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Geschäftsabschlüsse, Konferenztermine und Verhandlungen werden oft über das Medium E-Mail abgewickelt. Ohne eine korrekte E-Mail-Signatur wächst das Risiko, ein wichtiges Telefonat oder einen Kontakt mit einem Partner, Kollegen oder Mitarbeiter zu verpassen.
Beispiel für eine gut gestaltete E-Mail-Signatur mit Telefon.
Eine hochwertige HTML-Signatur ist mehr als nur eine universelle Anlaufstelle. Sie ermöglicht es auch, dass Ihre Marke im Gedächtnis der Empfänger Ihrer Nachrichten „hängen bleibt“. Diese Art von Marketing ist zwar subtiler, aber zweifellos für jede Organisation, jedes Unternehmen oder jede Gesellschaft von Vorteil.
Warum ist eine E-Mail-Signatur für Unternehmen wichtig?
Ein durchschnittlicher Büroangestellter erhält an einem einzigen Tag etwa 74 E-Mails und versendet weitere 26. Während einer typischen Arbeitswoche kann ein Angestellter etwa 130 E-Mails versenden.
Dies stellt eine enorme Anzahl von Berührungspunkten dar, um Ihr Branding und Ihre Kommunikationswege zu verbessern.
Der durchschnittliche Büroangestellte erhält 74 E-Mails und versendet 26 pro Tag.
Mit der richtigen E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen können Sie ganz einfach CTA-Schaltflächen (Call-to-Action) einbauen, um den Umsatz zu steigern, die Lead-Generierung zu fördern oder die Teambesprechungen effizienter zu planen.
Je mehr sich die Gesellschaft in Richtung hybrider und dezentraler Arbeit bewegt, desto größer ist der Bedarf an einer optimierten internen und externen Kommunikation. Um heute auf den höheren Ebenen des Geschäftslebens zu agieren, müssen Sie Marketing, Kommunikation und klare Informationen im Vorfeld haben.
Genau deshalb brauchen Sie eine leicht verständliche E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen.
Erstellen einer aussagekräftigen E-Mail-Signatur für Unternehmen
Konsistenz ist das A und O bei jeder geschäftlichen E-Mail-Signatur. Sie möchten immer sicherstellen, dass alle Informationen, die Sie dem Empfänger präsentieren, korrekt und aktuell sind und in den verschiedenen Formaten, in denen sie gelesen werden, angezeigt werden können.
Es gibt drei Hauptmethoden, um eine E-Mail-Signatur für Unternehmen zu erstellen. Entweder nur als Bild (mit Canva, Photoshop oder einem ähnlichen Programm), als HTML-Formatierung oder als reiner Text.
1. E-Mail-Signatur für Unternehmen, die nur aus Bildern besteht
Viele Designer oder Firmenmitglieder greifen auf beliebte Bildbearbeitungsprogramme wie Canva zurück. Die Verwendung solcher Tools kann sehr praktisch sein, da Sie Bilder mit nur einem Mausklick schnell verschieben oder bearbeiten können.
Der einzige Nachteil ist die Anpassungsfähigkeit. Als über 55 % des Website-Traffics kommt von mobilen Geräten. Sie können sicher sein, dass ein großer Teil der Empfänger Ihre E-Mail über ihr Smartphone oder Tablet öffnet. Wenn das von Ihnen erstellte Bild nicht richtig formatiert ist, könnte es unprofessionell aussehen und den Wert Ihrer Marke mindern.
2. HTML-E-Mail-Signatur für Unternehmen
HTML eignet sich hervorragend zur Erstellung einer E-Mail-Signatur für Unternehmen, da es bereits die Sprache der Online-Welt ist. Alle Geräte können mit HTML umgehen und Ihre Signatur an die Größe des verwendeten Bildschirms anpassen, umgestalten oder optimieren.
Mit Bybrand können Sie zum Beispiel ansprechende E-Mail-Signaturen als HTML-Format für Unternehmen erstellen. Sie können sogar Links zu Verkaufstrichtern, Bildern, sozialen Medien, Symbolen und mehr hinzufügen.
3. E-Mail-Signatur des Unternehmens als reiner Text
Die letzte Möglichkeit besteht darin, eine Firmen-E-Mail mit einem einfachen Texteditor wie Notepad oder Microsoft Word zu erstellen. Während die Erstellung der Signatur unglaublich einfach ist, lässt die Formatierung sehr zu wünschen übrig.
Die Textformatierung kann von Gerät zu Gerät und von E-Mail-Programm zu E-Mail-Programm variieren, was zu Fehlinterpretationen führen kann. Was auf Ihrem Arbeitsgerät sauber aussieht, kann wie ein Haufen unordentlicher Texte, Symbole und unzusammenhängender Links wirken.
Verwandeln Sie das Design Ihrer E-Mail-Signatur
Welches Format Sie auch immer für das Design Ihrer universellen E-Mail-Signatur für Unternehmen wählen (und wir hoffen, dass es die HTML-Version ist), es gibt einige Entscheidungen, die Sie treffen können, um die Gesamtqualität und Lesbarkeit zu verbessern.
Denken Sie daran, dass Ihre Signatur mehr als nur ein Kommunikationsmittel ist. Natürlich sollte Ihre einzigartige Signatur die wichtigsten Elemente enthalten, wie z.B.:
- Vollständiger Name (und Pronomen, wenn Sie möchten)
- Berufsbezeichnung
- Direkte Rufnummer
- Website URL
- Links zu sozialen Medien
- Firmenlogo
- Kopfschuss
- Informationen zum Haftungsausschluss (siehe Beispiele für professionelle E-Mail-Signaturen mit Haftungsausschlüssen)
Konsistenz ist jedoch entscheidend. Genauso wichtig ist es, andere Designmerkmale einzubauen, die die Aufmerksamkeit Ihrer E-Mail-Empfänger auf sich ziehen. Hier sind einige hervorragende Tipps, die sich in der Vergangenheit bewährt haben und die Sie vielleicht in Betracht ziehen sollten.
Eine E-Mail-Signatur für Unternehmen mit einem Banner ist eine fantastische Methode, um Marketing und Engagement zu fördern.
Wenn Sie ein Bild verwenden, das sich automatisch an die Größe des Bildschirms anpasst, aber dennoch die neuen Inhalte, die Sie vermarkten, die Veranstaltungen, die Sie bewerben, oder die kommenden Sonderangebote zeigt, wird Ihre Marke bekannter.
5. Versuchen Sie kontrastierende Farben
E-Mail-Signaturen für Unternehmen müssen nicht zwangsläufig fade sein. Vielleicht haben Sie einen „Styleguide“, den Sie befolgen sollten, mit bestimmten Farben, die Ihr Branding repräsentieren.
Als allgemeine Faustregel gilt, dass Sie sich auf 2–3 verschiedene Farben beschränken sollten, die einander ergänzen. Sie möchten Ihre Empfänger nicht „schockieren“.
Außerdem möchten Sie mit einer visuell aufregenden und ansprechenden Farbpalette, die zu Ihrer Website und Ihrem sonstigen Branding passt, ins Auge fallen.
6. Einbindung von Videoinhalten
Rund um 3,4 Milliarden Internetnutzer stürzen sich auf Videoinhalte. Warum sollten Sie diesen Inhaltstyp nicht nutzen, um Ihr Engagement und Ihr Marketing zu steigern?
Das Hinzufügen einer fesselnden Video-Miniaturansicht, die auf ein Produktvideo, eine Anleitung oder eine Markengeschichte verweist, verbessert die Öffnungsrate und die Klickraten Ihrer E-Mail-Signatur.
7. Animieren der Signatur
Animierte GIFs werden von manchen Geschäftsleuten übersehen. Wenn sie jedoch unter Berücksichtigung eines Markenleitfadens richtig eingesetzt werden, fügen sie einen dynamischen visuellen Hintergrund hinzu, der die Aufmerksamkeit des Publikums effektiv fesselt.
Sie sollten die gesamte Animation nicht zu komplex gestalten. Etwas so Einfaches wie ein 3-Frame-GIF eignet sich hervorragend für Ihre E-Mail-Signatur im Unternehmen.
8. Verlinkung zu Bewertungen
Ob Sie es wollen oder nicht, 99,9% aller Online-Kunden lesen Bewertungen, bevor sie sich für ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Marke entscheiden.
Sie können zwar nicht kontrollieren, welche Art von Bewertung hinterlassen wird, aber Ihre E-Mail-Signatur kann ein Marketinginstrument sein, mit dem Sie die Anzahl der Bewertungen, die Sie erhalten, erhöhen können. In einer HTML-E-Mail-Signatur ist es ganz einfach, einen Link mit einer Aufforderung zum Handeln wie „Hinterlassen Sie eine Bewertung“ einzufügen.
Mit diesem einfachen Tipp für die Signatur können Sie Ihre Profile auf Yelp, Google My Business, Facebook, Trustpilot oder anderen Bewertungswebsites schnell auf Vordermann bringen.
9. Inspirieren Sie Ihre Empfänger
E-Mail ist persönliche Kommunikation. Selbst wenn Sie sie in einer geschäftlichen Umgebung verwenden, sprechen Sie immer noch jemanden am anderen Ende des Schreibtisches an.
Das Hinzufügen Ihres Firmenmottos, inspirierender Statistiken zu Ihrer Nische oder eines Zitats, das zu Ihrem Branding passt, ist eine gute Möglichkeit, sich von der Konkurrenz abzuheben.
Ein umweltfreundliches Unternehmen kann zum Beispiel in seiner E-Mail-Signatur etwas so Einfaches wie „Wir leisten unseren Beitrag zu einer nachhaltigeren Umwelt von morgen“ hinzufügen, was Wunder für die Öffnungs- und Durchleserrate bewirken kann.
Lesen Sie mehr: 50 Zitate für HTML-E-Mail-Signaturen.
10. Termine vereinbaren
Die Macht der CTAs kann auf viele Arten genutzt werden. Mehr Terminbuchungen für Ihre Dienstleistungen oder Beratungen zu erhalten, ist ein ausgezeichneter Anfang.
Wenn Sie in Ihre E-Mail-Signatur eine CTA für „Jetzt buchen“ oder „Termin vereinbaren“ einfügen, werden die Besucher auf Ihren Online-Kalender geleitet. So erhalten die Leser sofortigen Zugang zu Ihnen, Ihrem Unternehmen und Ihren Nutzenversprechen.
11. Förderung von Veranstaltungen
Die Verwendung von E-Mail-Signaturen, die bei neuen Veranstaltungen, Werbeaktionen oder Webinaren schnell aktualisiert werden können, ist eine fantastische Möglichkeit, das Engagement zu steigern.
Der Trick dabei ist, eine Vorlage für die E-Mail-Signatur des Unternehmens zu haben. Eine, die Ihr Marketing- oder IT-Team leicht ändern kann, sodass sie sich auf alle Kontaktpunkte mit Ihren Mitarbeitern, Angestellten und Kunden auswirkt. Auf diese Weise bleibt die Konsistenz Ihrer Kommunikation von größter Bedeutung.
Siehe auch: Beispiele für Veranstaltungen und Promotionen.
12. Verbesserung des Kundendienstes
Effizienz ist ein großes Ziel eines jeden Unternehmens. Wenn Sie in Ihrer E-Mail-Signatur auf eine FAQ-Seite (häufig gestellte Fragen) oder eine Wissensdatenbank verweisen, sparen Ihre Mitarbeiter viel Zeit.
Wenn Sie den Kunden oder B2B-Kontakten sofortigen Zugang zu den häufigsten Fragen und Antworten bieten, verringern Sie die „Entscheidungsschwierigkeiten“, die sie haben könnten, um Ihre Marke in Zukunft zu nutzen.
Die Aufnahme dieser wichtigen Informationen in Ihre E-Mail-Signatur im HTML-Format ist eine hervorragende Möglichkeit, das Engagement zu steigern und die Abläufe zu optimieren.
13. Schriftarten vereinfachen
Unser letzter Tipp für das Design Ihrer E-Mail-Signatur und die Erstellung von Vorlagen ist, dass Sie professionelle, auffällige Schriftarten verwenden sollten. Beliebte Schriftarten wie Arial, Verdana und Times New Roman machen Ihre Signatur leicht lesbar.
Eine gute Regel, nach der Sie leben sollten, lautet: Wählen Sie im Zweifelsfall eine Schriftart der Familie Serif. So erhalten Sie die Professionalität, die Ihr Unternehmen für seine Arbeit benötigt, und können mit ein wenig Kreativität die Aufmerksamkeit auf sich ziehen.
In unserer Bybrand HTML-E-Mail-Signatur finden Sie ein großartiges Video zum Anpassen oder Ändern Ihrer Schriftart.
Video-Anleitung
In diesem kurzen Video unten sehen Sie, wie Sie eine standardmäßige E-Mail-Signatur mit Ihrem Firmenlogo erstellen können.
Letzte Überlegungen
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine einheitliche E-Mail-Signatur-Vorlage für Ihr Unternehmen mit einem HTML-Signatur-Editor wie dem von Bybrand zu erstellen, erhöhen Sie die Wirksamkeit Ihrer Kommunikation.
Leser und Empfänger wissen, wo sie die wichtigen Kontaktinformationen finden, die sie benötigen, um die Konversation fortzusetzen, und Sie verfügen über ein leistungsstarkes Marketinginstrument, das den Bekanntheitsgrad Ihrer Marke steigert.
Nehmen Sie sich die Zeit, eine einheitliche Signatur zu entwickeln, und beobachten Sie, wie Ihre Öffnungs-, Klick- und Leseratten in die Höhe schnellen.
Erstellen Sie Ihre erste E-Mail-Signatur mit Bybrand
Bybrand bietet die Möglichkeit, wichtige E-Mail-Signaturen für Ihre Mitarbeiter zu erstellen, zu verwalten und zu verteilen.