec Bybrand
Bybrand propose la possibilité de générer, d’administrer et de distribuer des signatures d’e-mail essentielles à vos employés.