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Fast 90 % der Benutzer haben eine Form von E-Mail-Signatur für geschäftliche und berufliche Nachrichten, die täglich verschickt werden. Das reicht von einer einfachen Frage an einen E-Commerce-Onlineshop über voraussichtliche Versandkosten bis hin zu einer B2B-Kommunikation über das Onboarding eines neuen freiberuflichen Teams für die Softwareentwicklung.
Bei dem rasanten Tempo, in dem die Kommunikation zwischen Unternehmen abläuft, sind klare Kontaktpunkte, die qualitativ hochwertige Antworten und die Beschaffung von Informationen gewährleisten, von entscheidender Bedeutung. Einfach ausgedrückt: Sie möchten, dass die richtigen Leute wissen, wie sie Sie finden können, wenn sie zusätzliche Hilfe benötigen.
Hier kann eine E-Mail-Signatur im Klartext helfen.
Was ist eine einfache E-Mail-Signatur?
Wie der Name schon sagt, enthält eine einfache E-Mail-Signatur nicht mehr als den einfachen Text, den Sie benötigen, um mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt zu treten. Die Idee hinter einer E-Mail-Signatur mit einfachem Text ist es, auf zusätzliche Bilder, Layout-Ästhetik (Linien, Muster usw.) und andere Elemente zu verzichten, die von den wichtigen Kontakt- und Identifizierungsinformationen ablenken könnten.
Beispiel für eine E-Mail-Signatur im Klartext:
Das bedeutet nicht, dass Sie die wichtigen Informationen reduzieren. Sie würden immer noch Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre sozialen Medien und andere Faktoren angeben, aber in Textform – nicht als Bilder oder schwer verständliche Formatierungen.
Bewährte Verfahren für E-Mail-Signaturen im Klartext
Wenn Sie Ihre Kommunikation straffen, erhöhen Sie die Antwortquote, weil die Leser nicht von dem, was sie vor sich haben, überwältigt werden. Die wichtigsten Bestandteile einer E-Mail-Signatur im Klartext sind der Name, die Kontaktdaten, Links zu relevanten Ressourcen und der Text.
Verwenden Sie lieber keinen schwer lesbaren Text (d.h. komplexe Schriftarten, die zu klein oder groß sind). Halten Sie sich in Bezug auf Größe und Schriftart an das, was Sie in einem normalen Word-Dokument lesen würden. Machen Sie es nicht zu kompliziert mit Bildern oder Tabellen. Diese E-Mail-Signatur sollte genau das sein – nur Text!
Ein guter Ausgangspunkt wäre die Verwendung von Arial oder Times New Roman in Größen zwischen 10 und 14 für die Schriftart.
- Lesen Sie auch: Was ist die beste Schriftart für Ihre HTML-E-Mail-Signatur?
Interne Kommunikation
Eine einfache Signatur kann auch perfekt für die interne Kommunikation zwischen Teammitgliedern verwendet werden. Auf diese Weise lässt sich leicht feststellen, in welcher Abteilung der Mitarbeiter arbeitet. Stellen Sie sich die Bequemlichkeit vor! Wenn Sie kürzlich die Abteilung gewechselt haben, können andere Teammitglieder dies automatisch in Ihrer E-Mail sehen.
Daher hat eine einfache E-Mail-Signatur das Potenzial, die interne Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu verbessern.
Pro und Kontra
Im Folgenden führen wir die Vor- und Nachteile einer einfachen, reinen Textsignatur auf.
Vorteile einer einfachen E-Mail-Signatur
- Kompatibilität: Textbasierte E-Mail-Signaturen bieten optimale Kompatibilität, da sie ohne Skriptsprachen auskommen. Text als universelle Sprache verhindert Formatierungsprobleme, die bei Bildern oder Grafiken auftreten können.
- Konsistenz: Da so viele Menschen eine wachsende Vielfalt von Geräten (iPhone, Android, PC, Mac usw.) auf einer wechselnden Softwareplattform (Gmail, Outlook, iCloud usw.) verwenden, sorgen E-Mail-Signaturen in Textform für Konsistenz, damit Ihre Signatur lesbar ist.
- Schnelle Ladezeiten: Ohne größere Grafiken und Bilder, die geladen werden müssen, wird Ihre E-Mail-Signatur, die nur aus Text besteht, sicher schnell in einer Nachricht auftauchen.
- Professionalität: Mit reinen Text-Signaturen können Sie Ihr Branding leichter vereinheitlichen. Die Befragten werden diese universelle Markenidentität schätzen, die als zusätzliche Professionalität Ihrerseits interpretiert werden kann.
- Zugänglichkeit: Ein oft übersehener Aspekt bei allem, was mit digitalen Medien zu tun hat, ist die Barrierefreiheit. Sie möchten, dass auch Leser mit Sehbehinderungen oder solche, die auf Bildschirmlesegeräte angewiesen sind, Ihre E-Mail-Signaturen, die nur aus Text bestehen, verstehen.
Nachteile der Verwendung einer einfachen E-Mail-Signatur
- Visuelle Anziehungskraft: In unserer visuell orientierten Welt erregen Bilder und Videos mehr Aufmerksamkeit als Text. Ohne Logo oder Markenfarben könnte es schwieriger sein, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
- Weniger interaktive Elemente: Text ist genau das – nur Text. Es gibt keine lustigen Profilsymbole für soziale Medien oder Werbecoupons, die Sie an die E-Mail-Signatur anhängen. Das könnte die Antwortquoten von Menschen, die Spaß und interaktive Elemente suchen, senken.
- CTA-Wirksamkeit: Jede E-Mail sollte einen CTA enthalten, auch wenn es nur darum geht, dem Absender zu antworten. Ohne visuelle Hilfsmittel verringern sich die Arten von CTAs, die Sie einfügen können, wie z.B. “Jetzt kaufen” oder “Klicken Sie hier, um sich für den Newsletter anzumelden”.
- Tracking-Einschränkungen: Für die Datenanalyse enthält eine E-Mail-Signatur im Klartext keine Klicks, die Sie überwachen können. Diese werden häufig verwendet, um Öffnungsraten, CTR und andere datengestützte Erkenntnisse für zukünftige Entscheidungen zu messen.
Schritte zum Erstellen einer einfachen E-Mail-Signatur mithilfe einer Vorlage
Das Abwägen der verschiedenen Vor- und Nachteile der Erstellung einer einzigartigen E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen liegt ganz in der Hand Ihres Teams. Die eigentliche Erstellung der Signatur ist jedoch mit minimalem Aufwand verbunden, sobald Sie sich in Ihrem Bybrand Dashboard befinden.
Hier sind die allgemeinen Schritte, die Sie für den Anfang unternehmen können:
- Klicken Sie unter E-Mail-Signatur auf Aus einer Vorlage erstellen.
- Wählen Sie in der Liste der Vorlagenoptionen die Option Nur Text.
- Sehen Sie sich die verschiedenen verfügbaren Vorlagen an und wählen Sie diejenige aus, die am besten zu Ihren Zielen passt.
- Klicken Sie auf Dies auswählen.
- Gehen Sie die verschiedenen Elemente in der E-Mail-Signatur im Klartext durch und wählen Sie sie aus, um Ihre aktuellen Inhaltsinformationen und Links zu aktualisieren.
- Formatieren Sie nach Ihren Wünschen und geben Sie der neuen E-Mail-Signatur einen Namen, bevor Sie sie speichern.
- Sie können Ihre E-Mail-Signatur “testen”, um zu sehen, wie sie auf Bildschirmen unterschiedlicher Größe erscheint.
- Sobald Sie fertig sind, können Sie die E-Mail-Signatur herunterladen oder klonen, um sie für andere Teammitglieder oder für spätere Zwecke zu verwenden.
Hier finden Sie ein kurzes Video mit allen oben genannten Schritten:
Als zusätzlichen Vorschlag können Sie den Titel mit einer Formulierung speichern, die darauf hinweist, dass er nur Text enthält. Eine Formulierung wie “Nur Text” am Ende des Titels kann sinnvoll sein, damit andere Teammitglieder, die Ihr Bybrand Dashboard verwenden, die zuvor erstellte Vorlage für die künftige Verwendung auswählen können.
Beispiele für effektive E-Mail-Signaturen im Klartext
Eine einfache E-Mail-Signatur kann dennoch interessante Formatierungen für E-Mail- und Social Media-Links enthalten, während sie leicht lesbar bleibt.
Die Signatur von Mathia Schwartzer zeigt dies perfekt: Sie enthält Kontaktdaten, Social Media und CTAs, die gleichzeitig informativ und werbewirksam sind.
Unser Beispiel Karen Ortega zeigt auch, wie Flüssigkeit können Sie eine E-Mail-Signatur im Klartext erstellen. Hier haben Sie den entscheidenden Namen, das Unternehmen und die primären Kontaktinformationen, aber Sie können auch noch die Standorte der Außenstellen herausnehmen. Noch besser: Am Ende steht eine “Offenlegung”, um das Unternehmen zu entschädigen.
Die E-Mail-Signatur unten enthält direkte Elemente der internen Kommunikation (Telefon und E-Mail) sowie Optionen für soziale Medien und bietet verschiedene Möglichkeiten, über andere Mitarbeiter in Kontakt zu treten.
Schauen Sie sich schließlich Jessica Jones an. In diesem Beispiel sehen Sie einen lustigen Teil von E-Mail-Signaturen, dem nicht viel Aufmerksamkeit geschenkt wird – Farbe und Formatierung. Die fett gedruckten Elemente betonen die Wichtigkeit, und die einzigartige Farbe hebt die Signatur von den vielen anderen im Posteingang eines Befragten ab.
Schlussfolgerung
Wer ein vereinfachtes Werkzeug sucht, um sicherzustellen, dass seine Mitarbeiter eine professionelle, leicht lesbare und unkomplizierte Signatur erhalten, sollte sich für eine Text-E-Mail-Option entscheiden. Damit entfällt die notwendige Codierung wie bei HTML, und die Gesamtgröße der E-Mail wird durch den Wegfall von Bildern, Grafiken und Videos reduziert.
Erstellen Sie Ihre erste E-Mail-Signatur mit Bybrand
Bybrand bietet die Möglichkeit, wichtige E-Mail-Signaturen für Ihre Mitarbeiter zu erstellen, zu verwalten und zu verteilen.