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Crear una gran firma de correo electrónico puede hacer mucho por el crecimiento de tu marca y la mejora de las comunicaciones. Esto es algo en lo que cualquier gran organización debería centrarse. Sin embargo, la realidad de implantar firmas de correo electrónico en toda una empresa puede ser un verdadero reto.
En primer lugar, tienes que crear firmas coherentes para cada empleado. Estas deben ceñirse a las mismas directrices de marca y plantilla de firma. Después, tienes que utilizar un software de firma de correo electrónico para implementar y gestionar la firma en todos los ámbitos.
Firma de correo electrónico estándar de la empresa:
Si dejas que los empleados lo hagan individualmente, podrías encontrarte con todo tipo de problemas.
Exploremos la mejor forma de aplicar plantillas de firma en toda tu empresa, y cómo puedes gestionar las firmas de correo electrónico de los empleados con facilidad.
La importancia de las firmas de correo electrónico de marca para los empleados
Utilizar firmas de correo electrónico de marca tiene muchas ventajas, tanto para los empleados como para las empresas.
He aquí algunas de las principales razones, con ejemplos reales de firmas de correo electrónico.
Reconocimiento de marca
Cuando tus empleados utilizan una firma de correo electrónico de marca, ayudan a que la gente reconozca tu empresa.
Ejemplo con el logotipo de la empresa:
Y cuando tienes firmas HTML de empresa con tu marca, actúa como un mini anuncio de tu marca cada vez que envían un correo electrónico. Esto ayuda a que tu empresa y tu marca sean más memorables y reconocibles.
Profesionalidad
Una firma de correo electrónico de marca da un toque profesional a cada correo que envían tus empleados.
Ejemplo de firma HTML con foto de empleado:
Demuestra que tu empresa se preocupa por los detalles y pone empeño en su comunicación. Utilizar una firma de correo electrónico profesional y coherente en toda tu empresa puede contribuir en gran medida a establecer confianza y autoridad en torno a la empresa.
Coherencia
Si todos utilizan la misma firma de correo electrónico de marca, tu empresa ofrecerá una imagen unificada al mundo. La coherencia también ayuda a generar confianza y hace que tu marca sea más memorable.
Amplia firma de correo electrónico de la empresa:
Marketing de firma de correo electrónico
Una firma de correo electrónico profesional es mucho más que una oportunidad para promocionar tu marca. También es un valioso canal de marketing.
Ejemplo con botones CTA y enlaces:
Puedes incluir enlaces a tu sitio web, iconos clicables de redes sociales o promociones en la firma de correo electrónico de tu empresa. Es una forma sencilla de convertir cada correo electrónico en una oportunidad de marketing.
Además: Mira el vídeo sobre cómo insertar botones CTA en tu firma de correo electrónico.
Problemas habituales al añadir una firma manualmente (o dejar la tarea al empleado)
Las firmas de correo electrónico son muy cruciales, pero también pueden causar algunos problemas evidentes si no se implementan correctamente. Utiliza el generador de firmas HTML adecuado que ofrezca coherencia en toda tu marca. Es mucho más eficaz que dejar que los empleados añadan sus firmas manualmente.
Aquí tienes algunos problemas comunes que esto puede causar.
Olvidar añadir la firma
A veces, con las prisas, los empleados pueden olvidarse de pegar su firma de correo electrónico personal, lo que hace que los correos electrónicos parezcan incompletos o poco profesionales. Esto también significa que las comunicaciones de tu organización serán incoherentes, ya que algunos correos incluirán una firma y otros no.
Utilizar una firma incorrecta
Los empleados pueden tener varias firmas guardadas y utilizar accidentalmente la incorrecta para distintos correos electrónicos. Esto provoca incoherencia y confusión y da un aspecto poco profesional a tu marca.
No probar enlaces
Si los empleados no verifican los enlaces de su firma, podrían tener enlaces rotos o incorrectos. Esto afectaría profesionalismo y eliminaría los beneficios promocionales de la firma HTML.
Gestionar firmas de correo electrónico
Para evitar los problemas anteriores, es útil disponer de un proceso estandarizado o, mejor aún, de herramientas automatizadas que garanticen que se añade la firma correcta a cada correo electrónico sin riesgo de error humano.
Aquí tienes dos de las mejores soluciones para la gestión de firmas de correo electrónico para muchos empleados.
Cómo crear una firma de correo electrónico predeterminada a partir de una plantilla
La forma más sencilla de crear una firma profesional es utilizar un software de firma de correo electrónico que incluya plantillas personalizables.
Ejemplos de galerías de plantillas de Bybrand:
Con este método, todo lo que tienes que hacer es elegir una plantilla, o ejemplo de firma de correo electrónico, que te guste y luego personalizarla con tus datos de contacto, cargo y marca.
Cuando utilizas una solución de firma de correo electrónico como Bybrand, puedes elegir entre una enorme gama de opciones de plantillas, optimizadas para diferentes sectores y casos de uso. Estas plantillas están diseñadas para funcionar con todos los clientes de correo electrónico y en dispositivos móviles.
Una vez creada la firma HTML, solo tienes que aplicarla y gestionarla en toda tu organización desde una plataforma centralizada. Esto facilita que cada empleado tenga su propia firma, todo ello gestionado y realizado de forma coherente desde un único lugar.
Cómo crear una firma de empleado utilizando HTML propio
Para una edición avanzada, usa herramientas que permitan editar firmas en HTML.
Con Bybrand puedes aplicar CSS en línea e incluir elementos HTML como tablas, imágenes y emojis, ofreciendo mayor flexibilidad para crear firmas corporativas personalizadas.
Una vez creada, puedes utilizar el gestor de firmas de correo electrónico para aplicar la firma en toda tu empresa. Solo tienes que asegurarte de actualizar los detalles de la firma para cada empleado.
Gestionar las firmas de correo electrónico de varios empleados
Puedes utilizar los ejemplos de firma de correo electrónico anteriores para crear tu firma. Una vez hecho esto, el siguiente paso es implantar y gestionar la firma en toda tu organización.
Utilizar una herramienta como Bybrand no sólo facilita la creación de firmas de correo electrónico. También puedes gestionar estas firmas en toda la empresa desde un único panel de control. También hay disponibles integraciones para la automatización.
Aquí tienes algunas formas de conseguirlo con Bybrand.
Utilizar la lista de empleados del archivo CSV
Si necesitas hacer varias firmas de correo electrónico, una de las formas más fáciles de hacerlo es utilizando un generador de firmas de correo electrónico que pueda rellenar automáticamente la información de cada firma basándose en la información del departamento y del empleado.
Sólo tienes que proporcionar un archivo CSV con los datos de los empleados y sus departamentos, y el generador de firmas de correo electrónico actualizará firmas únicas basándose en él.
Utilizar Google Workspace
También puedes utilizar Bybrand para gestionar sin problemas las firmas de correo electrónico de tu organización a través de Google Workspace.
La plataforma te permite actualizar las firmas de correo electrónico de cualquier usuario de Gmail con un solo clic. Implementa de forma sencilla las firmas de correo electrónico y gestiona todas las cuentas de Gmail desde una sola plataforma.
Esto te ahorra tiempo a la vez que garantiza la coherencia en toda tu organización.
Utilizar las hojas de cálculo de Google
Al igual que con un archivo CSV, puedes actualizar las necesidades de firma de correo electrónico de toda tu organización con una integración de Google Sheets.
Esta integración se conecta directamente a la API de Google, lo que te permite convertir todos los datos de tus hojas de cálculo en firmas de correo electrónico. Es una de las formas más rápidas de crear y gestionar firmas de correo electrónico para una gran organización.
Desde otras herramientas
Bybrand también se integra con otras herramientas, como Zoho CRM y Freshdesk. Esto significa que puedes compartir fácilmente información entre estas plataformas, ayudándote a configurar y generar firmas de correo electrónico con facilidad.
Esto ahorra tiempo al crear firmas corporativas para toda la plantilla, permitiendo implementarlas y gestionarlas desde un único panel. Así se garantiza la coherencia en todas las firmas.
Conclusión
Crear e implementar las firmas de correo electrónico de todo tu equipo a través de Bybrand es fácil. Las numerosas automatizaciones e integraciones facilitan un proceso rápido, y emplear este método te permite garantizar firmas de correo electrónico coherentes y profesionales en todos los mensajes que se envíen.
Para cualquier marca con un gran número de empleados, esto puede suponer un cambio absoluto en tus esfuerzos generales de comunicación y construcción de marca.
Crea tu primera firma de correo electrónico con Bybrand
Cree, administre e implemente poderosas firmas de correo electrónico para su equipo usando Bybrand.